在 Mac 上建立可重複使用的投影片資料庫：將選定的投影片集中到專用的 Keynote 簡報中，分組整理，並新增可搜尋的備註。將可編輯的投影片保存在其中，之後再將需要的投影片插入每份新簡報。

這套流程適合已經有多份 Keynote 簡報，並想重複使用實用圖表、比較內容和投影片架構的 Mac 使用者。這個資料庫是一份由你自行整理的簡報。Apple 說明了其中的基本操作——在簡報之間移動投影片、瀏覽縮圖、將投影片分組，以及搜尋備註——但以下的整理方式是編輯上的建議。

為可重複使用的投影片選擇合適的容器

如果你想保留已完成的投影片，以便日後修改，請使用一般的 Keynote 簡報。Apple 說明的插入現有投影片方法，是同時開啟兩份簡報，再將選取的投影片縮圖從一份簡報的投影片導覽器拖到另一份。專用的資料庫簡報因此是執行這項任務的實用容器。在 Mac 上於 Keynote 新增或刪除投影片。

自訂主題的用途不同：保留可重複使用的投影片版面配置。Apple 明確指出，只有對投影片版面配置所做的變更會儲存到新主題。因此，將舊簡報儲存為主題，不會把其中已完成的投影片收集成可重複使用的投影片集。在 Mac 上建立及管理 Keynote 主題。

根據你預期要重複使用的內容，選擇容器：

你想重複使用的內容 建議的容器 要準備的內容
現有圖表或完整的比較投影片 投影片資料庫簡報 可編輯的投影片，並附上清楚的替換說明
說明流程的簡短投影片序列 資料庫簡報中的群組 完整序列及其預定順序
反覆使用的標題與圖片配置 投影片版面配置，可選擇儲存為自訂主題 可編輯的預留位置與一致的格式
標示某項目位於哪個資料庫的清單 選用的 Pages 目錄 手動維護的檔名與投影片識別碼

先建立一個資料庫和幾個實用類別。如果依投影片尺寸或截然不同的設計需求分開資料庫，能讓選擇更容易，就可以這麼做。你不必先整合所有舊簡報，才能開始重複使用投影片。

建立資料庫並挑選值得保留的素材

在 Keynote 中，選擇 檔案 > 新增，然後按兩下合適的主題。使用描述性名稱儲存簡報，例如 可重複使用的投影片 — 寬螢幕。Apple 說明了透過 檔案 > 儲存 選擇主題並儲存新簡報的方式。在 Mac 上使用 Keynote 建立簡報。

為資料庫選擇一個固定資料夾。首次儲存時，輸入名稱，在 位置 選單中選擇位置，然後按一下 儲存。Keynote 會自動儲存後續變更，因此請謹慎編輯資料庫。整理資料庫時，保留原始簡報作為參考。在 Mac 上儲存 Keynote 簡報並命名。

大量匯入投影片前，先確認預定的投影片尺寸。開啟 文件 側邊欄，使用 投影片大小 下方的選單；透過 自訂投影片大小 可以輸入尺寸。Apple 提醒，無法更改正在與他人共享的簡報之投影片大小。若要建立個人資料庫，請先決定尺寸，再開始編排內容。在 Mac 上更改 Keynote 投影片大小。

一次檢視一份舊簡報。如果投影片的架構有助於其他一般簡報任務，就保留它：例如比較兩個選項、展示三個階段、說明圖表，或呈現簡潔摘要。若投影片的意義完全依賴原本前後文，就不要收錄。

使用以下標準挑選：

  • **可重複使用的架構：**不提及原簡報，你能描述這張投影片的用途嗎？
  • **可編輯的內容：**你能替換相關文字、數值和圖形嗎？
  • **獨特價值：**它是否提供資料庫中尚未收錄的實用架構？
  • **可管理的相依內容：**如果需要相鄰投影片，你能將整個序列一起保留嗎？

例如，保留一張清楚的「三階段流程」投影片，而不是收錄好幾張文字略有不同、幾乎相同的版本。只有在另一個版本能滿足不同需求時才保留，例如容納長得多的階段說明。這是手動挑選規則，不是自動移除重複項目的功能。

將選定的投影片加入資料庫

同時開啟舊簡報和資料庫簡報。在每個視窗中，使用工具列的 檢視方式 選單選擇 導覽器，以顯示隱藏的投影片縮圖。導覽器檢視方式支援選取、編輯、重新排列和刪除投影片。在 Mac 上更改 Keynote 的工作檢視方式。

在舊簡報中選取實用的投影片縮圖，再將它拖到資料庫的投影片導覽器中。Apple 說明了這種從另一份簡報插入投影片的方式。先加入一張代表性投影片，檢視結果後再大量匯入其他投影片。在 Mac 上於 Keynote 新增或刪除投影片。

以一般編輯尺寸檢查插入的投影片。確認文字沒有溢出、版面配置適合資料庫的尺寸，而且你預期要修改的物件都能編輯。如果投影片依賴某個序列，也要收錄相關投影片。不要以為將投影片放入資料庫，就表示它已適用於每一份目標簡報。

將資料庫版本中的範例內容改成中性的示例，例如「選項 A」、「選項 B」、「階段一」，或簡單的幾何圖形。保留足夠長度、接近實際情況的文字，以呈現版面配置可容納的內容量。比較投影片若只有兩個簡短詞語，你就很難判斷較長的標籤是否放得下。

