Para dividir um projeto em etapas fáceis de acompanhar no app Lembretes da Apple no Mac, coloque o resultado principal em um lembrete principal, crie um lembrete separado para cada ação e recue esses lembretes de ação abaixo do principal. Selecione uma etapa e pressione Command-] ou escolha Editar > Recuar Lembrete. As etapas devem ser concretas o suficiente para serem executadas, enquanto o lembrete principal dá nome ao resultado que elas completam coletivamente.

Decida o que pertence ao lembrete do projeto

Use um lembrete principal para o resultado do projeto, como “Preparar o workshop comunitário”. Coloque as ações individuais abaixo dele: “Confirmar a sala”, “Redigir a pauta” e “Enviar o e-mail aos participantes”. Uma subtarefa útil começa com uma ação e descreve algo que você pode reconhecer como concluído. Se uma etapa ainda contiver várias ações distintas, ela só merecerá subtarefas próprias se a hierarquia do Lembretes e a sua lista deixarem as relações claras; evite adicionar níveis apenas para fazer a lista parecer detalhada.

Mantenha o material de referência nas notas do lembrete quando se tratar de contexto e não de uma ação. Por exemplo, um endereço ou detalhes de contexto não precisam de uma caixa de seleção própria, enquanto “Ligar para o local para confirmar o acesso” pode ser marcado como concluído. O guia do Mac da Apple documenta notas, datas, etiquetas e outros detalhes de lembretes, que podem conter informações de suporte sem transformar cada detalhe em outra tarefa. Guia da Apple para adicionar ou alterar lembretes no Mac

Adicione e recue as etapas no seu Mac

  1. Abra o Lembretes e selecione a lista padrão à qual o lembrete do projeto pertence. Se necessário, exiba a barra lateral em Visualizar > Mostrar Barra Lateral e escolha a lista.

  2. Adicione o lembrete principal ou localize o lembrete existente que representa o resultado do projeto. Pressione Return após selecionar um lembrete para adicionar outro lembrete na mesma lista; insira cada etapa acionável como seu próprio lembrete.

  3. Certifique-se de que cada etapa esteja diretamente abaixo do lembrete principal desejado. Selecione um ou mais lembretes de etapas e pressione Command-] ou escolha Editar > Recuar Lembrete. Você também pode arrastar lembretes para cima de outro lembrete. O Lembretes transforma um lembrete recuado em uma subtarefa do lembrete imediatamente acima dele, portanto, verifique a ordem antes de recuar. Instruções da Apple para adicionar e remover subtarefas

  4. Em uma lista padrão, use a seta de abertura ao lado do lembrete principal para mostrar ou ocultar as subtarefas. Se as etapas já estiverem agrupadas em outro lugar, selecione-as e pressione Command-[ ou escolha Editar > Deslocar Lembrete para a Esquerda para torná-las independentes novamente. A Apple lista esses atalhos em seu guia de atalhos de teclado do Lembretes.

Torne a lista de verificação útil durante o projeto

Revise a hierarquia de cima para baixo: cada linha recuada pertence ao lembrete principal diretamente acima dela? Se uma etapa for, na verdade, uma entrega separada, diminua o recuo ou coloque-a sob o lembrete principal correto. Nomeie as tarefas para que você possa entender o que significa “concluído” sem precisar abrir uma nota — por exemplo, “Enviar a pauta aprovada aos participantes” é mais claro do que “Pauta”.

Adicione datas apenas quando um prazo real ou um horário de lembrete for útil. O prazo geral de um projeto não informa automaticamente quando cada etapa deve acontecer; escolha datas para subtarefas individuais quando essas datas forem importantes. Use as notas para instruções breves ou links e mantenha o trabalho não relacionado fora do lembrete principal do projeto, para que a lista de verificação continue fácil de escanear.

Saiba o que acontece ao concluir ou mover o lembrete principal

Trate o lembrete principal como o contêiner da lista de verificação do projeto. A Apple afirma que concluir, excluir ou mover um lembrete principal também conclui, exclui ou move suas subtarefas. Antes de realizar qualquer uma dessas ações, confirme se o projeto foi concluído ou se você pretende aplicar a mesma alteração a todas as suas etapas. Se uma etapa precisar permanecer ativa por conta própria, diminua o recuo dela primeiro. Guia de subtarefas da Apple

Você pode visualizar as subtarefas em Hoje, Agendados ou em outras Listas Inteligentes clicando no link azul de subtarefas abaixo do lembrete principal. No entanto, a Apple informa que não é possível criar subtarefas enquanto estiver nas listas Hoje, Agendados, Com Bandeira ou em Listas Inteligentes personalizadas. Abra a lista padrão subjacente para criar ou reestruturar a hierarquia. O recurso documentado também depende de lembretes atualizados do iCloud; a Apple observa que alguns recursos do Lembretes podem não estar disponíveis com contas de outros provedores. Instruções da Apple para Mac

Fontes