Utwórz na Macu bibliotekę slajdów wielokrotnego użytku, gromadząc wybrane slajdy w osobnej prezentacji Keynote, porządkując je w grupy i dodając notatki, które można przeszukiwać. Przechowuj tam edytowalne slajdy, a następnie wstawiaj potrzebne do każdej nowej prezentacji.

Ten sposób pracy jest przeznaczony dla użytkowników Maca, którzy mają już kilka prezentacji Keynote i chcą ponownie wykorzystywać przydatne diagramy, porównania oraz układy slajdów. Bibliotekę tworzysz i porządkujesz samodzielnie jako prezentację. Apple opisuje podstawowe czynności — przenoszenie slajdów między prezentacjami, przeglądanie miniatur, grupowanie slajdów i przeszukiwanie notatek — ale przedstawiony poniżej sposób organizacji to zalecenie redakcyjne.

Wybierz odpowiedni pojemnik na slajdy wielokrotnego użytku

Użyj zwykłej prezentacji Keynote, jeśli chcesz zachować gotowe slajdy do późniejszego dostosowania. Opisana przez Apple metoda wstawiania istniejących slajdów polega na otwarciu obu prezentacji i przeciągnięciu wybranych miniatur slajdów z jednego nawigatora slajdów do drugiego. Dlatego osobna prezentacja biblioteczna to praktyczne miejsce do przechowywania slajdów. Dodawanie i usuwanie slajdów w aplikacji Keynote na Macu.

Motyw niestandardowy służy do czegoś innego: zachowywania wielokrotnego użytku układów slajdów. Apple wyraźnie informuje, że w nowym motywie zapisywane są tylko zmiany wprowadzone w układach slajdów. Zapisanie starej prezentacji jako motywu nie gromadzi więc gotowych slajdów w kolekcji do ponownego wykorzystania. Tworzenie motywów Keynote i zarządzanie nimi na Macu.

Wybierz pojemnik, zastanawiając się, co chcesz ponownie wykorzystywać:

Co chcesz ponownie wykorzystać Zalecany pojemnik Co przygotować
Istniejący diagram lub kompletny slajd porównawczy Prezentacja biblioteczna Edytowalny slajd z jasnymi instrukcjami dotyczącymi podmiany treści
Krótka sekwencja objaśniająca proces Grupa w prezentacji bibliotecznej Całą sekwencję w odpowiedniej kolejności
Powtarzający się układ tytułów i obrazów Układ slajdu, opcjonalnie zapisany w motywie niestandardowym Edytowalne symbole zastępcze i spójne formatowanie
Lista wskazująca, w której bibliotece znajduje się dany element Opcjonalny katalog w Pages Ręcznie aktualizowane nazwy plików i identyfikatory slajdów

Zacznij od jednej biblioteki i kilku przydatnych kategorii. Gdy ułatwi to wybór slajdów, utwórz osobne biblioteki dla różnych rozmiarów slajdów lub znacznie odmiennych potrzeb projektowych. Nie musisz scalać wszystkich starych prezentacji, zanim zaczniesz ponownie wykorzystywać slajdy.

Utwórz bibliotekę i wybierz wartościowe materiały

W Keynote wybierz Plik > Nowy, a następnie kliknij dwukrotnie odpowiedni motyw. Zapisz prezentację pod opisową nazwą, taką jak Slajdy do ponownego wykorzystania — panoramiczne. Apple opisuje wybór motywu i zapisywanie nowej prezentacji za pomocą polecenia Plik > Zachowaj. Tworzenie prezentacji w aplikacji Keynote na Macu.

Wybierz znany folder, w którym będzie przechowywana biblioteka. Przy pierwszym zapisie wpisz jej nazwę, wybierz miejsce z menu Gdzie, a następnie kliknij Zachowaj. Keynote automatycznie zapisuje kolejne zmiany, dlatego edytuj bibliotekę świadomie. Podczas tworzenia kolekcji zachowaj oryginalne prezentacje jako materiały referencyjne. Zapisywanie i nadawanie nazwy prezentacji Keynote na Macu.

