Keynoteのスライドを発表者ノートなしで共有するには、PDFを書き出し、発表者ノートのチェックボックスをオフにします。送信する前に、保存したPDFを確認してください。この方法は、プレゼンテーションを編集するのではなく、スライドを読む必要がある相手に適しています。

Appleは、PDF書き出しで発表者ノートを含めるかどうか選べることを案内しています。以下の手順では、その設定を使って閲覧用のコピーを作成し、作業中のプレゼンテーションはそのまま使えるようにします。AppleのKeynoteの書き出し手順を参照してください。

発表者ノートを非表示にするだけでは不十分な理由

Keynoteでは、発表者ノートはスライドキャンバスの下に表示されます。Appleの説明によると、ノートはスライド自体には表示されません。編集時にノートを表示するには、ツールバーの「表示」ボタンをクリックし、「発表者ノートを表示」を選択してから、ナビゲータでスライドを選びます。ノートが含まれるスライドのサムネールには、右上に小さな四角形が表示されます。MacのKeynoteで発表者ノートを追加して表示するを参照してください。

同じ「表示」メニューにある「発表者ノートを非表示」は、スライドキャンバスの表示領域を広げるための機能だとAppleは説明しています。これは作業画面の設定として扱ってください。プレゼンテーションからノートを削除したり、書き出しファイルからノートを除外したりするコマンドとしては説明されていません。この作業では、PDFの書き出し設定が該当する項目です。Appleの発表者ノートのガイドで、非表示にする方法を確認できます。

書き出す前に、ノートとスライド上に直接配置されたテキストを区別してください。たとえば「青い四角形について説明する」という文は、発表者ノートの領域にある場合も、スライド上のテキストボックスにある場合もあります。実際にどこに配置されているかを確認してください。発表者ノートのチェックボックスで、通常のスライド内容を削除できると考えてはいけません。

発表者ノートなしでPDFを書き出す

添付または送信する前に保存したファイルを確認したい場合は、この方法を使います。

  1. MacのKeynoteでプレゼンテーションを開きます。
  2. メニューバーから「ファイル」>「書き出す」>「PDF」を選択します。
  3. PDFの設定で「発表者ノート」のチェックボックスをオフにします。オンになっている場合は、チェックを外してください。
  4. スキップしたスライド、コメント、ビルド段階の各オプションを確認し、相手に必要なものだけを含めます。
  5. 画質を選択します。
  6. 「保存」をクリックし、ファイル名を入力して、「場所」メニューから保存先を選び、「書き出す」をクリックします。これらの操作は、Appleの最新の書き出しガイドに記載されています。

図形ワークショップ — スライド.pdfのような分かりやすい名前を付けると、目的の添付ファイルを見つけやすくなります。作業中のプレゼンテーションや、ノートを含む以前のPDFとは別のファイルにしてください。

Appleによると、書き出しでは別のフォーマットのコピーが作成され、そのコピーへの変更は元のファイルに影響しません。また、Keynoteは前回の書き出し設定を記憶します。以前の設定が次の相手にも適していると決めつけず、毎回オプションを確認してください。これらの動作については、PowerPointまたは別のファイルフォーマットに書き出すに説明があります。

閲覧用コピーに含める内容を選ぶ

ノートを省くことで、作業の一部は解決します。あわせて、コメント、スキップしたスライド、アニメーションの途中段階を閲覧者に見せる必要があるか判断してください。Appleは、これらをPDFの個別の選択項目として案内しています。「ビルドの各段階をプリント」を有効にすると、各段階がプレゼンテーションの順に別々のページに配置されると説明しています。MacでKeynoteプレゼンテーションを送信するにあるPDF設定を参照してください。

以下の判断項目を、内容を整えるためのチェックリストとして使ってください。これは相手が理解するために必要なものを選ぶためのもので、すべての状況に適用できる書き出しの既定値を示すものではありません。

質問 おすすめの判断
相手が必要としているのは完成したスライドだけですか？ 発表者ノートと、不要な途中段階を省きます。
図の各要素は、順に表示されて初めて意味が分かりますか？ ビルド段階を含めることを検討し、書き出した順序を確認します。
スキップしたスライドは、補足資料として役立ちますか？ 習慣でコピーに含めるのではなく、意図的に含めます。
コメントは、相手が作業を完了する助けになりますか？ その注釈を引き継ぐ必要がある場合に限り、含めます。

例として、幾何学図形の配置を説明する6枚のプレゼンテーションを考えてみましょう。3枚目では、円、四角形、三角形の順に図形が追加されます。その順序を確認する読者には、段階ごとにページを分けると役立つ場合があります。完成した配置だけが必要な人には、最終状態だけを見せるほうがよいでしょう。どちらの場合も、発表者のリマインダーを含める必要はありません。

共有する前に書き出したファイルを確認する

送信する予定のPDFそのものを開きます。Appleは、書き出したPDFを開けるアプリケーションの一つとしてプレビューを挙げています。また、通常のPDF書き出しでは、各スライドが個別のページに表示されると説明しています。MacでKeynoteプレゼンテーションを送信するを参照してください。

次の点を確認します。

  • 元のプレゼンテーションに発表者ノートがあると分かっているスライドを見つけ、書き出したページを確認します。
  • すべてのページを見て、不要なテキストや注釈がないか調べます。
  • 最初と最後のスライドが含まれていることを確認します。
  • ビルドの順序によって意味が変わる図を確認します。
  • 小さなラベルを、実際に閲覧するのに適した表示サイズで読みます。
  • 選択した添付ファイルが、今確認したPDFであることを確かめます。

不要なテキストが表示された場合は、元のファイルに戻って、そのテキストがどこにあるか確認します。ノート領域にあるテキストなら、発表者ノートの書き出しオプションを確認します。スライド上のテキストなら、スライドを編集します。コメントなら、コメントを含める個別の設定を確認します。該当箇所を修正したら、もう一度書き出し、新しいファイルを確認してください。

配布資料や編集可能なプレゼンテーションが必要な場合

1ページに複数のスライドを配置した配布資料を作るには、「ファイル」>「プリント」を選び、「グリッド」や「配布資料」などのフォーマットを指定する方法がAppleから案内されています。必要に応じて、開閉用の矢印を使ってKeynoteのオプションを展開します。利用できるオプションは選んだフォーマットによって異なります。また、プリントダイアログの下部にあるPDFのポップアップメニューから、その設定でPDFを作成できます。MacでKeynoteプレゼンテーションをプリントするを参照してください。

すべてのプリントレイアウトに同じ発表者ノートのチェックボックスがあるとは限りません。Appleのプリントガイドでは、オプションはフォーマットによって異なると説明されています。ノートなしのシンプルなスライドコピーが必要な場合は、上記のPDF書き出し設定を使うのが、明確に説明されている方法です。

相手が編集可能な.keyまたは.pptxファイルを必要としている場合は、別の引き渡し要件です。Appleの書き出しガイドにはPowerPoint形式への書き出しが記載されていますが、そのフォーマットで発表者ノートを除外する設定は記載されていません。したがって、PDFのチェックボックスを根拠に、PowerPointへの書き出しや元のKeynoteファイルからノートが除外されると主張することはできません。Appleのフォーマット別の書き出し設定を参照してください。

相手がスライドを読むだけでよい場合は、確認済みのPDFを送信して完了です。発表や今後の編集には作業用のKeynoteプレゼンテーションを保管し、スライドを変更したときは毎回、書き出して確認する手順を繰り返してください。

参考資料