प्रेज़ेंटर नोट्स के बिना Keynote स्लाइड साझा करने के लिए, PDF एक्सपोर्ट करें और प्रेज़ेंटर नोट्स वाला चेकबॉक्स अनचुना छोड़ें। भेजने से पहले सेव की गई PDF जाँच लें। यह तरीका उन लोगों के लिए उपयुक्त है जिन्हें प्रेज़ेंटेशन संपादित करने के बजाय स्लाइड पढ़नी हैं।

Apple PDF एक्सपोर्ट में वैकल्पिक प्रेज़ेंटर नोट्स का दस्तावेज़ीकरण करता है। नीचे दिए गए चरण इस नियंत्रण का उपयोग करके पढ़ने के लिए एक अलग कॉपी बनाते हैं और आपकी कार्यशील प्रेज़ेंटेशन को उपलब्ध रखते हैं। Apple के Keynote एक्सपोर्ट निर्देश देखें।

प्रेज़ेंटर नोट्स छिपाना पर्याप्त क्यों नहीं है

Keynote में प्रेज़ेंटर नोट्स स्लाइड कैनवस के नीचे वाले क्षेत्र में होते हैं। Apple बताता है कि वे स्लाइड पर दिखाई नहीं देते। संपादन करते समय उन्हें देखने के लिए, टूलबार में View बटन पर क्लिक करें, Show Presenter Notes चुनें, फिर नेविगेटर में कोई स्लाइड चुनें। जिन स्लाइडों में नोट्स होते हैं, उनके थंबनेल के ऊपरी-दाएँ कोने में एक छोटा वर्ग दिखाई देता है। Mac पर Keynote में प्रेज़ेंटर नोट्स जोड़ना और देखना देखें।

इसी View मेनू में Hide Presenter Notes विकल्प भी है। Apple के अनुसार, इससे स्लाइड कैनवस के लिए अधिक जगह मिलती है। इसे कार्यक्षेत्र की सेटिंग मानें: यह प्रेज़ेंटेशन से नोट्स हटाने या एक्सपोर्ट की गई फ़ाइल से उन्हें बाहर रखने का दस्तावेज़ीकृत आदेश नहीं है। इस काम के लिए PDF एक्सपोर्ट सेटिंग ही प्रासंगिक नियंत्रण है। Apple की प्रेज़ेंटर नोट्स गाइड में छिपाने का विकल्प समझाया गया है।

एक्सपोर्ट करने से पहले नोट्स और सीधे स्लाइड पर रखे टेक्स्ट में अंतर पहचानें। उदाहरण के लिए, “नीले आयत को समझाएँ” जैसा वाक्य प्रेज़ेंटर नोट्स वाले क्षेत्र में हो सकता है या स्लाइड के टेक्स्ट बॉक्स में। देखें कि वह वास्तव में कहाँ है; प्रेज़ेंटर नोट्स वाले चेकबॉक्स को सामान्य स्लाइड सामग्री हटाने का तरीका न समझें।

प्रेज़ेंटर नोट्स के बिना PDF एक्सपोर्ट करें

जब आप ऐसी सेव की गई फ़ाइल चाहते हों जिसे अटैच या भेजने से पहले जाँच सकें, तो यह तरीका अपनाएँ।

  1. अपने Mac पर Keynote में प्रेज़ेंटेशन खोलें।
  2. मेन्यू बार में File > Export To > PDF चुनें।
  3. PDF सेटिंग में presenter notes वाला चेकबॉक्स अनचुना छोड़ें। अगर वह चुना हुआ है, तो उसे अनचुना करें।
  4. छोड़ी गई स्लाइडों, टिप्पणियों और बिल्ड चरणों के अलग विकल्पों की समीक्षा करें; केवल वही शामिल करें जिसकी प्राप्तकर्ता को ज़रूरत है।
  5. इमेज की गुणवत्ता की सेटिंग चुनें।
  6. Save पर क्लिक करें, फ़ाइल का नाम दर्ज करें, Where मेनू से स्थान चुनें और Export पर क्लिक करें। ये वे नियंत्रण हैं जिनका वर्णन Apple की मौजूदा एक्सपोर्ट गाइड में है।

