Um Keynote-Folien ohne Referentennotizen zu teilen, exportiere sie als PDF und lasse das Kontrollkästchen für Referentennotizen deaktiviert. Prüfe das gespeicherte PDF, bevor du es versendest. Diese Vorgehensweise eignet sich für Empfänger, die die Folien lesen und nicht die Präsentation bearbeiten möchten.

Apple dokumentiert optionale Referentennotizen beim PDF-Export. Mit den folgenden Schritten erstellst du eine separate Lesekopie, während deine Arbeitspräsentation erhalten bleibt. Siehe Apples Anleitung zum Exportieren in Keynote.

Warum das Ausblenden der Referentennotizen nicht ausreicht

In Keynote befinden sich die Referentennotizen unterhalb der Folienfläche. Apple erklärt, dass sie nicht auf der Folie selbst erscheinen. Um sie beim Bearbeiten zu sehen, klicke in der Symbolleiste auf die Taste „Darstellung“, wähle Referentennotizen einblenden und wähle eine Folie in der Übersicht aus. Folien mit Notizen haben in der oberen rechten Ecke ihrer Miniatur ein kleines Quadrat. Siehe Referentennotizen in Keynote auf dem Mac hinzufügen und anzeigen.

Dasselbe Menü „Darstellung“ bietet die Option Referentennotizen ausblenden. Laut Apple schafft sie mehr Platz für die Folienfläche. Betrachte sie als Einstellung für den Arbeitsbereich: Sie ist kein dokumentierter Befehl, um Notizen aus einer Präsentation zu entfernen oder sie von einer exportierten Datei auszuschließen. Für diese Aufgabe ist die PDF-Exporteinstellung maßgeblich. Apples Anleitung zu Referentennotizen erläutert die Ausblendoption.

Unterscheide vor dem Exportieren Notizen von Text, der direkt auf einer Folie platziert wurde. Beispielsweise könnte der Satz „Den blauen Kreis erklären“ entweder im Bereich für Referentennotizen oder in einem Textfeld auf der Folie stehen. Prüfe, wo er sich tatsächlich befindet. Das Kontrollkästchen für Referentennotizen sollte nicht als Möglichkeit betrachtet werden, gewöhnliche Folieninhalte zu entfernen.

Ein PDF ohne Referentennotizen exportieren

Verwende diese Methode, wenn du eine gespeicherte Datei möchtest, die du vor dem Anhängen oder Versenden prüfen kannst.

  1. Öffne die Präsentation in Keynote auf deinem Mac.
  2. Wähle in der Menüleiste Ablage > Exportieren > PDF.
  3. Lasse in den PDF-Einstellungen das Kontrollkästchen für Referentennotizen deaktiviert. Wenn es aktiviert ist, entferne das Häkchen.
  4. Prüfe die separaten Optionen für übersprungene Folien, Kommentare und Animationsschritte. Nimm nur auf, was der Empfänger benötigt.
  5. Wähle eine Bildqualität aus.
  6. Klicke auf Sichern, gib einen Dateinamen ein, wähle über das Menü Ort einen Speicherort aus und klicke auf Exportieren. Diese Bedienelemente sind in Apples aktueller Exportanleitung beschrieben.

Ein aussagekräftiger Name wie Formen-Workshop – Folien.pdf erleichtert es, den vorgesehenen Anhang zu erkennen. Bewahre die Datei getrennt von der Arbeitspräsentation und von älteren PDFs auf, die Notizen enthalten.

Apple zufolge erstellt der Export eine Kopie in einem anderen Format. Änderungen an dieser Kopie wirken sich nicht auf das Original aus. Außerdem merkt sich Keynote die zuletzt verwendeten Exporteinstellungen. Prüfe die Optionen jedes Mal erneut, statt anzunehmen, dass eine frühere Auswahl auch für den nächsten Empfänger passt. Diese Verhaltensweisen sind unter In PowerPoint oder ein anderes Dateiformat exportieren dokumentiert.

Die passenden Inhalte für die Lesekopie auswählen

Das Weglassen der Notizen löst nur einen Teil der Aufgabe. Entscheide außerdem, ob Leser Kommentare, übersprungene Folien oder Zwischenstufen von Animationen benötigen. Apple führt diese als separate PDF-Optionen auf. Laut Apple wird bei aktivierter Option Jede Animationsstufe drucken jede Stufe in Präsentationsreihenfolge auf einer eigenen Seite ausgegeben. Siehe die PDF-Einstellungen unter Eine Keynote-Präsentation auf dem Mac senden.

Nutze die folgenden Überlegungen als redaktionelle Checkliste. Es geht darum, was der Empfänger verstehen muss, nicht um allgemeingültige Exporteinstellungen.

