Erstellen Sie auf Ihrem Mac eine wiederverwendbare Folienbibliothek, indem Sie ausgewählte Folien in einer eigenen Keynote-Präsentation sammeln, in Gruppen organisieren und durchsuchbare Notizen hinzufügen. Bewahren Sie die bearbeitbaren Folien dort auf und fügen Sie die benötigten Folien in jede neue Präsentation ein.

Dieser Arbeitsablauf richtet sich an Mac-Nutzer, die bereits mehrere Keynote-Präsentationen haben und nützliche Diagramme, Vergleiche und Folienstrukturen wiederverwenden möchten. Die Bibliothek ist eine Präsentation, die Sie selbst zusammenstellen. Apple dokumentiert die Bausteine – Folien zwischen Präsentationen verschieben, Miniaturen durchsehen, Folien gruppieren und Notizen durchsuchen. Das folgende Ordnungssystem ist jedoch eine redaktionelle Empfehlung.

Den richtigen Container für wiederverwendbare Folien wählen

Verwenden Sie eine normale Keynote-Präsentation, wenn Sie fertige Folien zur späteren Anpassung aufbewahren möchten. Apples dokumentierte Methode zum Einfügen vorhandener Folien besteht darin, beide Präsentationen zu öffnen und ausgewählte Folienminiaturen aus der Folienübersicht der einen Präsentation in die andere zu ziehen. Damit eignet sich eine eigene Bibliothekspräsentation als praktischer Container für diese Aufgabe. Folien in Keynote auf dem Mac hinzufügen oder löschen.

Ein eigenes Thema dient einem anderen Zweck: Es bewahrt wiederverwendbare Folienlayouts. Apple erklärt ausdrücklich, dass nur Änderungen an Folienlayouts in einem neuen Thema gespeichert werden. Wenn Sie eine alte Präsentation als Thema sichern, werden ihre fertigen Folien also nicht in einer wiederverwendbaren Foliensammlung zusammengefasst. Keynote-Themen auf dem Mac erstellen und verwalten.

Wählen Sie den Container danach aus, was Sie wiederverwenden möchten:

Was Sie wiederverwenden möchten Empfohlener Container Was vorzubereiten ist
Ein vorhandenes Diagramm oder eine vollständige Vergleichsfolie Bibliothekspräsentation Eine bearbeitbare Folie mit klaren Ersetzungshinweisen
Eine kurze Abfolge, die einen Prozess erklärt Gruppe innerhalb der Bibliothekspräsentation Die vollständige Abfolge in der vorgesehenen Reihenfolge
Eine wiederkehrende Anordnung von Titeln und Bildern Folienlayout, optional in einem eigenen Thema gespeichert Bearbeitbare Platzhalter und einheitliche Formatierung
Eine Liste, die angibt, in welcher Bibliothek sich ein Element befindet Optionaler Pages-Katalog Manuell gepflegte Dateinamen und Folienkennungen

Beginnen Sie mit einer Bibliothek und einigen nützlichen Kategorien. Trennen Sie Bibliotheken nach Foliengröße oder deutlich unterschiedlichen Gestaltungsanforderungen, wenn sich die Auswahl dadurch vereinfacht. Sie müssen nicht erst alle alten Präsentationen zusammenführen, um Folien wiederverwenden zu können.

Die Bibliothek erstellen und geeignete Inhalte auswählen

Wählen Sie in Keynote Ablage > Neu und doppelklicken Sie auf ein passendes Thema. Sichern Sie die Präsentation unter einem aussagekräftigen Namen wie Wiederverwendbare Folien — Breit. Apple dokumentiert, wie Sie ein Thema auswählen und über Ablage > Sichern eine neue Präsentation sichern. Eine Präsentation in Keynote auf dem Mac erstellen.

Wählen Sie einen geeigneten Ordner für die Bibliothek. Geben Sie beim ersten Sichern den Namen ein, wählen Sie im Menü Ort einen Speicherort und klicken Sie auf Sichern. Keynote sichert spätere Änderungen automatisch. Nehmen Sie Änderungen an der Bibliothek daher bewusst vor. Behalten Sie die ursprünglichen Präsentationen als Referenz, während Sie die Sammlung aufbauen. Eine Keynote-Präsentation auf dem Mac sichern und benennen.

