Pour partager des diapositives Keynote sans les notes du présentateur, exportez un PDF et laissez décochée la case des notes du présentateur. Vérifiez le PDF enregistré avant de l’envoyer. Cette méthode convient aux destinataires qui ont besoin de lire les diapositives plutôt que de modifier la présentation.

Apple décrit l’option permettant d’inclure les notes du présentateur dans un export PDF. Les étapes ci-dessous utilisent ce réglage pour créer une copie destinée à la lecture tout en conservant la présentation de travail. Consultez les instructions d’exportation de Keynote d’Apple.

Pourquoi masquer les notes du présentateur ne suffit pas

Dans Keynote, les notes du présentateur occupent une zone sous le canevas de la diapositive. Apple précise qu’elles n’apparaissent pas sur la diapositive elle-même. Pour les afficher pendant la modification, cliquez sur le bouton Présentation de la barre d’outils, choisissez Afficher les notes du présentateur, puis sélectionnez une diapositive dans le navigateur. Les diapositives contenant des notes sont signalées par un petit carré dans le coin supérieur droit de leur vignette. Consultez Ajouter et afficher des notes du présentateur dans Keynote sur Mac.

Le même menu Présentation propose Masquer les notes du présentateur, qu’Apple décrit comme un moyen de faire plus de place au canevas de la diapositive. Considérez cette option comme un réglage de l’espace de travail : ce n’est pas une commande documentée pour supprimer les notes d’une présentation ou les exclure d’un fichier exporté. Pour cette tâche, le réglage d’exportation PDF est celui qu’il faut utiliser. Le guide d’Apple sur les notes du présentateur explique l’option de masquage.

Avant l’exportation, distinguez les notes du texte placé directement sur une diapositive. Par exemple, une phrase telle que « Expliquer le rectangle bleu » peut se trouver dans la zone des notes du présentateur ou dans une zone de texte de la diapositive. Vérifiez où elle se trouve réellement : la case des notes du présentateur ne doit pas être considérée comme un moyen de supprimer le contenu ordinaire d’une diapositive.

Exporter un PDF sans les notes du présentateur

Suivez cette procédure si vous souhaitez enregistrer un fichier et le vérifier avant de le joindre ou de l’envoyer.

  1. Ouvrez la présentation dans Keynote sur votre Mac.
  2. Dans la barre des menus, choisissez Fichier > Exporter vers > PDF.
  3. Dans les réglages PDF, laissez décochée la case Notes du présentateur. Si elle est cochée, décochez-la.
  4. Examinez les options distinctes pour les diapositives ignorées, les commentaires et les étapes de construction ; n’incluez que ce dont le destinataire a besoin.
  5. Choisissez un réglage de qualité d’image.
  6. Cliquez sur Enregistrer, saisissez un nom de fichier, choisissez un emplacement dans le menu Où, puis cliquez sur Exporter. Ces réglages sont décrits dans le guide d’exportation actuel d’Apple.

Un nom descriptif, tel que Atelier de formes — Diapositives.pdf, permet d’identifier plus facilement la pièce jointe souhaitée. Distinguez-la de la présentation de travail et de tout ancien PDF contenant des notes.

Apple indique que l’exportation crée une copie dans un autre format, que les modifications apportées à cette copie n’affectent pas l’original et que Keynote mémorise vos derniers réglages d’exportation. Vérifiez les options à chaque fois au lieu de supposer que le choix précédent convient toujours au prochain destinataire. Ces comportements sont décrits dans Exporter vers PowerPoint ou un autre format de fichier.

Choisir le contenu adapté à la copie destinée à la lecture

Omettre les notes ne résout qu’une partie du problème. Déterminez également si les lecteurs ont besoin des commentaires, des diapositives ignorées ou des étapes intermédiaires des animations. Apple les présente comme des options PDF distinctes. L’entreprise explique que l’activation de Imprimer chaque étape de la construction place chaque étape sur sa propre page, dans l’ordre de la présentation. Consultez les réglages PDF dans Envoyer une présentation Keynote sur Mac.

Utilisez les décisions suivantes comme liste de vérification éditoriale. Elles portent sur ce que le destinataire doit comprendre, et non sur un ensemble universel de réglages d’exportation par défaut.

