Чтобы поделиться слайдами Keynote без заметок докладчика, экспортируйте презентацию в PDF и не устанавливайте флажок заметок докладчика. Перед отправкой проверьте сохранённый PDF. Этот способ подходит получателям, которым нужно просматривать слайды, а не редактировать презентацию.

Apple описывает возможность добавлять заметки докладчика при экспорте в PDF. Приведённые ниже шаги используют этот параметр, чтобы создать отдельную копию для просмотра, сохранив рабочую презентацию. См. инструкции Apple по экспорту.

Почему недостаточно скрыть заметки докладчика

В Keynote заметки докладчика находятся в области под холстом слайда. Apple поясняет, что они не отображаются на самом слайде. Чтобы увидеть их во время редактирования, нажмите кнопку «Вид» на панели инструментов, выберите Показать заметки докладчика и выделите слайд в навигаторе. На миниатюрах слайдов с заметками в правом верхнем углу есть небольшой квадрат. См. Добавление и просмотр заметок докладчика в Keynote на Mac.

В том же меню «Вид» есть команда Скрыть заметки докладчика. По описанию Apple, она позволяет увеличить область холста слайда. Рассматривайте её как настройку рабочего пространства: это не документированная команда для удаления заметок из презентации или исключения их из экспортированного файла. Для этой задачи нужен параметр экспорта в PDF. В руководстве Apple по заметкам докладчика описана возможность их скрыть.

Перед экспортом отличите заметки от текста, размещённого непосредственно на слайде. Например, фраза «Объясните синий прямоугольник» может находиться как в области заметок докладчика, так и в текстовом поле на слайде. Проверьте, где именно она расположена: флажок заметок докладчика не удаляет обычное содержимое слайда.

Экспорт PDF без заметок докладчика

Выберите этот способ, если хотите сохранить файл и проверить его перед прикреплением или отправкой.

  1. Откройте презентацию в Keynote на Mac.
  2. В строке меню выберите Файл > Экспортировать в > PDF.
  3. В настройках PDF оставьте флажок заметок докладчика снятым. Если он установлен, снимите его.
  4. Проверьте отдельные параметры для пропущенных слайдов, комментариев и этапов построения; включайте только то, что нужно получателю.
  5. Выберите качество изображения.
  6. Нажмите Сохранить, введите имя файла, выберите расположение в меню Где и нажмите Экспортировать. Эти элементы управления описаны в актуальном руководстве Apple по экспорту.

Описательное имя, например Практикум по фигурам — Слайды.pdf, поможет понять, какой файл нужно прикрепить. Храните его отдельно от рабочей презентации и предыдущих PDF с заметками.

Apple сообщает, что при экспорте создаётся копия в другом формате, изменения в этой копии не влияют на оригинал, а Keynote запоминает последние параметры экспорта. Каждый раз проверяйте параметры, а не исходите из того, что прежние настройки подойдут следующему получателю. Эти особенности описаны в статье Экспорт в PowerPoint или другой формат файла.

Выберите, какое содержимое включить в копию для просмотра

Исключение заметок решает лишь часть задачи. Также определите, нужны ли читателям комментарии, пропущенные слайды или промежуточные этапы анимации. Apple указывает их как отдельные параметры PDF. В документации поясняется, что при включении Печатать каждый этап построения каждый этап выводится на отдельной странице в порядке показа. См. настройки PDF в статье Отправка презентации Keynote на Mac.

Используйте следующие вопросы как редакционный список проверки. Они помогут определить, что нужно получателю, и не задают универсальных настроек экспорта.

Вопрос Рекомендуемое решение
Получателю нужны только готовые слайды? Исключите заметки докладчика и ненужные промежуточные этапы.
Становится ли диаграмма понятной только после появления всех её частей? Подумайте, стоит ли включить этапы построения, а затем проверьте получившуюся последовательность.
Пропущенные слайды содержат полезные дополнительные материалы? Включите их намеренно, а не оставляйте в копии по привычке.
Комментарии помогут читателю выполнить задачу? Включайте их, только если эти примечания нужны получателю.

Для наглядности представьте шестислайдовую презентацию о расположении геометрических фигур. На третьем слайде сначала появляется круг, затем квадрат, а потом треугольник. Читателю, который изучает последовательность, могут быть полезны отдельные этапы; тому, кому нужна только итоговая композиция, может быть удобнее один готовый вид. Ни один из вариантов не требует добавлять напоминания докладчика.

Проверьте экспортированный файл перед отправкой

Откройте именно тот PDF, который собираетесь отправить. Apple указывает, что экспортированные PDF можно открывать в приложении «Просмотр». В документации также сказано, что при обычном экспорте в PDF каждый слайд помещается на отдельную страницу. См. Отправка презентации Keynote на Mac.

Проверьте файл по этому списку:

  • Найдите слайд, для которого в оригинале точно есть заметки докладчика, и проверьте соответствующую страницу в экспортированном файле.
  • Просмотрите все страницы на наличие нежелательного текста или примечаний.
  • Убедитесь, что начальный и заключительный слайды на месте.
  • Проверьте диаграммы, смысл которых зависит от порядка построения.
  • Прочитайте мелкие подписи в удобном для просмотра масштабе.
  • Убедитесь, что выбрали именно тот PDF, который только что проверили.

Если появится нежелательный текст, вернитесь к оригиналу и выясните, где он расположен. Если текст находится в области заметок, проверьте параметр экспорта заметок докладчика. Если текст находится на слайде, отредактируйте слайд. Если это комментарии, проверьте отдельный параметр их включения. Исправьте нужный элемент, экспортируйте файл заново и проверьте новую версию.

Что делать, если нужна раздатка или редактируемая презентация?

Чтобы разместить на странице раздатки несколько слайдов, Apple рекомендует выбрать Файл > Печать, а затем формат, например Сетка или Раздаточный материал. При необходимости разверните параметры Keynote с помощью стрелки раскрытия. Доступные параметры зависят от выбранного формата; всплывающее меню PDF внизу диалогового окна печати позволяет создать PDF с этими настройками. См. Печать презентации Keynote на Mac.

Не следует считать, что в каждом макете печати есть одинаковый флажок заметок докладчика. В руководстве Apple по печати описаны параметры, зависящие от формата. Если вам нужна обычная копия слайдов без заметок, самый понятный документированный способ — описанный выше экспорт в PDF с явным выбором соответствующего параметра.

Если получателю нужен редактируемый файл .key или .pptx, это уже другая задача. Руководство Apple по экспорту описывает создание файлов PowerPoint, но не указывает для этого формата параметр исключения заметок докладчика. Поэтому флажок PDF не даёт оснований утверждать, что экспорт в PowerPoint или копия исходного файла Keynote не содержит заметок. См. настройки экспорта для разных форматов от Apple.

Если получателю нужно только просматривать слайды, отправьте проверенный PDF. Сохраните рабочую презентацию Keynote для показа и дальнейшего редактирования. Когда слайды изменятся, повторите экспорт и проверку.

Источники