Tiga status tugas sudah cukup untuk banyak alur kerja pribadi jika setiap status memiliki arti yang jelas. Label tambahan jarang membantu jika judul dan aturan penyelesaiannya tetap samar.
To Do berarti siap tetapi belum dimulai
Item To Do harus mendeskripsikan tindakan berikutnya yang dapat dieksekusi. Tugas tersebut mungkin penting atau terjadwal, tetapi belum ada pekerjaan aktif yang dimulai. Jika tugas tersebut menunggu akses, bahan, atau orang lain, tulis ulang tindakan berikutnya atau simpan kondisi tersebut di catatan tugas alih-alih pura-pura sedang dikerjakan.
Doing berarti perhatian dicurahkan
Pindahkan tugas ke Doing saat Anda mulai menghasilkan atau memeriksa hasilnya. Jaga agar jumlah item Doing yang simultan cukup kecil untuk merepresentasikan kenyataan. Berpindah jendela bukanlah kemajuan itu sendiri; tugas tetap berada di Doing hanya selama hasilnya masih dikerjakan.
Done berarti aturan selesai terpenuhi
Sebelum menandai Done, bandingkan hasilnya dengan kondisi penyelesaian tugas yang dapat diamati: file telah diekspor, pesan telah dikirim, atau tautan telah diverifikasi. Jika tinjauan menunjukkan adanya masalah, kembalikan item ke To Do dan tulis ulang tindakan yang tersisa. Jangan ciptakan status keempat "hampir selesai" ketika tindak lanjut yang konkret menggambarkan kenyataan yang sebenarnya.
Wallo memutar to-do melalui To Do, Doing, dan Completed. Menyelesaikan setiap to-do tidak menciptakan status tujuan-yang-selesai secara terpisah. Visibilitas tujuan dapat berubah saat filter "sembunyikan tujuan tanpa to-do yang belum selesai" aktif, yang merupakan aturan tampilan alih-alih pengarsipan.