ম্যাক-এ অ্যাপল রিমাইন্ডার্সে (Apple Reminders) কোনো প্রজেক্টকে ট্র্যাক করার মতো ধাপে ধাপে ভাগ করতে, মূল ফলাফলটি একটি প্যারেন্ট রিমাইন্ডারে রাখুন, প্রতিটি কাজের জন্য একটি আলাদা রিমাইন্ডার তৈরি করুন, তারপর সেই অ্যাকশন রিমাইন্ডারগুলিকে প্যারেন্টের অধীনে ইনডেন্ট করুন। একটি ধাপ নির্বাচন করুন এবং Command-] চাপুন অথবা Edit > Indent Reminder বেছে নিন। ধাপগুলি এমন সুনির্দিষ্ট হওয়া উচিত যাতে সে অনুযায়ী কাজ করা যায়, আর প্যারেন্ট রিমাইন্ডারটি সেই ফলাফলকে নির্দেশ করবে যা তারা সম্মিলিতভাবে সম্পন্ন করে।

প্রজেক্ট রিমাইন্ডারের অধীনে কী রাখা উচিত তা নির্ধারণ করুন

প্রজেক্টের ফলাফলের জন্য একটি প্যারেন্ট রিমাইন্ডার ব্যবহার করুন, যেমন “Prepare the community workshop।” এর অধীনে পৃথক পদক্ষেপগুলি রাখুন: “Confirm the room,” “Draft the agenda,” এবং “Send the attendee email।” একটি দরকারী সাবটাস্ক কোনো অ্যাকশন বা কাজ দিয়ে শুরু হয় এবং এমন কিছু বর্ণনা করে যা সম্পন্ন হয়েছে কিনা তা সহজে বোঝা যায়। যদি একটি ধাপে এখনও বেশ কয়েকটি স্বতন্ত্র কাজ অন্তর্ভুক্ত থাকে, তবে কেবল তখনই এর নিজস্ব সাবটাস্ক রাখা উচিত যদি রিমাইন্ডার্সের শ্রেণিবিন্যাস (hierarchy) এবং আপনার তালিকা এই সম্পর্কগুলিকে স্পষ্ট করে তোলে; শুধুমাত্র তালিকাকে বিস্তারিত দেখানোর জন্য বাড়তি লেয়ার বা স্তর যোগ করা এড়িয়ে চলুন।

তথ্যটি যখন কোনো কাজের পরিবর্তে প্রাসঙ্গিক বিবরণ হয়, তখন রেফারেন্স উপাদানগুলি রিমাইন্ডারের নোটে রাখুন। উদাহরণস্বরূপ, কোনো ঠিকানা বা পটভূমির তথ্যের জন্য আলাদা চেকবক্সের প্রয়োজন নেই, যেখানে “Call the venue to confirm access”-এর মতো কাজ সম্পন্ন হলে টিক চিহ্ন দেওয়া যেতে পারে। অ্যাপলের ম্যাক গাইডে নোট, তারিখ, ট্যাগ এবং অন্যান্য রিমাইন্ডার সংক্রান্ত বিবরণের তথ্য রয়েছে, যা প্রতিটি বিবরণকে আলাদা টাস্কে পরিণত না করেই সহায়ক তথ্য ধরে রাখতে পারে। ম্যাক-এ রিমাইন্ডার যোগ বা পরিবর্তন করার জন্য অ্যাপলের গাইড

আপনার ম্যাক-এ ধাপগুলি যোগ এবং ইনডেন্ট করুন

  1. রিমাইন্ডার্স খুলুন এবং যে স্ট্যান্ডার্ড তালিকায় প্রজেক্ট রিমাইন্ডারটি রয়েছে তা নির্বাচন করুন। প্রয়োজন হলে, View > Show Sidebar-এর মাধ্যমে সাইডবারটি দেখান, তারপর তালিকাটি বেছে নিন।

  2. প্যারেন্ট রিমাইন্ডারটি যোগ করুন, অথবা প্রজেক্টের ফলাফল নির্দেশ করে এমন বিদ্যমান রিমাইন্ডারটি খুঁজুন। একই তালিকায় আরেকটি রিমাইন্ডার যোগ করতে একটি রিমাইন্ডার নির্বাচন করার পর Return চাপুন; প্রতিটি করণীয় ধাপ নিজস্ব রিমাইন্ডার হিসেবে লিখুন।

  3. নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি ধাপ উদ্দিষ্ট প্যারেন্ট রিমাইন্ডারের ঠিক নিচে রয়েছে। এক বা একাধিক ধাপের রিমাইন্ডার নির্বাচন করুন, তারপর Command-] চাপুন অথবা Edit > Indent Reminder বেছে নিন। আপনি রিমাইন্ডারগুলিকে টেনে অন্য রিমাইন্ডারের উপরেও ফেলতে পারেন। রিমাইন্ডার্স অ্যাপটি একটি ইনডেন্ট করা রিমাইন্ডারকে তার ঠিক উপরের রিমাইন্ডারের একটি সাবটাস্কে পরিণত করে, তাই ইনডেন্ট করার আগে ক্রমটি দেখে নিন। সাবটাস্ক যোগ এবং সরানোর জন্য অ্যাপলের নির্দেশাবলী