Przed zaimportowaniem wielu slajdów sprawdź ich docelowy rozmiar. Otwórz pasek boczny Dokument i użyj menu pod pozycją Rozmiar slajdu; opcja Niestandardowy rozmiar slajdu pozwala wprowadzić wymiary. Apple informuje, że nie można zmienić rozmiaru slajdów w prezentacji udostępnianej innym osobom. Jeśli tworzysz prywatną bibliotekę, ustal jej rozmiar przed ułożeniem kolekcji. Zmiana rozmiaru slajdów w aplikacji Keynote na Macu.

Przeglądaj po jednej starej prezentacji naraz. Zachowaj slajd, jeśli jego układ przyda się w innym typowym zadaniu prezentacyjnym: porównywaniu dwóch opcji, przedstawianiu trzech etapów, objaśnianiu diagramu lub wyświetlaniu zwięzłego podsumowania. Odrzuć slajdy, których znaczenie zależy wyłącznie od pierwotnego kontekstu prezentacji.

Przy wyborze zastosuj następujące kryteria:

  • Przydatny układ: Czy potrafisz opisać cel slajdu bez odwoływania się do jego poprzedniej prezentacji?
  • Edytowalna zawartość: Czy możesz podmienić odpowiedni tekst, wartości i grafiki?
  • Unikatowa wartość: Czy oferuje przydatny układ, którego jeszcze nie ma w bibliotece?
  • Łatwe do opanowania zależności: Jeśli potrzebuje sąsiednich slajdów, czy możesz zachować całą sekwencję?

Na przykład zachowaj jeden czytelny slajd „trzyetapowy proces” zamiast kilku niemal identycznych wersji z innym tekstem. Drugą wersję pozostaw tylko wtedy, gdy odpowiada na inną potrzebę, na przykład mieści znacznie dłuższe opisy etapów. To ręczna zasada wyboru, a nie automatyczna funkcja usuwania duplikatów.

Przenieś wybrane slajdy do biblioteki

Otwórz jednocześnie starą prezentację i bibliotekę. W każdym oknie użyj menu paska narzędzi Widok i wybierz Nawigator, jeśli miniatury slajdów są ukryte. Widok Nawigatora umożliwia zaznaczanie, edytowanie, zmienianie kolejności i usuwanie slajdów. Zmiana widoku roboczego w aplikacji Keynote na Macu.

Zaznacz miniaturę przydatnego slajdu w starej prezentacji, a następnie przeciągnij ją do nawigatora slajdów w bibliotece. Apple opisuje tę procedurę jako sposób wstawiania slajdów z innej prezentacji. Zacznij od jednego reprezentatywnego slajdu, żeby sprawdzić efekt przed przeniesieniem większej liczby. Dodawanie i usuwanie slajdów w aplikacji Keynote na Macu.

Obejrzyj wstawiony slajd w zwykłym widoku edycji. Sprawdź, czy tekst się mieści, układ pasuje do wymiarów biblioteki i czy obiekty, które chcesz zmieniać, są edytowalne. Jeśli slajd zależy od sekwencji, przenieś także slajdy uzupełniające. Nie zakładaj, że umieszczenie slajdu w bibliotece oznacza, że będzie gotowy do użycia w każdej prezentacji docelowej.

Przygotuj wersję biblioteczną z neutralną przykładową zawartością: „Opcja A”, „Opcja B”, „Etap pierwszy” lub prostymi kształtami geometrycznymi. Zostaw odpowiednio długi tekst, aby pokazać możliwości układu. Slajd porównawczy zawierający tylko dwa krótkie słowa niewiele mówi o tym, czy zmieszczą się na nim dłuższe etykiety.

Uporządkuj slajdy, by łatwo je przeglądać i wyszukiwać

Utwórz kilka slajdów rozdzielających kategorie, takich jak Porównania, Procesy i Podsumowania. Umieść powiązane slajdy za odpowiednim separatorem. To zwykłe slajdy, których tytuły pełnią funkcję widocznych etykiet kategorii; w ten sposób tworzysz nawigację po kolekcji.

