जब प्रत्येक स्थिति का एक स्पष्ट अर्थ हो, तो कई व्यक्तिगत वर्कफ़्लो के लिए तीन कार्य स्थितियाँ पर्याप्त होती हैं। यदि शीर्षक और पूर्णता का नियम अस्पष्ट रहता है, तो अतिरिक्त लेबल शायद ही कभी मदद करते हैं।
To Do का अर्थ है तैयार लेकिन शुरू नहीं हुआ
एक 'To Do' आइटम को अगले निष्पादित करने योग्य कार्य का वर्णन करना चाहिए। यह महत्वपूर्ण या निर्धारित हो सकता है, लेकिन कोई सक्रिय काम शुरू नहीं हुआ है। यदि यह पहुँच, सामग्री, या किसी अन्य व्यक्ति की प्रतीक्षा कर रहा है, तो अगले कार्य को दोबारा लिखें या इसके प्रगति पर होने का दिखावा करने के बजाय उस स्थिति को कार्य नोट्स में रखें।
Doing का अर्थ है ध्यान केंद्रित है
जब आप इसके परिणाम का उत्पादन या जाँच करना शुरू कर देते हैं, तो किसी कार्य को 'Doing' में ले जाएँ। एक साथ 'Doing' वाले आइटमों की संख्या को वास्तविकता को दर्शाने के लिए पर्याप्त रूप से कम रखें। विंडो बदलना अपने आप में प्रगति नहीं है; कार्य तभी तक 'Doing' रहता है जब तक इसके परिणाम पर काम किया जा रहा होता है।
Done का अर्थ है समाप्त करने का नियम पास हो गया
'Done' के रूप में चिह्नित करने से पहले, परिणाम की तुलना कार्य की देखने योग्य पूर्णता स्थिति से करें: फ़ाइल निर्यात कर दी गई थी, संदेश भेज दिया गया था, या लिंक सत्यापित कर लिया गया था। यदि समीक्षा में कोई समस्या पता चलती है, तो आइटम को वापस 'To Do' में भेजें और शेष कार्य को फिर से लिखें। जब कोई ठोस फ़ॉलो-अप सच्चाई का वर्णन करता है, तो चौथा "लगभग हो गया" (almost done) राज्य न बनाएँ।
वलो (Wallo) टू-डू को 'To Do', 'Doing' और 'Completed' के चक्र से गुजारता है। प्रत्येक टू-डू को पूरा करने से एक अलग पूरा-लक्ष्य (completed-goal) स्थिति नहीं बनती है। जब "असमाप्त टू-डू के बिना लक्ष्यों को छिपाएं" फ़िल्टर सक्रिय होता है, तो लक्ष्य की दृश्यता बदल सकती है, जो कि संग्रह (archival) के बजाय एक देखने का नियम है।