Per condividere le diapositive di Keynote senza note del relatore, esporta un PDF e lascia deselezionata la casella delle note del relatore. Controlla il PDF salvato prima di inviarlo. Questo metodo è adatto ai destinatari che devono leggere le diapositive, anziché modificare la presentazione.

Apple documenta la possibilità di includere le note del relatore nell’esportazione PDF. I passaggi qui sotto usano questa opzione per creare una copia da consultare, mantenendo disponibile la presentazione di lavoro. Consulta le istruzioni di Apple per l’esportazione.

Perché nascondere le note del relatore non basta

In Keynote, le note del relatore occupano un’area sotto la tela della diapositiva. Apple spiega che non compaiono sulla diapositiva stessa. Per vederle mentre modifichi la presentazione, fai clic sul pulsante Vista nella barra degli strumenti, scegli Mostra note del relatore e seleziona una diapositiva nel navigatore. Le diapositive con note hanno un piccolo quadrato nell’angolo in alto a destra delle miniature. Consulta Aggiungere e visualizzare le note del relatore in Keynote su Mac.

Lo stesso menu Vista offre Nascondi note del relatore, che Apple descrive come un modo per fare più spazio alla tela della diapositiva. Considerala un’impostazione dell’area di lavoro: non è un comando documentato per rimuovere le note da una presentazione o escluderle da un file esportato. Per questa operazione, l’impostazione di esportazione PDF è quella pertinente. La guida di Apple alle note del relatore spiega l’opzione per nasconderle.

Prima di esportare, distingui le note dal testo inserito direttamente in una diapositiva. Per esempio, una frase come «Spiega il rettangolo blu» potrebbe trovarsi nell’area delle note del relatore oppure in una casella di testo della diapositiva. Controlla dove si trova effettivamente: la casella delle note del relatore non va considerata un modo per rimuovere i normali contenuti delle diapositive.

Esportare un PDF senza note del relatore

Usa questa procedura se vuoi salvare un file da controllare prima di allegarlo o inviarlo.

  1. Apri la presentazione in Keynote sul Mac.
  2. Dalla barra dei menu, scegli File > Esporta in > PDF.
  3. Nelle impostazioni PDF, lascia deselezionata la casella delle note del relatore. Se è selezionata, deselezionala.
  4. Controlla le opzioni separate per le diapositive ignorate, i commenti e le fasi di animazione; includi solo ciò che serve al destinatario.
  5. Scegli un’impostazione per la qualità dell’immagine.
  6. Fai clic su Salva, inserisci un nome file, scegli una posizione dal menu Dove e fai clic su Esporta. Questi sono i controlli descritti nella guida attuale di Apple all’esportazione.

Un nome descrittivo come Laboratorio di forme — Diapositive.pdf rende più facile identificare l’allegato corretto. Tienilo distinto dalla presentazione di lavoro e da eventuali PDF precedenti che includevano le note.

Apple spiega che l’esportazione crea una copia in un altro formato, che le modifiche a quella copia non influiscono sull’originale e che Keynote ricorda le ultime impostazioni di esportazione. Controlla le opzioni ogni volta, anziché presumere che una scelta precedente sia ancora adatta al destinatario successivo. La guida Esportare in PowerPoint o in un altro formato di file documenta questi comportamenti.

Scegliere i contenuti giusti per la copia da consultare

Escludere le note risolve solo una parte del problema. Decidi anche se i lettori hanno bisogno dei commenti, delle diapositive ignorate o delle fasi intermedie dell’animazione. Apple elenca queste opzioni separatamente per i PDF. Spiega che, attivando Stampa ogni fase delle animazioni, ogni fase viene inserita in una pagina distinta, nell’ordine della presentazione. Consulta le impostazioni PDF in Inviare una presentazione di Keynote su Mac.

Usa queste domande come lista di controllo editoriale. Riguardano ciò che il destinatario deve capire, non un insieme universale di impostazioni di esportazione predefinite.