Prüfen Sie die vorgesehenen Folienabmessungen, bevor Sie viele Folien importieren. Öffnen Sie die Seitenleiste Dokument und verwenden Sie das Menü unter Foliengröße; mit Eigene Foliengröße können Sie Abmessungen eingeben. Apple weist darauf hin, dass Sie die Foliengröße einer Präsentation, die Sie mit anderen teilen, nicht ändern können. Legen Sie für eine zunächst persönliche Bibliothek die Größe fest, bevor Sie die Sammlung anordnen. Die Foliengröße in Keynote auf dem Mac ändern.

Gehen Sie jeweils eine alte Präsentation durch. Behalten Sie eine Folie, wenn ihre Struktur bei einer anderen üblichen Präsentationsaufgabe hilft: zwei Optionen vergleichen, drei Phasen zeigen, ein Diagramm erklären oder eine knappe Zusammenfassung darstellen. Lassen Sie Folien weg, deren Bedeutung vollständig vom ursprünglichen Erzählzusammenhang abhängt.

Verwenden Sie bei der Auswahl diese Kriterien:

  • Wiederverwendbare Struktur: Können Sie den Zweck der Folie beschreiben, ohne ihre alte Präsentation zu erwähnen?
  • Bearbeitbare Inhalte: Können Sie den relevanten Text, die Werte und Grafiken ersetzen?
  • Eigenständiger Nutzen: Bietet sie eine nützliche Struktur, die noch nicht in der Bibliothek enthalten ist?
  • Überschaubare Abhängigkeiten: Wenn sie benachbarte Folien benötigt, können Sie diese Abfolge zusammenhalten?

Behalten Sie beispielsweise eine klare Folie zu einem „Prozess in drei Phasen“ statt mehrerer fast identischer Versionen mit unterschiedlichem Wortlaut. Behalten Sie eine zweite Version nur, wenn sie einen anderen Bedarf erfüllt, etwa deutlich längere Phasenbeschreibungen aufnehmen kann. Dies ist eine manuelle Auswahlregel und keine automatische Funktion zum Entfernen von Duplikaten.

Ausgewählte Folien in die Bibliothek übernehmen

Öffnen Sie die alte Präsentation und die Bibliothekspräsentation gleichzeitig. Wählen Sie in jedem Fenster im Menü Darstellung der Symbolleiste Navigator, falls die Folienminiaturen ausgeblendet sind. In der Navigator-Darstellung können Sie Folien auswählen, bearbeiten, neu anordnen und löschen. Die Arbeitsdarstellung in Keynote auf dem Mac ändern.

Wählen Sie in der alten Präsentation eine nützliche Folienminiatur aus und ziehen Sie sie in den Foliennavigator der Bibliothek. Apple beschreibt dieses Vorgehen zum Einfügen von Folien aus einer anderen Präsentation. Beginnen Sie mit einer repräsentativen Folie, damit Sie das Ergebnis prüfen können, bevor Sie eine größere Auswahl übernehmen. Folien in Keynote auf dem Mac hinzufügen oder löschen.

Prüfen Sie die eingefügte Folie in der normalen Bearbeitungsgröße. Kontrollieren Sie, ob der Text hineinpasst, die Anordnung mit den Abmessungen der Bibliothek funktioniert und die Elemente, die Sie voraussichtlich ändern, bearbeitbar sind. Wenn die Folie Teil einer Abfolge ist, übernehmen Sie auch die zugehörigen Folien. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Folie durch ihre Aufnahme in die Bibliothek für jede Zielpräsentation geeignet ist.

Bereiten Sie die Bibliotheksversion mit neutralen Beispielinhalten vor: „Option A“, „Option B“, „Erste Phase“ oder einfachen geometrischen Formen. Verwenden Sie ausreichend realistische Textlängen, um die Kapazität des Layouts zu zeigen. Eine Vergleichsfolie mit nur zwei kurzen Wörtern sagt wenig darüber aus, ob längere Bezeichnungen hineinpassen.

Folien zum Durchsehen und Suchen organisieren

Erstellen Sie einige Kategorietrennfolien, etwa Vergleiche, Prozesse und Zusammenfassungen. Platzieren Sie die passenden Folien hinter dem jeweiligen Trenner. Es handelt sich um normale Folien, deren Titel sichtbare Kategorienamen bilden. So gestalten Sie die Navigation durch die Sammlung.

