在 Mac 上创建可重复使用的幻灯片库：将选定的幻灯片收集到专用的 Keynote 演示文稿中，按组整理，并添加可搜索的备注。将可编辑的幻灯片保留在库中，然后把需要的幻灯片插入每个新演示文稿。

本工作流程适用于已经有多份 Keynote 演示文稿，并希望重复使用有用的图表、对比内容和幻灯片结构的 Mac 用户。这个库是由你自行整理的演示文稿。Apple 介绍了相关的基本操作——在演示文稿之间移动幻灯片、浏览缩略图、将幻灯片分组，以及搜索备注——但下面的组织方案是编辑建议。

为可重复使用的幻灯片选择合适的容器

如果你想保留已完成的幻灯片，以便日后修改，可使用普通的 Keynote 演示文稿。Apple 介绍的插入现有幻灯片的方法是：打开两份演示文稿，然后将选定的幻灯片缩略图从一份演示文稿的幻灯片导航器拖到另一份中。因此，专门的幻灯片库演示文稿是完成此任务的实用容器。在 Mac 上的 Keynote 中添加或删除幻灯片。

自定义主题用途不同：它用于保存可重复使用的幻灯片布局。Apple 明确说明，只有对幻灯片布局所做的更改才会保存到新主题中。因此，将旧演示文稿保存为主题，并不会把其中已完成的幻灯片收集到一个可重复使用的幻灯片集中。在 Mac 上创建和管理 Keynote 主题。

根据你希望重复使用的内容，选择容器：

希望重复使用的内容 建议使用的容器 需要准备的内容
现有图表或完整的对比幻灯片 幻灯片库演示文稿 可编辑的幻灯片，并附有清晰的替换说明
用于讲解某个流程的一小组幻灯片 幻灯片库演示文稿中的分组 完整的幻灯片序列及其预期顺序
经常使用的标题和图片排布方式 幻灯片布局，可选择保存到自定义主题中 可编辑的占位符和一致的格式
用于标明某项内容位于哪个库中的清单 可选的 Pages 目录 手动维护的文件名和幻灯片标识符

先从一个库和几个有用的类别开始。如果按幻灯片尺寸或设计需求明显不同来拆分库，会让选择更方便，那就分别创建库。你不必先把所有旧演示文稿合并起来，才能开始重复使用幻灯片。

创建库并挑选值得保留的内容

在 Keynote 中，选择 文件 > 新建，然后双击合适的主题。用描述性名称保存演示文稿，例如 可重复使用的幻灯片 — 宽屏。Apple 介绍了通过 文件 > 存储 选择主题并保存新演示文稿的操作。在 Mac 上的 Keynote 中创建演示文稿。

为库选择一个固定文件夹。首次存储时，输入名称，在 位置 菜单中选择存储位置，然后点按 存储。Keynote 会自动保存后续更改，因此请谨慎修改库。在整理库的过程中，将原始演示文稿保留作参考。在 Mac 上存储并命名 Keynote 演示文稿。

在导入大量幻灯片前，确认预期的幻灯片尺寸。打开 文稿 侧边栏，使用 幻灯片大小 下方的菜单；通过 自定幻灯片大小 可以输入尺寸。Apple 提醒，与他人共享的演示文稿无法更改幻灯片大小。对于最初的个人库，请在整理内容前确定尺寸。在 Mac 上更改 Keynote 中的幻灯片大小。

每次检查一份旧演示文稿。如果某张幻灯片的结构能用于其他常见演示任务，就将它保留下来：比较两个选项、展示三个阶段、解释图表，或呈现简明摘要。如果幻灯片的含义完全依赖原演示文稿的上下文，就不要保留。

按以下标准筛选：

  • 结构可复用： 不提及原演示文稿，你能否描述这张幻灯片的用途？
  • 内容可编辑： 你能否替换相关文本、数值和图形？
  • 有独特价值： 它是否提供了库中尚未包含的有用结构？
  • 依赖项易管理： 如果它需要相邻的幻灯片，你能否将整个序列一起保留？

例如，保留一张清晰的“三阶段流程”幻灯片，而不是保留几张措辞不同、几乎完全相同的版本。只有当第二个版本能满足不同需求时才保留，例如它能容纳长得多的阶段说明。这是一条手动筛选规则，不是自动删除重复内容的功能。

将选定的幻灯片导入库中

同时打开旧演示文稿和幻灯片库演示文稿。在每个窗口中，使用工具栏的 显示 菜单选择 导航器，以显示幻灯片缩略图。导航器视图支持选择、编辑、重新排列和删除幻灯片。在 Mac 上的 Keynote 中更改工作视图。

在旧演示文稿中选择有用的幻灯片缩略图，然后将它拖到库的幻灯片导航器中。Apple 介绍了从其他演示文稿插入幻灯片的这一操作。先导入一张有代表性的幻灯片，检查结果后再导入更多内容。在 Mac 上的 Keynote 中添加或删除幻灯片。

以正常编辑尺寸检查插入的幻灯片。确认文本没有溢出、布局适合库的尺寸，并且你预计要更改的对象可以编辑。如果幻灯片依赖一个序列，也将相关幻灯片一并收集。不要以为把幻灯片放进库中，它就能直接用于每一份目标演示文稿。

为库中的版本准备中性的示例内容，例如“选项 A”“选项 B”“第一阶段”，或简单的几何图形。保留足够长的真实文本，以展示布局可容纳多少内容。对比幻灯片如果只包含两个很短的词，就无法体现较长的标签能否放得下。

