যখন প্রতিটি অবস্থার একটি স্পষ্ট অর্থ থাকে, তখন অনেক ব্যক্তিগত কাজের ধারার জন্য তিনটি কাজের অবস্থাই যথেষ্ট। শিরোনাম এবং সমাপ্তির নিয়ম অস্পষ্ট থাকলে অতিরিক্ত লেবেল খুব একটা সাহায্য করে না।
করতে হবে মানে প্রস্তুত কিন্তু শুরু হয়নি
একটি 'করতে হবে' আইটেমের বিবরণে পরবর্তী একটি বাস্তবায়নযোগ্য কাজ থাকা উচিত। এটি গুরুত্বপূর্ণ বা নির্ধারিত হতে পারে, তবে এর ওপর কোনো সক্রিয় কাজ শুরু হয়নি। যদি এটি কোনো অ্যাক্সেস, উপাদান বা অন্য কোনো ব্যক্তির জন্য অপেক্ষা করে থাকে, তবে এটি চলমান ভান না করে পরবর্তী কাজটি পুনরায় লিখুন বা কাজের নোটে সেই শর্তটি রাখুন।
করা হচ্ছে মানে মনোযোগ নিবদ্ধ রয়েছে
যখন আপনি এর ফলাফল তৈরি করা বা পরীক্ষা করা শুরু করেছেন, তখন একটি কাজকে 'করা হচ্ছে'-তে নিয়ে যান। একযোগে চলমান 'করা হচ্ছে' আইটেমগুলোর সংখ্যা বাস্তবতাকে তুলে ধরার মতো যথেষ্ট কম রাখুন। উইন্ডো স্যুইচ করা নিজে থেকেই কোনো অগ্রগতি নয়; এর ফলাফল নিয়ে কাজ চলাকালীন সময়েই কেবল কাজটি 'করা হচ্ছে' হিসেবে থাকে।
সম্পন্ন মানে সমাপ্তির নিয়ম পাস হয়েছে
'সম্পন্ন' হিসেবে চিহ্নিত করার আগে, ফলাফলটিকে কাজের দৃশ্যমান সমাপ্তি শর্তের সাথে তুলনা করুন: ফাইলটি এক্সপোর্ট করা হয়েছে, বার্তাটি পাঠানো হয়েছে, বা লিঙ্কটি যাচাই করা হয়েছে। পর্যালোচনায় কোনো সমস্যা ধরা পড়লে, আইটেমটিকে 'করতে হবে' তে ফিরিয়ে নিন এবং বাকি কাজটি আবার লিখুন। যখন পরবর্তী সুনির্দিষ্ট পদক্ষেপটি সত্যতা প্রকাশ করে, তখন চতুর্থ কোনো "প্রায় শেষ" অবস্থা তৈরি করবেন না।
ওয়ালো (Wallo) টু-ডু গুলোকে করতে হবে, করা হচ্ছে এবং সম্পন্ন হওয়ার চক্রের মধ্য দিয়ে নিয়ে যায়। প্রতিটি টু-ডু সম্পন্ন করার ফলে কোনো আলাদা সম্পন্ন-লক্ষ্যের অবস্থা তৈরি হয় না। "অসমাপ্ত টু-ডু ছাড়া লক্ষ্যগুলো লুকান" ফিল্টারটি সক্রিয় থাকলে লক্ষ্য দৃশ্যমানতা পরিবর্তিত হতে পারে, যা সংরক্ষণাগারভুক্ত করার চেয়ে একটি প্রদর্শন নিয়ম মাত্র।