Um eine Kategorie zu gruppieren, wählen Sie im Navigator die Folien unter ihrem Trenner aus und ziehen Sie sie nach rechts, bis links eine Linie erscheint. Keynote gruppiert Folien durch Einrücken, sodass Gruppen gemeinsam verschoben und eingeklappt werden können. Um die Gruppierung aufzuheben, ziehen Sie die Folien nach links, bis sie nicht mehr eingerückt sind. Apple erlaubt bis zu sechs Einrückungsebenen, wobei zwischen aufeinanderfolgenden Folien nur eine Ebene Unterschied zulässig ist. Für eine einfache Bibliothek reicht normalerweise eine Ebene. Folien in Keynote auf dem Mac gruppieren oder Gruppierungen aufheben.

Wählen Sie in der Symbolleiste Darstellung > Leuchttisch, um die Folien visuell durchzusehen. Ziehen Sie Miniaturen, um sie neu anzuordnen, passen Sie ihre Größe mit dem Schieberegler unten rechts an und doppelklicken Sie auf eine Miniatur, um sie zu bearbeiten. Wenn eine erwartete Folie fehlt, prüfen Sie, ob Übersprungene Folien ausblenden aktiviert ist. Die Arbeitsdarstellung in Keynote auf dem Mac ändern.

Ergänzen Sie Hinweise zum Auffinden über Darstellung > Präsentatornotizen einblenden. Wählen Sie eine Folie aus und geben Sie Text in den Notizenbereich darunter ein. Apple dokumentiert, dass Präsentatornotizen nicht auf der Folie erscheinen. Sie eignen sich daher, um Hinweise zur Wiederverwendung festzuhalten, ohne das Design zu überladen. Präsentatornotizen in Keynote auf dem Mac hinzufügen und anzeigen.

Verwenden Sie ein einheitliches Notizformat. Dieser beispielhafte Eintrag enthält eine stabile Kennung und eine praktische Checkliste zur Bearbeitung:

  • ID: PROCESS-03
  • Zweck: Drei aufeinanderfolgende Phasen erklären.
  • Schlüsselwörter: Prozess, Abfolge, drei Phasen, horizontal.
  • Ersetzen: Phasenbezeichnungen, Beschreibungen und Beispielformen.
  • Quelle: Beispiel-Workshop.key, ursprünglich Folie 8.
  • Verwenden mit: PROCESS-04, wenn eine Detailfolie benötigt wird.

Behalten Sie die Kennung bei, auch wenn sich die Position der Folie ändert. Eine Foliennummer allein ist nach einer Neuordnung keine verlässliche Referenz mehr. Betrachten Sie diese Kennungen und Schlüsselwörter als Ihre eigene Namenskonvention. Es handelt sich um einfachen Text und nicht um ein spezielles Schlagwortsystem in Keynote.

Drücken Sie Befehl-F, geben Sie eine Kennung oder ein Schlüsselwort ein und verwenden Sie die Pfeile, um zwischen den Treffern zu wechseln. Apple gibt an, dass Keynote neben Folieninhalten auch Präsentatornotizen und übersprungene Folien durchsucht. Einheitliche Notizen bieten somit eine nützliche Möglichkeit, Inhalte in der geöffneten Bibliothek zu finden. Text in Keynote auf dem Mac suchen und ersetzen.

Eine Folie wiederverwenden und am Zielort prüfen

Öffnen Sie die Bibliothek neben der neuen Präsentation. Suchen Sie das gewünschte Element visuell oder über seine Notizen und ziehen Sie die Miniatur mit Apples dokumentierter Methode zum Einfügen zwischen Präsentationen in den Foliennavigator des Zieldokuments. Nehmen Sie die präsentationsspezifischen Änderungen im Zieldokument vor. Folien in Keynote auf dem Mac hinzufügen oder löschen.

Prüfen Sie vor dem Abschluss der wiederverwendeten Folie Folgendes:

  1. Ersetzen Sie alle Beispielbezeichnungen, Werte und Anweisungen aus dem Bibliotheksbeispiel.
  2. Prüfen Sie am Zielort Textumbrüche, Objektausrichtung und Folienränder.
  3. Überprüfen Sie Animationen, Übergänge und benachbarte Folien bei der Wiedergabe.
  4. Prüfen Sie die Präsentatornotizen und aktualisieren Sie nicht mehr zutreffende Anweisungen.
  5. Vergewissern Sie sich, dass eine Erklärung über mehrere Folien weiterhin die erforderliche Reihenfolge und den passenden Kontext hat.