Shape Workshop — Slides.pdf जैसा वर्णनात्मक नाम, सही अटैचमेंट पहचानना आसान बनाता है। इसे कार्यशील प्रेज़ेंटेशन और नोट्स वाली किसी पुरानी PDF से अलग रखें।

Apple बताता है कि एक्सपोर्ट से दूसरे फ़ॉर्मेट में एक कॉपी बनती है, उस कॉपी में किए गए बदलाव मूल फ़ाइल को प्रभावित नहीं करते, और Keynote आपकी पिछली एक्सपोर्ट सेटिंग याद रखता है। हर बार विकल्प फिर से जाँचें; यह न मानें कि पिछली पसंद अगले प्राप्तकर्ता के लिए भी सही होगी। PowerPoint या किसी अन्य फ़ाइल फ़ॉर्मेट में एक्सपोर्ट करें में इन व्यवहारों का दस्तावेज़ीकरण है।

पढ़ने वाली कॉपी के लिए सही सामग्री चुनें

नोट्स हटाने से काम का एक हिस्सा पूरा होता है। यह भी तय करें कि पाठकों को टिप्पणियाँ, छोड़ी गई स्लाइडें या ऐनिमेशन के बीच के चरण चाहिए या नहीं। Apple इन्हें PDF के अलग-अलग विकल्पों के रूप में सूचीबद्ध करता है। उसके अनुसार, Print each stage of builds चालू करने पर हर बिल्ड प्रस्तुति के क्रम में अपने अलग पृष्ठ पर आता है। Mac पर Keynote प्रेज़ेंटेशन भेजें में PDF सेटिंग देखें।

नीचे दिए गए निर्णयों को संपादकीय जाँच सूची की तरह इस्तेमाल करें। इनका संबंध इस बात से है कि प्राप्तकर्ता को क्या समझना है; ये एक्सपोर्ट की सार्वभौमिक डिफ़ॉल्ट सेटिंग नहीं हैं।

प्रश्न सुझाया गया निर्णय
क्या प्राप्तकर्ता को केवल पूरी हो चुकी स्लाइडें चाहिए? प्रेज़ेंटर नोट्स और गैर-ज़रूरी बीच के चरण छोड़ दें।
क्या कोई आरेख तभी समझ में आता है जब उसके हिस्से एक-एक करके दिखाई दें? बिल्ड चरण शामिल करने पर विचार करें, फिर बनी हुई क्रम-श्रृंखला जाँचें।
क्या छोड़ी गई स्लाइडें उपयोगी सहायक सामग्री हैं? उन्हें आदतवश कॉपी में शामिल करने के बजाय सोच-समझकर शामिल करें।
क्या टिप्पणियाँ पाठक को काम पूरा करने में मदद करती हैं? उन्हें तभी शामिल करें जब वे सौंपे जा रहे काम का हिस्सा हों।

एक उदाहरण के लिए, ज्यामितीय आकृतियों को व्यवस्थित करने के बारे में छह स्लाइडों की प्रेज़ेंटेशन सोचें। तीसरी स्लाइड में पहले एक वृत्त, फिर एक वर्ग और फिर एक त्रिभुज आता है। क्रम का अध्ययन करने वाले पाठक को अलग-अलग चरणों से लाभ हो सकता है; जिसे केवल अंतिम व्यवस्था चाहिए, वह एक ही अंतिम दृश्य पसंद कर सकता है। दोनों में से किसी विकल्प के लिए वक्ता की याद दिलाने वाली बातें शामिल करना ज़रूरी नहीं है।

साझा करने से पहले एक्सपोर्ट की गई फ़ाइल जाँचें

वही PDF खोलें जिसे आप भेजने वाले हैं। Apple Preview को ऐसे ऐप के रूप में बताता है जो एक्सपोर्ट की गई PDF खोल सकता है। उसके दस्तावेज़ में यह भी कहा गया है कि सामान्य PDF एक्सपोर्ट में हर स्लाइड अपने अलग पृष्ठ पर आती है। Mac पर Keynote प्रेज़ेंटेशन भेजें देखें।

