Exporteer een pdf en laat het selectievakje voor presentatienotities uitgeschakeld om Keynote-dia’s zonder presentatienotities te delen. Controleer de opgeslagen pdf voordat je die verstuurt. Deze aanpak is geschikt voor ontvangers die de dia’s willen lezen en de presentatie niet hoeven te bewerken.

Apple beschrijft de optionele presentatienotities bij het exporteren naar pdf. Met de onderstaande stappen maak je daarmee een aparte leesversie, terwijl je werkpresentatie beschikbaar blijft. Zie Apples instructies voor het exporteren in Keynote.

Waarom presentatienotities verbergen niet genoeg is

In Keynote staan presentatienotities in een gebied onder het diacanvas. Apple legt uit dat ze niet op de dia zelf verschijnen. Klik tijdens het bewerken op de knop 'Weergave' in de knoppenbalk, kies Toon presentatienotities en selecteer een dia in de navigatiekolom om ze te bekijken. Dia’s met notities hebben een klein vierkantje in de rechterbovenhoek van hun miniaturen. Zie Presentatienotities toevoegen en bekijken in Keynote op de Mac.

In hetzelfde Weergave-menu staat ook Verberg presentatienotities. Volgens Apple maakt die optie meer ruimte vrij voor het diacanvas. Beschouw dit als een instelling voor je werkruimte: het is geen gedocumenteerde opdracht om notities uit een presentatie te verwijderen of ze bij het exporteren uit te sluiten. Voor deze taak gebruik je de instelling voor pdf-export. In Apples handleiding voor presentatienotities wordt de verbergoptie toegelicht.

Maak vóór het exporteren onderscheid tussen notities en tekst die rechtstreeks op een dia staat. Een zin als 'Leg de blauwe rechthoek uit' kan bijvoorbeeld in het gebied voor presentatienotities staan, of in een tekstvak op de dia. Controleer waar die tekst werkelijk staat; het selectievakje voor presentatienotities is niet bedoeld om gewone dia-inhoud te verwijderen.

Een pdf zonder presentatienotities exporteren

Gebruik deze werkwijze als je een bestand wilt opslaan dat je kunt controleren voordat je het bijvoegt of verstuurt.

  1. Open de presentatie in Keynote op je Mac.
  2. Kies in de menubalk Archief > Exporteer naar > PDF.
  3. Laat in de pdf-instellingen het selectievakje voor presentatienotities uitgeschakeld. Schakel het uit als het geselecteerd is.
  4. Bekijk de aparte opties voor overgeslagen dia’s, opmerkingen en animatiestappen; neem alleen op wat de ontvanger nodig heeft.
  5. Kies een instelling voor de beeldkwaliteit.
  6. Klik op Bewaar, voer een bestandsnaam in, kies een locatie via het menu Waar en klik op Exporteer. Dit zijn de bedieningsopties die Apple beschrijft in de huidige exporthandleiding.

Een duidelijke naam, zoals Vormworkshop — Dia’s.pdf, maakt de bedoelde bijlage makkelijker herkenbaar. Bewaar die apart van de werkpresentatie en van eventuele eerdere pdf’s met notities.

Apple geeft aan dat exporteren een kopie in een andere bestandsindeling maakt, dat wijzigingen in die kopie geen invloed hebben op het origineel en dat Keynote de laatst gebruikte exportinstellingen onthoudt. Controleer de opties daarom elke keer opnieuw, in plaats van ervan uit te gaan dat een eerdere keuze ook geschikt is voor de volgende ontvanger. Deze werkwijzen worden beschreven in Exporteer naar PowerPoint of een andere bestandsindeling.

Kies de juiste inhoud voor de leesversie

Notities weglaten lost één onderdeel van de taak op. Bepaal ook of lezers opmerkingen, overgeslagen dia’s of tussenstappen in animaties nodig hebben. Apple vermeldt dit als aparte pdf-opties. Het legt uit dat de optie Elke animatiestap afdrukken elke animatiestap op een eigen pagina zet, in presentatievolgorde. Zie de pdf-instellingen in Een Keynote-presentatie versturen op de Mac.

Gebruik de volgende keuzes als redactionele checklist. Ze gaan over wat de ontvanger moet begrijpen, niet over een universele set standaardinstellingen voor exporteren.