Betrachten Sie das Einfügen als Schritt zur Wiederverwendung und prüfen Sie die Zielpräsentation anschließend separat. Die genannten Einfügeanweisungen beschreiben kein verknüpftes Foliensystem, das spätere Änderungen in der Bibliothek auf andere Präsentationen überträgt. Nutzen Sie die Bibliothek als Quelle für künftige Wiederverwendungen, statt davon auszugehen, dass sie bereits zusammengestellte Präsentationen aktualisiert.

Layouts nur dann verwenden, wenn die Anordnung zu einer Vorlage werden soll

Wenn Sie wiederholt dieselbe Anordnung neu erstellen, können Sie separat ein Folienlayout vorbereiten. Apple erklärt, dass gewöhnliche Änderungen an einer Folie das zugrunde liegende Layout unverändert lassen. Apple weist außerdem darauf hin, dass Objekte, die einem Layout hinzugefügt werden, zu Hintergrundelementen werden, die sich in der Präsentation nicht bearbeiten lassen, sofern Sie sie nicht als Platzhalter festlegen. Folienlayouts in Keynote auf dem Mac hinzufügen und bearbeiten.

Wählen Sie für diese optionale Verfeinerung Darstellung > Folienlayouts bearbeiten, wählen Sie ein Layout aus und fügen Sie das benötigte Text- oder Medienobjekt hinzu. Wählen Sie das Objekt aus, öffnen Sie Format > Stil und wählen Sie je nach Bedarf Als Textplatzhalter definieren oder Als Medienplatzhalter definieren. Klicken Sie abschließend auf Fertig. Behalten Sie diesen Unterschied im Hinterkopf, wenn sich ein Element auf einer normalen Folie nicht bearbeiten lässt. Folienlayouts in Keynote auf dem Mac hinzufügen und bearbeiten.

Wenn die Layouts vorbereitet sind, bietet Ablage > Thema sichern die Optionen Zur Themenauswahl hinzufügen oder Sichern. Verwenden Sie diese Funktion für wiederkehrende Designstrukturen und behalten Sie die Bibliothekspräsentation für fertige, wiederverwendbare Beispiele. Keynote-Themen auf dem Mac erstellen und verwalten.

Die Sammlung mit ihrem Wachstum nützlich halten

Verbessern Sie nach der Verwendung eines Elements die zugehörigen Bibliotheksnotizen, wenn Sie eine wiederkehrende Anpassung entdeckt haben. Vergleichen Sie den Zweck einer neuen Variante mit den vorhandenen Einträgen, bevor Sie sie hinzufügen. Behalten Sie unterschiedliche Strukturen bei, ersetzen Sie schwächere Beispiele gezielt und vermeiden Sie, dass die Bibliothek zu einem weiteren ungefilterten Archiv wird.

Wenn Sie später mehrere Bibliotheken verwalten, kann ein optionales Pages-Dokument als manueller Katalog mit den Spalten ID, Zweck, Bibliotheksdateiname und Ersetzungshinweise dienen. Klicken Sie in einem geöffneten Pages-Dokument an die Stelle, an der die Tabelle erscheinen soll, klicken Sie in der Symbolleiste auf Tabelle einfügen, wählen Sie Tabellen und anschließend einen Stil aus. Klicken Sie auf Zellen, um den Katalogtext einzugeben. Apple dokumentiert diese Tabellensteuerelemente. Die Katalogstruktur ist eine Empfehlung und muss manuell gepflegt werden. Eine Tabelle in Pages auf dem Mac hinzufügen oder löschen.

Beenden Sie die erste Sitzung mit einer kleinen, einsatzbereiten Sammlung: einigen unterschiedlichen Folien, klaren Gruppen, durchsuchbaren Notizen und einer erfolgreichen Übernahme in eine neue Präsentation. Erweitern Sie die Sammlung, wenn eine weitere Folie einen Platz verdient. Das Ziel ist, die passende Struktur zu finden, zu erkennen, was geändert werden muss, und sie sicher anzupassen.

Quellen