讓投影片方便瀏覽與搜尋

建立幾張類別分隔投影片，例如 比較、流程 和 摘要。將相關投影片放在各分隔頁之後。這些是一般投影片，標題用來顯示類別名稱；你是在為資料庫設計導覽方式。

若要將某個類別分組，請在導覽器中選取其分隔頁下方的投影片，然後向右拖曳，直到左側出現一條線。Keynote 會依縮排將投影片分組，讓群組能一起移動或收合。若要取消分組，請向左拖曳，直到投影片不再縮排。Apple 允許最多六層縮排，相鄰投影片之間只能相差一層；簡單的資料庫通常只需要一層。在 Mac 上將 Keynote 投影片分組或取消分組。

若要以視覺方式瀏覽，請從工具列選擇 檢視方式 > 燈箱。拖曳縮圖可重新排序，使用右下角的滑桿調整大小，並按兩下縮圖來編輯。如果找不到預期的投影片，請確認是否已選取 隱藏略過的投影片。在 Mac 上更改 Keynote 的工作檢視方式。

使用 檢視方式 > 顯示發表者備忘稿 新增檢索資訊。選取投影片，然後在其下方的備忘稿區域輸入內容。Apple 說明，發表者備忘稿不會出現在投影片上，因此適合記錄重複使用說明，而不會讓版面變得擁擠。在 Mac 上新增及檢視 Keynote 發表者備忘稿。

使用一致的備忘稿格式。以下範例同時提供固定識別碼和實用的編輯檢查清單：

  • **識別碼：**PROCESS-03
  • **用途：**說明三個依序進行的階段。
  • **關鍵字：**流程、順序、三個階段、水平。
  • **替換：**階段標籤、說明和範例圖形。
  • **來源：**範例工作坊.key，原為第 8 張投影片。
  • **搭配使用：**若需要細節投影片，請搭配 PROCESS-04。

即使投影片位置變動，也要維持識別碼不變。重新排列後，單靠投影片編號就不再是可靠的參照方式。這些識別碼和關鍵字是你自行制定的命名規則；它們只是純文字，不是 Keynote 的特殊標籤系統。

按下 Command-F，輸入識別碼或關鍵字，再使用箭頭在符合項目之間移動。Apple 指出，Keynote 也會搜尋發表者備忘稿和略過的投影片，以及投影片內容。因此，在開啟的資料庫內使用一致的備忘稿，是一種實用的檢索方式。在 Mac 上於 Keynote 尋找及取代文字。

重複使用投影片，並在目標簡報中檢查

將資料庫與新簡報一起開啟。透過視覺瀏覽或備忘稿找到所需項目，再依照 Apple 說明的跨簡報插入方式，將其縮圖拖入目標簡報的投影片導覽器。在目標簡報中進行專屬的編輯。在 Mac 上於 Keynote 新增或刪除投影片。

完成重複使用的投影片前，請檢查以下項目：

  1. 替換所有屬於資料庫範例的標籤、數值和說明。
  2. 以目標尺寸檢查文字換行、物件對齊和投影片邊緣。
  3. 播放簡報，檢查動畫、轉場和相鄰投影片。
  4. 檢查發表者備忘稿，並更新不再適用的說明。
  5. 確認多張投影片組成的說明仍維持必要的順序與前後文。

將插入視為重複使用流程的一環，並另行檢查目標簡報。引用的插入說明沒有提到一種連結式投影片系統，能將資料庫後續的編輯變更同步到其他簡報。請將資料庫當作未來重複使用的來源，不要依賴它更新已經編排完成的簡報。

只有在版面配置需要成為範本時，才使用版面配置

如果你反覆重建相同的版面配置，可以考慮另外準備投影片版面配置。Apple 說明，一般投影片上的變更不會影響其底層版面配置。Apple 也提醒，加入版面配置的物件會成為背景元素；除非將它們定義為預留位置，否則無法在簡報中編輯。在 Mac 上新增及編輯 Keynote 投影片版面配置。

若要進行這項選擇性的調整，請選擇 檢視方式 > 編輯投影片版面配置，選取一種版面配置，再加入所需的文字或媒體物件。選取物件，開啟 格式 > 樣式，並視需要選擇 定義為文字預留位置 或 定義為媒體預留位置。完成後按一下 完成。若一般投影片上的元素無法編輯，請記住這項差異，以便找出原因。在 Mac 上新增及編輯 Keynote 投影片版面配置。

準備好版面配置後，選擇 檔案 > 儲存主題，即可選擇 加入主題選擇器 或 儲存。若要重複使用設計架構，請使用此功能；已完成的可重複使用範例則保留在資料庫簡報中。在 Mac 上建立及管理 Keynote 主題。

隨著資料庫擴充，讓它保持實用

使用某個項目後，如果你發現有反覆需要的調整方式，就更新其資料庫備忘稿。新增另一種變化版本前，先比較它與現有項目的用途。保留不同的架構，審慎替換較弱的範例，並避免讓資料庫變成另一個未經篩選的檔案庫。

如果日後要維護多個資料庫，可以選擇用 Pages 文件建立手動目錄，並設置 識別碼、用途、資料庫檔名 和 替換備註 欄。在開啟的 Pages 文件中，按一下表格應放置的位置，再按一下工具列上的 插入表格 按鈕，選擇 表格，然後選取一種樣式。按一下儲存格以輸入目錄文字。Apple 說明了這些表格控制項；目錄結構則是建議的慣例，必須手動維護。在 Mac 上於 Pages 新增或刪除表格。

首次整理完成時，先擁有一個小而實用的資料庫：幾張各有特色的投影片、清楚的分組、可搜尋的備忘稿，以及成功插入一份新簡報的經驗。等另一張投影片值得收錄時再擴充。實用的成果是能找到合適的架構、了解需要修改的地方，並有信心地加以調整。

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