Domanda Decisione consigliata
Al destinatario servono solo le diapositive finali? Escludi le note del relatore e le fasi intermedie non necessarie.
Un diagramma è comprensibile solo quando ne compaiono le parti? Valuta di includere le fasi di animazione, poi controlla la sequenza risultante.
Le diapositive ignorate sono materiale di supporto utile? Includile intenzionalmente, invece di lasciarle nella copia per abitudine.
I commenti aiutano il lettore a completare l’attività? Includili solo se quelle annotazioni sono pertinenti per la consegna.

Per fare un esempio, immagina una presentazione di sei diapositive su come disporre forme geometriche. Nella terza diapositiva compaiono prima un cerchio, poi un quadrato e infine un triangolo. Chi studia la sequenza potrebbe trarre vantaggio dalle fasi separate; chi deve vedere solo la disposizione finale potrebbe preferire un’unica schermata conclusiva. In nessuno dei due casi è necessario includere i promemoria del relatore.

Controllare il file esportato prima di condividerlo

Apri il PDF esatto che intendi inviare. Apple indica Anteprima come un’app in grado di aprire i PDF esportati. La sua documentazione spiega inoltre che, nella normale esportazione PDF, ogni diapositiva compare in una pagina separata. Consulta Inviare una presentazione di Keynote su Mac.

Controlla il file con questi passaggi:

  • Individua una diapositiva che sai contenere note del relatore nell’originale e controlla la pagina esportata corrispondente.
  • Scorri tutte le pagine per cercare testi o annotazioni indesiderati.
  • Controlla che siano presenti la diapositiva iniziale e quella finale.
  • Esamina i diagrammi il cui significato dipende dall’ordine delle fasi di animazione.
  • Leggi le etichette piccole a una dimensione di visualizzazione pratica.
  • Verifica di selezionare come allegato proprio il PDF che hai appena controllato.

Se compare del testo indesiderato, torna all’originale e individua dove si trova. Se è nell’area delle note, controlla l’opzione di esportazione delle note del relatore. Se è sulla diapositiva, modifica la diapositiva. Se si tratta di commenti, controlla l’impostazione separata che ne regola l’inclusione. Dopo aver corretto l’elemento pertinente, esporta di nuovo e controlla il file sostitutivo.

E se ti serve una dispensa o una presentazione modificabile?

Per creare una dispensa con più diapositive per pagina, Apple documenta il percorso File > Stampa, seguito da un formato come Griglia o Dispensa. Se necessario, espandi le opzioni di Keynote con la freccia di apertura. Le opzioni disponibili dipendono dal formato scelto; dal menu a comparsa PDF nella parte inferiore della finestra di stampa puoi creare un PDF con quelle impostazioni. Consulta Stampare una presentazione di Keynote su Mac.

Non dare per scontato che ogni layout di stampa presenti la stessa casella per le note del relatore. La guida di Apple alla stampa descrive opzioni che variano in base al formato. Se il tuo obiettivo immediato è ottenere una semplice copia delle diapositive senza note, il controllo esplicito per l’esportazione PDF qui sopra è la procedura documentata più chiara.

Se il destinatario ha bisogno di un file .key o .pptx modificabile, si tratta di un requisito di consegna diverso. La guida di Apple all’esportazione documenta il formato PowerPoint, ma non indica un’opzione per escludere le note del relatore in quel formato. La casella del PDF, quindi, non giustifica l’affermazione che un’esportazione PowerPoint o una copia originale di Keynote escluda le note. Consulta le impostazioni di esportazione specifiche per formato di Apple.

Se il destinatario deve solo leggere le diapositive, concludi inviando il PDF che hai controllato. Conserva la presentazione Keynote di lavoro per le presentazioni e le modifiche future, e ripeti la procedura di esportazione e controllo ogni volta che cambiano le diapositive.

Fonti