Aby zgrupować kategorię, zaznacz slajdy znajdujące się pod jej separatorem w nawigatorze i przeciągnij je w prawo, aż po lewej stronie pojawi się linia. Keynote grupuje slajdy za pomocą wcięć, dzięki czemu można przenosić i zwijać całe grupy. Aby rozgrupować slajdy, przeciągnij je w lewo, aż przestaną być wcięte. Apple umożliwia zastosowanie do sześciu poziomów wcięć, przy czym kolejne slajdy mogą różnić się tylko o jeden poziom; w prostej bibliotece zwykle wystarczy jeden poziom. Grupowanie i rozgrupowywanie slajdów w aplikacji Keynote na Macu.

Aby przeglądać slajdy wizualnie, wybierz na pasku narzędzi Widok > Stół podświetlany. Przeciągaj miniatury, by zmieniać ich kolejność, dostosuj ich rozmiar suwakiem w prawym dolnym rogu i kliknij dwukrotnie miniaturę, aby ją edytować. Jeśli nie widzisz oczekiwanego slajdu, sprawdź, czy zaznaczono opcję Ukryj pominięte slajdy. Zmiana widoku roboczego w aplikacji Keynote na Macu.

Dodaj informacje ułatwiające późniejsze odnalezienie slajdu za pomocą opcji Widok > Pokaż notatki prezentera. Zaznacz slajd i wpisz tekst w obszarze notatek poniżej. Apple informuje, że notatki prezentera nie są wyświetlane na slajdzie, więc można w nich zapisać instrukcje dotyczące ponownego wykorzystania bez zagracania projektu. Dodawanie i wyświetlanie notatek prezentera w aplikacji Keynote na Macu.

Stosuj stały układ notatek. Poniższy przykładowy wpis zawiera zarówno niezmienny identyfikator, jak i praktyczną listę zmian do wprowadzenia:

  • ID: PROCESS-03
  • Cel: Przedstawienie trzech kolejnych etapów.
  • Słowa kluczowe: proces, sekwencja, trzy etapy, poziomo.
  • Do podmiany: Etykiety etapów, opisy i przykładowe kształty.
  • Źródło: Example Workshop.key, pierwotnie slajd 8.
  • Użyj razem z: PROCESS-04, jeśli potrzebny jest slajd ze szczegółami.

Identyfikator powinien pozostać niezmienny, nawet jeśli slajd zmieni pozycję. Sam numer slajdu staje się nieprzydatny po zmianie kolejności. Traktuj te identyfikatory i słowa kluczowe jako własny system nazewnictwa; to zwykły tekst, a nie specjalny system tagów w Keynote.

Naciśnij Command-F, wpisz identyfikator lub słowo kluczowe, a następnie użyj strzałek, aby przechodzić między wynikami. Apple informuje, że Keynote przeszukuje notatki prezentera i pominięte slajdy, a także zawartość slajdów. Dzięki spójnym notatkom można łatwo znaleźć odpowiedni element w otwartej bibliotece. Znajdowanie i zastępowanie tekstu w aplikacji Keynote na Macu.

Ponownie wykorzystaj slajd i sprawdź go w prezentacji docelowej

Otwórz bibliotekę obok nowej prezentacji. Znajdź potrzebny element wzrokowo lub za pomocą notatek, a następnie przeciągnij jego miniaturę do nawigatora slajdów w prezentacji docelowej, korzystając z opisanej przez Apple metody wstawiania między prezentacjami. Wprowadź zmiany specyficzne dla prezentacji docelowej. Dodawanie i usuwanie slajdów w aplikacji Keynote na Macu.

Zanim uznasz ponownie wykorzystany slajd za gotowy, sprawdź następujące kwestie:

  1. Zastąp wszystkie przykładowe etykiety, wartości i instrukcje odnoszące się do przykładu w bibliotece.
  2. Sprawdź zawijanie tekstu, wyrównanie obiektów i krawędzie slajdu w docelowym rozmiarze.
  3. Obejrzyj animacje, przejścia i sąsiednie slajdy podczas odtwarzania prezentacji.
  4. Sprawdź notatki prezentera i zaktualizuj nieaktualne instrukcje.
  5. Upewnij się, że objaśnienie składające się z kilku slajdów nadal ma właściwą kolejność i kontekst.