  4. একটি স্ট্যান্ডার্ড তালিকায়, সাবটাস্কগুলি দেখাতে বা লুকাতে প্যারেন্টের পাশের ডিসক্লোজার তীরচিহ্নটি ব্যবহার করুন। যদি ধাপগুলি ইতিমধ্যেই অন্য কোথাও গ্রুপ করা থাকে, তবে সেগুলি নির্বাচন করুন এবং আবার স্বাধীন করতে Command-[ চাপুন অথবা Edit > Outdent Reminder বেছে নিন। অ্যাপল তার রিমাইন্ডার্স কীবোর্ড-শর্টকাট গাইডে এই শর্টকাটগুলি তালিকাভুক্ত করেছে।

প্রজেক্ট চলাকালীন চেকলিস্টটিকে কার্যকর করে তুলুন

শ্রেণিবিন্যাসটি উপর থেকে নিচ পর্যন্ত পর্যালোচনা করুন: প্রতিটি ইনডেন্ট করা লাইন কি তার ঠিক উপরের প্যারেন্টের অন্তর্ভুক্ত? যদি একটি ধাপ আসলে একটি পৃথক ডেলিভারেবল বা কাজ হয়, তবে সেটিকে আউটডেন্ট করুন বা সঠিক প্যারেন্টের নিচে রাখুন। টাস্কগুলির এমন নামকরণ করুন যাতে নোট না খুলেই বোঝা যায় “সম্পন্ন” হওয়ার অর্থ কী—উদাহরণস্বরূপ, “Agenda”-এর চেয়ে “Send the approved agenda to attendees” লেখা বেশি স্পষ্ট।

কেবল সেখানেই তারিখ যোগ করুন যেখানে আসল ডেডলাইন বা রিমাইন্ডারের নির্দিষ্ট সময় সহায়ক হয়। কোনো প্রজেক্টের সামগ্রিক ডেডলাইন স্বয়ংক্রিয়ভাবে বলে দেয় না যে প্রতিটি ধাপ কখন সম্পন্ন হওয়া উচিত; যখন তারিখ গুরুত্বপূর্ণ, তখন পৃথক সাবটাস্কগুলির জন্য নির্দিষ্ট তারিখ বেছে নিন। সংক্ষিপ্ত নির্দেশনা বা লিঙ্কের জন্য নোট ব্যবহার করুন, এবং সম্পর্কহীন কাজগুলি প্রজেক্টের প্যারেন্ট রিমাইন্ডারের বাইরে রাখুন যাতে চেকলিস্টটি সহজেই এক নজরে দেখে নেওয়া যায়।

প্যারেন্ট রিমাইন্ডার সম্পন্ন বা স্থানান্তর করলে কী ঘটে তা জেনে নিন

প্যারেন্ট রিমাইন্ডারটিকে প্রজেক্টের চেকলিস্টের কন্টেইনার হিসেবে বিবেচনা করুন। অ্যাপল উল্লেখ করেছে যে একটি প্যারেন্ট রিমাইন্ডার সম্পন্ন, মুছে ফেলা বা স্থানান্তর করলে তার সাবটাস্কগুলিও সম্পন্ন, মুছে ফেলা বা স্থানান্তরিত হয়। এই কাজগুলির যেকোনো একটি করার আগে, নিশ্চিত করুন যে প্রজেক্টটি শেষ হয়েছে বা আপনি এর সমস্ত ধাপে একই পরিবর্তন প্রয়োগ করতে চান। যদি কোনো ধাপকে আলাদাভাবে সক্রিয় রাখার প্রয়োজন হয়, তবে প্রথমে সেটিকে আউটডেন্ট করুন। অ্যাপলের সাবটাস্ক গাইড

আপনি প্যারেন্ট রিমাইন্ডারের নিচে নীল রঙের সাবটাস্ক লিঙ্কে ক্লিক করে Today, Scheduled, বা অন্যান্য স্মার্ট লিস্ট (Smart Lists) থেকে সাবটাস্কগুলি দেখতে পারেন। তবে, অ্যাপল জানিয়েছে যে Today, Scheduled, Flagged, বা কাস্টম স্মার্ট লিস্টে থাকাকালীন আপনি সাবটাস্ক তৈরি করতে পারবেন না। শ্রেণিবিন্যাস তৈরি বা পুনর্গঠন করতে মূল স্ট্যান্ডার্ড তালিকাটি খুলুন। নথিভুক্ত বৈশিষ্ট্যটি আপডেটেড আইক্লাউড (iCloud) রিমাইন্ডার্সের ওপরও নির্ভরশীল; অ্যাপল উল্লেখ করেছে যে অন্যান্য প্রদানকারীর অ্যাকাউন্টের ক্ষেত্রে রিমাইন্ডার্সের কিছু বৈশিষ্ট্য উপলব্ধ নাও হতে পারে। ম্যাক-এর জন্য অ্যাপলের নির্দেশাবলী

সূত্র