選んだスライドを専用のKeynoteプレゼンテーションに集め、グループに分けて検索できるメモを追加すれば、Macで再利用可能なスライドライブラリを作成できます。編集可能なスライドをそこに保管し、新しいデッキを作るたびに必要なものを挿入します。

このワークフローは、すでに複数のKeynoteプレゼンテーションを持っていて、役立つ図、比較スライド、スライド構成を再利用したいMacユーザー向けです。ライブラリは、自分で内容を選んで整えるプレゼンテーションです。Appleの説明では、プレゼンテーション間でのスライド移動、サムネールの表示、スライドのグループ化、メモの検索といった基本操作が紹介されていますが、以下の整理方法は編集上の提案です。

再利用するスライドに適した保存先を選ぶ

完成済みのスライドを後で調整して使いたい場合は、通常のKeynoteプレゼンテーションを使います。既存のスライドを挿入する方法としてAppleが説明しているのは、両方のプレゼンテーションを開き、一方のスライドナビゲータから選んだサムネールをもう一方へドラッグする方法です。そのため、この作業には専用のライブラリ用デッキが実用的な保存先になります。MacのKeynoteでスライドを追加または削除する。

カスタムテーマの用途は異なり、再利用可能なスライドレイアウトを保存するものです。Appleは、スライドレイアウトへの変更のみが新しいテーマに保存されると明記しています。そのため、古いプレゼンテーションをテーマとして保存しても、完成済みのスライドが再利用可能なスライド集として集められるわけではありません。MacのKeynoteでテーマを作成および管理する。

何を再利用したいかを考えて、保存先を選びます。

再利用したいもの おすすめの保存先 準備するもの
既存の図や完成した比較スライド ライブラリ用プレゼンテーション 差し替え箇所が明確な編集可能なスライド
プロセスを説明する短いスライドの連続 ライブラリ用プレゼンテーション内のグループ 一連のスライドと意図した順序
繰り返し使うタイトルや画像の配置 スライドレイアウト。必要に応じてカスタムテーマに保存 編集可能なプレースホルダと一貫した書式
項目がどのライブラリにあるかを示す一覧 任意のPagesカタログ 手動で管理するファイル名とスライド識別子

まずはライブラリを1つ作り、使いやすいカテゴリをいくつか用意します。スライドサイズやデザインの要件が大きく異なり、分けた方が選びやすい場合は、ライブラリを分割します。スライドの再利用を始める前に、古いデッキをすべて統合する必要はありません。

ライブラリを作成し、価値のある素材を選ぶ

Keynoteで**「ファイル」>「新規」を選び、適したテーマをダブルクリックします。「再利用スライド — ワイド」のような、内容が分かる名前でプレゼンテーションを保存します。Appleの説明では、テーマを選び、「ファイル」>「保存」**から新しいプレゼンテーションを保存します。MacのKeynoteでプレゼンテーションを作成する。

ライブラリを保存するフォルダを決めます。初めて保存するときは、名前を入力し、**「場所」メニューから保存先を選んで「保存」**をクリックします。Keynoteは以降の変更を自動保存するため、ライブラリの編集は意図的に行いましょう。コレクションを作る間は、元のデッキも参照用に残しておきます。MacのKeynoteでプレゼンテーションを保存して名前を付ける。

多くのスライドを取り込む前に、予定しているスライドサイズを確認します。**「書類」サイドバーを開き、「スライドサイズ」の下にあるメニューを使います。「カスタムスライドサイズ」**では寸法を入力できます。Appleによると、ほかの人と共有しているプレゼンテーションのスライドサイズは変更できません。個人用ライブラリを作り始めるときに、整理する前にサイズを決めておきましょう。MacのKeynoteでスライドサイズを変更する。

古いプレゼンテーションを1つずつ確認します。別の一般的なプレゼンテーション作業にも役立つ構成のスライドは残します。たとえば、2つの選択肢の比較、3段階の説明、図の解説、簡潔な要約などです。元のプレゼンテーションの前後の流れがなければ意味が通じないスライドは外します。