Traktuj wstawienie slajdu jako etap ponownego wykorzystania, po którym następuje osobny przegląd prezentacji docelowej. Przytoczone instrukcje wstawiania nie opisują systemu połączonych slajdów, który przenosiłby późniejsze zmiany z biblioteki do innych prezentacji. Traktuj bibliotekę jako źródło slajdów do przyszłego wykorzystania, zamiast zakładać, że zaktualizuje już przygotowane prezentacje.

Używaj układów tylko wtedy, gdy chcesz zamienić kompozycję w szablon

Jeśli wielokrotnie tworzysz ten sam układ, rozważ osobne przygotowanie układu slajdu. Apple wyjaśnia, że zwykłe zmiany wprowadzane na slajdzie nie zmieniają jego podstawowego układu. Informuje również, że obiekty dodane do układu stają się elementami tła, których nie można edytować w prezentacji, chyba że zostaną zdefiniowane jako symbole zastępcze. Dodawanie i edytowanie układów slajdów w aplikacji Keynote na Macu.

Aby skorzystać z tej opcjonalnej możliwości, wybierz Widok > Edycja układów slajdów, zaznacz układ i dodaj potrzebny obiekt tekstowy lub multimedialny. Zaznacz obiekt, otwórz Format > Styl i, zależnie od potrzeb, wybierz Zdefiniuj jako symbol zastępczy tekstu lub Zdefiniuj jako symbol zastępczy multimediów. Po zakończeniu kliknij Gotowe. Pamiętaj o tej różnicy, gdy próbujesz ustalić, dlaczego elementu na zwykłym slajdzie nie można edytować. Dodawanie i edytowanie układów slajdów w aplikacji Keynote na Macu.

Po przygotowaniu układów polecenie Plik > Zachowaj motyw oferuje opcje Dodaj do wyboru motywów lub Zachowaj. Używaj tej funkcji w przypadku powtarzających się układów graficznych, a gotowe slajdy do ponownego wykorzystania zachowuj w prezentacji bibliotecznej. Tworzenie motywów Keynote i zarządzanie nimi na Macu.

Dbaj o przydatność rosnącej kolekcji

Po użyciu elementu uzupełnij jego notatki w bibliotece, jeśli zauważysz powtarzającą się potrzebę wprowadzania zmian. Zanim dodasz kolejną wersję, porównaj jej przeznaczenie z istniejącymi elementami. Zachowuj odmienne układy, świadomie zastępuj słabsze przykłady i nie zamieniaj biblioteki w kolejne nieuporządkowane archiwum.

Jeśli z czasem będziesz prowadzić kilka bibliotek, opcjonalny dokument Pages może zawierać ręcznie aktualizowany katalog z kolumnami ID, Cel, Nazwa pliku biblioteki i Uwagi dotyczące podmiany. W otwartym dokumencie Pages kliknij miejsce, w którym ma się pojawić tabela, kliknij na pasku narzędzi przycisk Wstaw tabelę, wybierz Tabele, a następnie styl. Kliknij komórki, aby wpisać tekst katalogu. Apple opisuje te funkcje tabel; struktura katalogu jest zalecaną konwencją i wymaga ręcznej aktualizacji. Dodawanie i usuwanie tabeli w aplikacji Pages na Macu.

Pierwszą sesję zakończ z niewielką, użyteczną kolekcją: kilkoma różnymi slajdami, przejrzystymi grupami, notatkami umożliwiającymi wyszukiwanie i jednym udanym wstawieniem slajdu do nowej prezentacji. Rozbudowuj bibliotekę, gdy znajdziesz slajd, który warto dodać. Przydatna biblioteka pozwala znaleźć odpowiedni układ, zrozumieć, co trzeba zmienić, i z pewnością go dostosować.

Źródła