इन जाँचों के साथ फ़ाइल की समीक्षा करें:

  • मूल फ़ाइल में ऐसी स्लाइड ढूँढें जिसके प्रेज़ेंटर नोट्स होने का आपको पता है और एक्सपोर्ट किए गए पृष्ठ को जाँचें।
  • हर पृष्ठ पर अनचाहा टेक्स्ट या टिप्पणियाँ देखें।
  • जाँचें कि शुरुआत और अंत वाली स्लाइडें मौजूद हैं।
  • ऐसे किसी भी आरेख को देखें जिसका अर्थ बिल्ड के क्रम पर निर्भर करता है।
  • छोटे लेबल ऐसे आकार में पढ़ें जो देखने के लिए व्यावहारिक हो।
  • पुष्टि करें कि आपने वही PDF अटैचमेंट चुनी है जिसे अभी जाँचा था।

अगर अनचाहा टेक्स्ट दिखे, तो मूल फ़ाइल पर लौटें और पता लगाएँ कि वह कहाँ है। नोट्स वाले क्षेत्र का टेक्स्ट हो तो प्रेज़ेंटर नोट्स एक्सपोर्ट विकल्प जाँचें। स्लाइड पर टेक्स्ट हो तो स्लाइड संपादित करें। टिप्पणियाँ हों तो उन्हें शामिल करने की अलग सेटिंग जाँचें। संबंधित चीज़ ठीक करने के बाद फिर एक्सपोर्ट करें और नई फ़ाइल जाँचें।

अगर आपको हैंडआउट या संपादन योग्य प्रेज़ेंटेशन चाहिए तो?

हर पृष्ठ पर कई स्लाइडों वाला हैंडआउट बनाने के लिए, Apple File > Print चुनने और फिर Grid या Handout जैसा फ़ॉर्मेट चुनने का तरीका बताता है। ज़रूरत हो तो डिस्क्लोज़र ऐरो से Keynote के विकल्प खोलें। उपलब्ध विकल्प चुने गए फ़ॉर्मेट पर निर्भर करते हैं, और प्रिंट डायलॉग के नीचे वाला PDF पॉप-अप उन सेटिंग के साथ PDF बना सकता है। Mac पर Keynote प्रेज़ेंटेशन प्रिंट करें देखें।

यह न मानें कि हर प्रिंट लेआउट में प्रेज़ेंटर नोट्स का एक जैसा चेकबॉक्स होता है। Apple की प्रिंट गाइड में फ़ॉर्मेट के अनुसार बदलने वाले विकल्प बताए गए हैं। अगर आपका तात्कालिक लक्ष्य नोट्स के बिना स्लाइडों की एक सीधी-सादी कॉपी बनाना है, तो ऊपर बताया गया स्पष्ट PDF एक्सपोर्ट नियंत्रण सबसे साफ़ दस्तावेज़ीकृत तरीका है।

अगर प्राप्तकर्ता को संपादन योग्य .key या .pptx फ़ाइल चाहिए, तो यह फ़ाइल सौंपने की अलग आवश्यकता है। Apple की एक्सपोर्ट गाइड में PowerPoint फ़ॉर्मेट में आउटपुट का दस्तावेज़ीकरण है, लेकिन उस फ़ॉर्मेट के लिए प्रेज़ेंटर नोट्स हटाने का नियंत्रण सूचीबद्ध नहीं है। इसलिए PDF वाला चेकबॉक्स इस दावे का आधार नहीं है कि PowerPoint एक्सपोर्ट या मूल Keynote कॉपी में नोट्स शामिल नहीं होंगे। Apple की फ़ॉर्मेट के अनुसार एक्सपोर्ट सेटिंग देखें।

जिस प्राप्तकर्ता को केवल स्लाइडें पढ़नी हैं, उसे जाँची हुई PDF भेजकर काम पूरा करें। प्रेज़ेंट करने और भविष्य में संपादन के लिए कार्यशील Keynote प्रेज़ेंटेशन अपने पास रखें। स्लाइडों में बदलाव होने पर हर बार एक्सपोर्ट और जाँच की प्रक्रिया दोहराएँ।

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