次の基準で選びます。

  • 再利用できる構成: 元のプレゼンテーションに触れずに、スライドの用途を説明できますか？
  • 編集可能な内容: 該当するテキスト、数値、図を差し替えられますか？
  • 独自の価値: ライブラリにまだない、有用な構成を提供していますか？
  • 依存関係の管理しやすさ: 前後のスライドが必要な場合、一連のスライドをまとめて保管できますか？

たとえば、文言だけが異なるほぼ同じスライドを何枚も残すのではなく、分かりやすい「3段階のプロセス」スライドを1枚残します。段階の説明がかなり長い場合にも使えるなど、別のニーズを満たす場合に限り、2つ目のバージョンも残します。これは手動で選ぶためのルールであり、自動で重複を削除する機能ではありません。

選んだスライドをライブラリに取り込む

古いプレゼンテーションとライブラリ用プレゼンテーションを同時に開きます。スライドのサムネールが表示されていない場合は、各ウインドウのツールバーにある**「表示」メニューから「ナビゲータ」**を選びます。ナビゲータ表示では、スライドの選択、編集、並べ替え、削除ができます。MacのKeynoteで作業表示を変更する。

古いデッキで使いたいスライドのサムネールを選び、ライブラリのスライドナビゲータにドラッグします。Appleは、別のプレゼンテーションからスライドを挿入する方法としてこの手順を説明しています。最初は代表的なスライドを1枚だけ取り込み、結果を確認してから、残りのスライドを追加しましょう。MacのKeynoteでスライドを追加または削除する。

挿入したスライドを通常の編集サイズで確認します。テキストが収まっているか、ライブラリのサイズでもレイアウトが適切か、変更したいオブジェクトを編集できるかを確認します。スライドが一連の流れに依存している場合は、関連するスライドも取り込みます。ライブラリに入れれば、どのプレゼンテーションでも使える状態になるとは限りません。

ライブラリ用のスライドは、ニュートラルなサンプル内容に整えます。「選択肢A」「選択肢B」「ステージ1」といったラベルや、単純な図形を使います。レイアウトに入る文字量が分かるよう、現実的な長さのテキストを残しておきます。短い単語が2つだけの比較スライドでは、長いラベルが収まるか判断できません。

閲覧と検索の両方を考えてスライドを整理する

**「比較」「プロセス」「要約」など、カテゴリを示すスライドをいくつか作ります。関連するスライドを各カテゴリの後に配置します。これらはタイトルでカテゴリを見分けられる通常のスライドです。コレクションのナビゲーションを自分で設計します。

カテゴリをグループ化するには、ナビゲータでカテゴリ見出しの下にあるスライドを選び、左側に線が表示されるまで右にドラッグします。Keynoteではインデントによってスライドがグループ化され、グループごと移動したり折りたたんだりできます。グループを解除するには、インデントがなくなるまで左にドラッグします。Appleによると、インデントは最大6段階まで設定でき、連続するスライド間で設定できる段階は1つです。シンプルなライブラリなら、通常は1段階で十分です。MacのKeynoteでスライドをグループ化またはグループ解除する。

サムネールを見ながら整理するには、ツールバーから**「表示」>「ライトテーブル」を選びます。サムネールをドラッグして並べ替え、右下のスライダでサイズを調整し、サムネールをダブルクリックして編集します。見つかるはずのスライドが表示されない場合は、「スキップしたスライドを隠す」**が選択されていないか確認します。MacのKeynoteで作業表示を変更する。

**「表示」>「発表者ノートを表示」**から、検索用の情報を追加します。スライドを選び、その下のノート欄に入力します。Appleの説明によると、発表者ノートはスライドには表示されません。デザインを詰め込まずに再利用時の手順を記録できるので便利です。MacのKeynoteで発表者ノートを追加および表示する。

一貫した形式でノートを記録します。以下の例では、変わらない識別子と実用的な編集チェックリストの両方を記載しています。

  • ID: PROCESS-03
  • 用途: 3つの連続した段階を説明する。
  • キーワード: プロセス、順序、3段階、横向き。
  • 差し替える内容: 段階のラベル、説明、例の図形。
  • 出典: Example Workshop.key、元のスライド8。
  • 併用するスライド: 詳細スライドが必要な場合はPROCESS-04。

スライドの位置が変わっても識別子は変えないようにします。並べ替えた後は、スライド番号だけでは参照しにくくなります。識別子やキーワードは、自分で決める命名規則として使います。Keynoteの特別なタグ機能ではなく、通常のテキストです。

