Pour décomposer un projet en étapes faciles à suivre dans Apple Rappels sur Mac, placez le résultat principal dans un rappel parent, créez un rappel distinct pour chaque action, puis indentez ces rappels d'action sous le parent. Sélectionnez une étape et appuyez sur Commande-] ou choisissez Édition > Indenter le rappel. Les étapes doivent être suffisamment concrètes pour être exploitables, tandis que le parent désigne le résultat qu'elles permettent collectivement d'atteindre.

Déterminer ce qui doit figurer sous le rappel de projet

Utilisez un rappel parent pour le résultat global du projet, comme « Préparer l'atelier communautaire ». Placez les actions individuelles en dessous : « Confirmer la salle », « Rédiger l'ordre du jour » et « Envoyer l'e-mail aux participants ». Une sous-tâche utile commence par une action et décrit un élément dont vous pouvez constater l'achèvement. Si une étape contient encore plusieurs actions distinctes, elle ne mérite ses propres sous-tâches que si la hiérarchie de Rappels et votre liste rendent les liens bien clairs ; évitez d'ajouter des niveaux simplement pour donner l'impression d'une liste détaillée.

Conservez les documents de référence dans les notes du rappel lorsqu'il s'agit de contexte plutôt que d'une action. Par exemple, une adresse ou une précision contextuelle n'a pas besoin de sa propre case à cocher, alors que « Appeler le lieu pour confirmer l'accès » peut être coché. Le guide Apple pour Mac documente les notes, les dates, les tags et les autres détails des rappels, qui peuvent contenir des informations utiles sans transformer chaque détail en une tâche supplémentaire. Guide d'Apple pour ajouter ou modifier des rappels sur Mac

Ajouter et indenter les étapes sur votre Mac

  1. Ouvrez Rappels et sélectionnez la liste standard à laquelle appartient le rappel de projet. Si nécessaire, affichez la barre latérale avec Présentation > Afficher la barre latérale, puis choisissez la liste.

  2. Ajoutez le rappel parent ou recherchez le rappel existant qui représente le résultat du projet. Appuyez sur Entrée après avoir sélectionné un rappel pour en ajouter un autre dans la même liste ; saisissez chaque étape concrète comme son propre rappel.

  3. Assurez-vous que chaque étape se trouve directement sous le parent souhaité. Sélectionnez un ou plusieurs rappels d'étape, puis appuyez sur Commande-] ou choisissez Édition > Indenter le rappel. Vous pouvez également faire glisser des rappels sur un autre rappel. Rappels fait d'un rappel indenté une sous-tâche du rappel situé immédiatement au-dessus ; vérifiez donc l'ordre avant d'indenter. Instructions d'Apple pour ajouter et supprimer des sous-tâches

  4. Dans une liste standard, utilisez le triangle d'expansion à côté du parent pour afficher ou masquer les sous-tâches. Si les étapes sont déjà regroupées ailleurs, sélectionnez-les et appuyez sur Commande-[ ou choisissez Édition > Désindenter le rappel pour les rendre à nouveau indépendantes. Apple répertorie ces raccourcis dans son guide des raccourcis clavier pour Rappels.

Rendre la liste de contrôle utile pendant le projet

Passez la hiérarchie en revue de haut en bas : chaque ligne indentée appartient-elle bien au parent situé directement au-dessus ? Si une étape constitue en réalité un livrable distinct, désindentez-la ou placez-la sous le bon parent. Nommez les tâches de façon à savoir ce que signifie « terminé » sans avoir à ouvrir une note — par exemple, « Envoyer l'ordre du jour validé aux participants » est plus clair que « Ordre du jour ».

N'ajoutez des dates que lorsqu'une véritable échéance ou une heure de rappel est utile. L'échéance globale d'un projet n'indique pas automatiquement le moment où chaque étape doit se dérouler ; choisissez des dates pour les sous-tâches individuelles lorsque ces dates ont une réelle importance. Utilisez les notes pour de courtes consignes ou des liens, et laissez les tâches sans rapport en dehors du rappel parent du projet afin que la liste de contrôle reste facile à parcourir visuellement.

Savoir ce qui se passe lorsque vous terminez ou déplacez le parent

Considérez le rappel parent comme le conteneur de la liste de contrôle du projet. Apple précise que terminer, supprimer ou déplacer un rappel parent entraîne également la réalisation, la suppression ou le déplacement de ses sous-tâches. Avant d'effectuer l'une de ces actions, confirmez que le projet est terminé ou que vous souhaitez bien appliquer la même modification à toutes ses étapes. Si une étape doit rester active de manière indépendante, désindentez-la d'abord. Guide d'Apple sur les sous-tâches

Vous pouvez afficher les sous-tâches depuis Aujourd'hui, Programmés ou d'autres listes intelligentes en cliquant sur le lien bleu de sous-tâche situé sous le rappel parent. Toutefois, Apple précise qu'il est impossible de créer des sous-tâches dans les listes intelligentes Aujourd'hui, Programmés, Avec drapeau ou personnalisées. Ouvrez la liste standard sous-jacente pour créer ou restructurer la hiérarchie. Cette fonctionnalité dépend également de rappels iCloud mis à niveau ; Apple note que certaines fonctionnalités de Rappels peuvent ne pas être disponibles avec les comptes d'autres fournisseurs. Instructions d'Apple pour Mac

Sources