让幻灯片既方便浏览，也方便搜索

创建几个类别分隔页，例如 对比、流程 和 摘要。将相关幻灯片放在对应分隔页之后。这些都是普通幻灯片，其标题用于显示类别名称；你是在为这个内容集设计导航方式。

若要将幻灯片分组，请在导航器中选择分隔页下方的幻灯片，然后向右拖动，直到左侧出现一条线。Keynote 根据缩进对幻灯片分组，组内幻灯片可一起移动，也可以折叠。若要取消分组，请向左拖动，直到它们不再缩进。Apple 支持最多六级缩进，相邻幻灯片之间只能相差一级；简单的库通常只需要一级。在 Mac 上的 Keynote 中将幻灯片分组或取消分组。

若要以视觉方式浏览，请从工具栏中选择 显示 > 光桌。拖动缩略图可调整顺序，使用右下角的滑块调整缩略图大小，双击缩略图可进行编辑。如果找不到预期的幻灯片，请检查是否选中了 隐藏跳过的幻灯片。在 Mac 上的 Keynote 中更改工作视图。

通过 显示 > 显示演示者备注 添加检索信息。选择一张幻灯片，然后在其下方的备注区域输入内容。Apple 说明，演示者备注不会出现在幻灯片上，因此可用于记录重复使用说明，而不会让设计显得拥挤。在 Mac 上的 Keynote 中添加和查看演示者备注。

使用一致的备注格式。以下示例同时提供了稳定的标识符和实用的编辑清单：

  • ID： PROCESS-03
  • 用途： 讲解三个依次进行的阶段。
  • 关键词： 流程、顺序、三个阶段、水平。
  • 替换内容： 阶段标签、说明和示例形状。
  • 来源： Example Workshop.key，原为第 8 张幻灯片。
  • 配合使用： 需要详细说明时，搭配 PROCESS-04。

即使幻灯片位置发生变化，也要保持标识符稳定。重新排列后，单靠幻灯片编号就不再是可靠的参考方式。请把这些标识符和关键词视为你自己的命名规则；它们只是纯文本，并非 Keynote 特有的标签系统。

按下 Command-F，输入标识符或关键词，然后使用箭头在匹配项之间移动。Apple 表示，Keynote 还会搜索演示者备注、跳过的幻灯片以及幻灯片内容。因此，在打开的库中，使用一致的备注是一种实用的检索方法。在 Mac 上的 Keynote 中查找和替换文本。

重复使用幻灯片并检查它在目标演示文稿中的效果

在新演示文稿旁边打开幻灯片库。通过视觉浏览或搜索备注找到所需内容，然后按照 Apple 介绍的跨演示文稿插入方法，将该幻灯片的缩略图拖到目标演示文稿的幻灯片导航器中。在目标演示文稿中进行针对具体内容的修改。在 Mac 上的 Keynote 中添加或删除幻灯片。

在确认重复使用的幻灯片已经完成之前，请检查以下事项：

  1. 替换所有属于库中示例的标签、数值和说明。
  2. 按目标尺寸检查文本换行、对象对齐和幻灯片边缘。
  3. 在播放时检查动画、转场效果和相邻幻灯片。
  4. 检查演示者备注，并更新已不再适用的说明。
  5. 确认多张幻灯片组成的说明仍保持必要的顺序和上下文。

将插入视为重复使用流程中的一个步骤，并单独检查目标演示文稿。引用的插入说明并未介绍一种可将之后对库所做的修改同步到其他演示文稿中的关联幻灯片系统。将库维护为今后重复使用的内容源，不要指望它能更新已经整理好的演示文稿。

只有当排布需要成为模板时才使用布局

如果你反复重建相同的排布，可以考虑单独准备一个幻灯片布局。Apple 说明，对普通幻灯片所做的常规修改不会改变其底层布局。Apple 还提醒，添加到布局中的对象会成为背景元素；除非将它们定义为占位符，否则无法在演示文稿中编辑。在 Mac 上添加和编辑幻灯片布局。

如果要进一步优化，请选择 显示 > 编辑幻灯片布局，选择一个布局，然后添加所需的文本或媒体对象。选择该对象，打开 格式 > 样式，并根据需要选择 定义为文本占位符 或 定义为媒体占位符。完成后点按 完成。如果在普通幻灯片上遇到无法编辑的元素，请记住这一区别。在 Mac 上添加和编辑幻灯片布局。

布局准备好后，在 文件 > 存储主题 中可选择 添加到主题选择器 或 存储。将其用于反复出现的设计结构，同时继续用幻灯片库演示文稿保存已完成、可重复使用的示例。在 Mac 上创建和管理 Keynote 主题。

让内容集随着扩展继续保持实用

使用某项内容后，如果发现需要经常调整，就完善库中的备注。添加新变体前，先将其用途与现有条目比较。保留各不相同的结构，有计划地替换较弱的示例，避免让这个库变成另一个未经筛选的档案库。

如果最终维护多个库，可以选择用 Pages 文稿建立手动目录，设置 ID、用途、库文件名 和 替换备注 等列。在打开的 Pages 文稿中，点按表格应出现的位置，再点按工具栏中的 插入表格 按钮，选择 表格，然后选取一种样式。点按单元格以输入目录内容。Apple 介绍了这些表格控件；目录结构是建议采用的规则，需要手动维护。在 Mac 上添加或删除 Pages 表格。

首次整理时，以一个小而实用的内容集收尾：几张各具特色的幻灯片、清晰的分组、可搜索的备注，以及成功将一张幻灯片插入新演示文稿。等有新幻灯片值得收入时再扩充。实用的结果是，你能找到合适的结构、弄清需要修改的内容，并有把握地进行调整。

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