Question Décision suggérée
Le destinataire a-t-il seulement besoin des diapositives finales ? Omettez les notes du présentateur et les étapes intermédiaires inutiles.
Un diagramme n’a-t-il de sens qu’au fur et à mesure de l’apparition de ses éléments ? Envisagez d’inclure les étapes de construction, puis vérifiez la séquence obtenue.
Les diapositives ignorées constituent-elles des documents complémentaires utiles ? Incluez-les délibérément, au lieu de les conserver dans la copie par habitude.
Les commentaires aident-ils le lecteur à accomplir la tâche ? Incluez-les uniquement si ces annotations ont leur place dans le document transmis.

À titre d’exemple, imaginez une présentation de six diapositives sur l’agencement de formes géométriques. La troisième diapositive présente d’abord un cercle, puis un carré, puis un triangle. Une personne qui étudie la séquence peut tirer parti d’étapes distinctes ; une personne qui a seulement besoin de voir l’agencement final préférera peut-être une seule vue finale. Aucune de ces options ne nécessite d’inclure les rappels destinés à l’orateur.

Vérifier le fichier exporté avant de le partager

Ouvrez le PDF exact que vous comptez envoyer. Apple indique que l’application Aperçu peut ouvrir les PDF exportés. Sa documentation précise également que, lors d’une exportation PDF standard, chaque diapositive apparaît sur une page distincte. Consultez Envoyer une présentation Keynote sur Mac.

Vérifiez le fichier à l’aide de cette liste :

  • Repérez une diapositive dont vous savez qu’elle comporte des notes du présentateur dans l’original, puis examinez la page exportée correspondante.
  • Parcourez toutes les pages pour repérer les textes ou annotations indésirables.
  • Vérifiez que les diapositives d’ouverture et de fin sont présentes.
  • Examinez tout diagramme dont le sens dépend de l’ordre de construction.
  • Lisez les petites légendes dans des conditions de visualisation réalistes.
  • Vérifiez que la pièce jointe sélectionnée est bien le PDF que vous venez de contrôler.

Si du texte indésirable apparaît, revenez à l’original et repérez son emplacement. S’il se trouve dans la zone des notes, vérifiez l’option d’exportation des notes du présentateur. S’il figure sur la diapositive, modifiez celle-ci. S’il s’agit d’un commentaire, vérifiez le réglage distinct qui permet de l’inclure. Après avoir corrigé l’élément concerné, exportez à nouveau et inspectez le nouveau fichier.

Que faire si vous avez besoin d’un document à distribuer ou d’une présentation modifiable ?

Pour créer un document à distribuer avec plusieurs diapositives par page, Apple indique de choisir Fichier > Imprimer, puis un format tel que Grille ou Document à distribuer. Si nécessaire, développez les options Keynote à l’aide de la flèche d’affichage. Les options disponibles dépendent du format choisi, et le menu contextuel PDF au bas de la fenêtre d’impression permet de créer un PDF avec ces réglages. Consultez Imprimer une présentation Keynote sur Mac.

Ne partez pas du principe que chaque mise en page d’impression propose une case identique pour les notes du présentateur. Le guide d’impression d’Apple décrit des options qui varient selon le format. Si votre objectif immédiat est de créer une simple copie des diapositives sans notes, le réglage explicite d’exportation PDF décrit plus haut est la méthode documentée la plus claire.

Si le destinataire a besoin d’un fichier .key ou .pptx modifiable, il s’agit d’un autre type de transfert. Le guide d’exportation d’Apple décrit l’exportation au format PowerPoint, mais ne mentionne pas de réglage permettant d’exclure les notes du présentateur dans ce format. La case PDF ne permet donc pas d’affirmer qu’un export PowerPoint ou une copie Keynote originale exclut les notes. Consultez les réglages d’exportation propres à chaque format d’Apple.

Si le destinataire a seulement besoin de lire les diapositives, terminez en lui envoyant le PDF vérifié. Conservez la présentation Keynote de travail pour les présentations et les modifications ultérieures, et répétez l’exportation et la vérification chaque fois que les diapositives changent.

Sources