Frage Empfehlung
Benötigt der Empfänger nur die fertigen Folien? Lass Referentennotizen und unnötige Zwischenstufen weg.
Wird ein Diagramm erst verständlich, wenn seine Bestandteile nacheinander erscheinen? Ziehe in Betracht, die Animationsstufen aufzunehmen, und prüfe anschließend die Abfolge.
Sind übersprungene Folien hilfreiches Zusatzmaterial? Nimm sie bewusst auf, statt sie aus Gewohnheit in die Kopie zu übernehmen.
Helfen Kommentare dem Leser dabei, die Aufgabe zu erledigen? Nimm sie nur auf, wenn diese Anmerkungen zur Übergabe gehören.

Als Beispiel: Stell dir eine Präsentation mit sechs Folien vor, in der es um das Anordnen geometrischer Formen geht. Auf Folie drei erscheinen nacheinander ein Kreis, ein Quadrat und ein Dreieck. Wer den Ablauf nachvollziehen soll, profitiert möglicherweise von den einzelnen Stufen. Wer nur die fertige Anordnung benötigt, bevorzugt vielleicht eine einzige abschließende Ansicht. Für keine der beiden Varianten müssen die Erinnerungen des Vortragenden enthalten sein.

Die exportierte Datei vor dem Teilen prüfen

Öffne genau das PDF, das du versenden möchtest. Apple nennt Vorschau als eine Anwendung, mit der exportierte PDFs geöffnet werden können. Laut Dokumentation wird beim normalen PDF-Export jede Folie auf einer eigenen Seite ausgegeben. Siehe Eine Keynote-Präsentation auf dem Mac senden.

Prüfe die Datei anhand dieser Punkte:

  • Suche eine Folie, von der du weißt, dass sie im Original Referentennotizen enthält, und prüfe die exportierte Seite.
  • Sieh alle Seiten auf unerwünschten Text oder Anmerkungen durch.
  • Prüfe, ob die Anfangs- und Schlussfolien enthalten sind.
  • Sieh dir Diagramme an, deren Bedeutung von der Reihenfolge der Animationsschritte abhängt.
  • Lies kleine Beschriftungen bei einer praktikablen Anzeigegröße.
  • Vergewissere dich, dass der ausgewählte Anhang das gerade geprüfte PDF ist.

Wenn unerwünschter Text erscheint, gehe zum Original zurück und stelle fest, wo er sich befindet. Bei Text im Notizenbereich solltest du die Exportoption für Referentennotizen prüfen. Befindet sich der Text auf der Folie, musst du die Folie bearbeiten. Bei Kommentaren prüfe die separate Option für deren Aufnahme. Exportiere die Datei nach der entsprechenden Korrektur erneut und prüfe die neue Version.

Was, wenn du ein Handout oder eine bearbeitbare Präsentation brauchst?

Für ein Handout mit mehreren Folien pro Seite dokumentiert Apple die Auswahl Ablage > Drucken und anschließend eines Formats wie Raster oder Handout. Klappe bei Bedarf über den Aufklapppfeil die Keynote-Optionen auf. Die verfügbaren Optionen hängen vom gewählten Format ab. Über das PDF-Einblendmenü unten im Druckdialog lässt sich mit diesen Einstellungen ein PDF erstellen. Siehe Eine Keynote-Präsentation auf dem Mac drucken.

Gehe nicht davon aus, dass in jedem Drucklayout dasselbe Kontrollkästchen für Referentennotizen angezeigt wird. Apples Druckanleitung beschreibt Optionen, die vom Format abhängen. Wenn du einfach eine Folienkopie ohne Notizen brauchst, ist die oben beschriebene ausdrückliche PDF-Exportoption der klarste dokumentierte Weg.

Wenn der Empfänger eine bearbeitbare .key- oder .pptx-Datei benötigt, gelten andere Anforderungen für die Übergabe. Apples Exportanleitung beschreibt die Ausgabe im PowerPoint-Format, führt dafür aber keine Option zum Ausschließen von Referentennotizen auf. Das Kontrollkästchen beim PDF-Export ist daher keine Grundlage für die Behauptung, dass ein PowerPoint-Export oder eine Keynote-Originalkopie keine Notizen enthält. Siehe Apples formatspezifische Exporteinstellungen.

Wenn der Empfänger die Folien nur lesen muss, sende abschließend das geprüfte PDF. Bewahre die Keynote-Arbeitspräsentation fürs Vortragen und für spätere Änderungen auf. Wiederhole den Export- und Prüfprozess, wenn sich die Folien ändern.

Quellen