Vraag Voorgestelde keuze
Heeft de ontvanger alleen de voltooide dia’s nodig? Laat presentatienotities en onnodige tussenstappen weg.
Is een diagram pas te begrijpen als de onderdelen één voor één verschijnen? Overweeg de animatiestappen op te nemen en controleer daarna de resulterende reeks.
Zijn overgeslagen dia’s nuttig als ondersteunend materiaal? Neem ze bewust op, in plaats van ze uit gewoonte mee te nemen in de kopie.
Helpen opmerkingen de lezer bij het uitvoeren van de taak? Neem ze alleen op als die aantekeningen bij de overdracht horen.

Stel je ter illustratie een presentatie van zes dia’s voor over het rangschikken van geometrische vormen. Op dia drie verschijnt eerst een cirkel, dan een vierkant en daarna een driehoek. Een lezer die de volgorde bestudeert, heeft mogelijk baat bij aparte stappen; iemand die alleen de uiteindelijke rangschikking nodig heeft, geeft misschien de voorkeur aan één eindbeeld. Voor geen van beide keuzes hoeven de herinneringen van de spreker te worden opgenomen.

Controleer het geëxporteerde bestand voordat je het deelt

Open de pdf die je daadwerkelijk wilt versturen. Apple noemt Voorvertoning als een app waarmee je geëxporteerde pdf’s kunt openen. Volgens de documentatie verschijnt bij een gewone pdf-export ook elke dia op een eigen pagina. Zie Een Keynote-presentatie versturen op de Mac.

Controleer het bestand als volgt:

  • Zoek een dia waarvan je weet dat het origineel presentatienotities bevat en controleer de geëxporteerde pagina.
  • Controleer elke pagina op ongewenste tekst of aantekeningen.
  • Controleer of de openings- en einddia aanwezig zijn.
  • Bekijk elk diagram waarvan de betekenis afhangt van de volgorde waarin onderdelen verschijnen.
  • Lees kleine labels op een praktisch leesformaat.
  • Controleer of de bijlage die je selecteert de pdf is die je zojuist hebt nagekeken.

Ga terug naar het origineel als er ongewenste tekst verschijnt en bepaal waar die staat. Bij tekst in het notitiegebied controleer je de exportoptie voor presentatienotities. Tekst op de dia zelf moet je op de dia bewerken. Controleer voor opmerkingen de aparte instelling waarmee je ze kunt opnemen. Exporteer het bestand opnieuw nadat je het betreffende onderdeel hebt aangepast en controleer de vervangende pdf.

Wat als je een hand-out of een bewerkbare presentatie nodig hebt?

Voor een hand-out met meerdere dia’s per pagina beschrijft Apple de optie Archief > Druk af, gevolgd door een indeling zoals Raster of Hand-out. Vouw zo nodig de Keynote-opties uit met het driehoekje. Welke opties beschikbaar zijn, hangt af van de gekozen indeling. Met het pdf-menu onderaan het afdrukvenster kun je een pdf met die instellingen maken. Zie Een Keynote-presentatie afdrukken op de Mac.

Ga er niet van uit dat elke afdrukindeling hetzelfde selectievakje voor presentatienotities bevat. In Apples handleiding voor afdrukken worden opties beschreven die afhangen van de indeling. Als je nu een gewone kopie van de dia’s zonder notities wilt maken, is de expliciete pdf-exportoptie hierboven de duidelijkst gedocumenteerde werkwijze.

Als de ontvanger een bewerkbaar bestand in de indeling .key of .pptx nodig heeft, gelden er andere eisen voor de overdracht. In Apples exporthandleiding wordt uitvoer naar PowerPoint beschreven, maar voor die indeling wordt geen optie vermeld om presentatienotities uit te sluiten. Het pdf-selectievakje biedt dus geen basis om te beweren dat notities bij een PowerPoint-export of een originele Keynote-kopie worden uitgesloten. Zie Apples exportspecifieke instellingen.

Stuur de gecontroleerde pdf als de ontvanger de dia’s alleen hoeft te lezen. Bewaar de werkpresentatie in Keynote voor presentaties en toekomstige bewerkingen, en herhaal het exporteren en controleren telkens wanneer de dia’s veranderen.

Bronnen