当每个状态都有明确含义时，三种任务状态对于许多个人工作流来说就足够了。如果标题和完成规则仍然模糊，额外的标签也于事无补。

待办意味着准备就绪但尚未开始

一个待办事项应描述一个可执行的下一步动作。它可能很重要或已排期，但尚未开始主动工作。如果它正在等待访问权限、材料或其他人员，请重写下一步动作或将该条件保留在任务备注中，而不是假装它正在进行中。

进行中意味着投入了注意力

当你开始产出或检查其结果时，将任务移至“进行中”。将同时进行的“进行中”事项的数量保持在足以反映现实的较少范围内。切换窗口本身并不是进展；只有当其结果仍在处理时，任务才保持“进行中”。

已完成意味着通过了结束规则

在标记为“已完成”之前，将结果与任务的可观察完成条件进行对比：文件已导出、消息已发送或链接已验证。如果审查发现问题，请将事项退回“待办”并重写剩余的动作。当具体的后续行动描述了事实时，不要发明第四个“快完成了”的状态。

Wallo 将待办事项循环流转于“待办”、“进行中”和“已完成”。完成每个待办事项并不会创建一个单独的“已完成目标”状态。当启用“隐藏没有未完成待办事项的目标”过滤器时，目标的可见性可能会改变，这是一种视图规则，而不是归档。