Command-Fを押して識別子やキーワードを入力し、矢印で一致箇所を順に表示します。Appleによると、Keynoteはスライドの内容に加え、発表者ノートとスキップしたスライドも検索します。一貫したノートを付けておけば、開いているライブラリ内で項目を探すのに役立ちます。MacのKeynoteでテキストを検索および置換する。

スライドを再利用し、挿入先で確認する

ライブラリと新しいプレゼンテーションを同時に開きます。見た目やノートから必要な項目を見つけ、Appleが説明しているプレゼンテーション間の挿入方法で、サムネールを挿入先のスライドナビゲータにドラッグします。プレゼンテーション固有の編集は、挿入先で行います。MacのKeynoteでスライドを追加または削除する。

再利用したスライドを完成とする前に、次の点を確認します。

  1. ライブラリの例に属するサンプルのラベル、値、指示をすべて差し替える。
  2. 挿入先のサイズで、テキストの折り返し、オブジェクトの配置、スライドの端を確認する。
  3. 再生して、アニメーション、トランジション、前後のスライドを確認する。
  4. 発表者ノートを確認し、不要になった指示を更新する。
  5. 複数のスライドで説明する場合、必要な順序と文脈が保たれていることを確認する。

挿入は再利用の工程として扱い、挿入先では別途確認します。引用した挿入手順では、ライブラリの後の編集が別のデッキに反映されるリンク付きスライド機能は説明されていません。すでに作成済みのプレゼンテーションが更新されると想定せず、今後の再利用元としてライブラリを管理します。

配置をテンプレート化する場合にのみレイアウトを使う

同じ配置を何度も作り直す場合は、スライドレイアウトを別途準備することを検討します。Appleによると、通常のスライドに加えた変更によって、元のレイアウトが変わることはありません。また、レイアウトに追加したオブジェクトは背景要素となり、プレースホルダとして定義しない限り、プレゼンテーション内では編集できないと注意しています。MacのKeynoteでスライドレイアウトを追加および編集する。

この追加作業を行う場合は、**「表示」>「スライドレイアウトを編集」を選び、レイアウトを選択して必要なテキストまたはメディアオブジェクトを追加します。オブジェクトを選択し、「フォーマット」>「スタイル」を開いて、用途に応じて「テキストプレースホルダとして定義」または「メディアプレースホルダとして定義」を選びます。完了したら「完了」**をクリックします。通常のスライド上で編集できない要素がある場合は、この違いを踏まえて原因を確認してください。MacのKeynoteでスライドレイアウトを追加および編集する。

レイアウトを準備したら、**「ファイル」>「テーマを保存」で「テーマ選択画面に追加」または「保存」**を選べます。繰り返し使うデザイン構成にはテーマを使い、再利用可能な完成例はライブラリ用プレゼンテーションに残します。MacのKeynoteでテーマを作成および管理する。

コレクションを増やしても使いやすく保つ

項目を使った後、同じ調整が何度も必要だと分かったら、ライブラリのノートを改善します。新しいバリエーションを追加する前に、既存の項目と用途を比べます。異なる構成は残し、より弱い例は意図的に差し替え、ライブラリを整理されていない保管場所にしないようにします。

複数のライブラリを管理するようになったら、任意でPages書類に手動カタログを作り、**「ID」「用途」「ライブラリのファイル名」「差し替え時のメモ」の列を設けます。Pages書類を開き、表を配置する場所をクリックし、ツールバーの「表を挿入」ボタンをクリックして、「表」**を選び、スタイルを選択します。セルをクリックしてカタログの内容を入力します。Appleはこれらの表の操作方法を説明しています。カタログの構成は提案であり、手動で管理する必要があります。MacのPagesで表を追加または削除する。

最初の作業を終えるときは、使いやすい小さなコレクションを目指します。いくつかの異なるスライド、分かりやすいグループ、検索できるノート、新しいプレゼンテーションへの挿入に成功したスライドが1枚あれば十分です。新たなスライドを追加する価値があるときに、ライブラリを拡充します。役立つのは、適切な構成を見つけ、変更が必要な箇所を把握し、自信を持って調整できることです。

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