अपने Mac पर चुनी हुई स्लाइडों को एक समर्पित Keynote प्रेज़ेंटेशन में इकट्ठा करके, उन्हें समूहों में व्यवस्थित करके और खोजने योग्य नोट्स जोड़कर एक बार-बार इस्तेमाल की जा सकने वाली स्लाइड लाइब्रेरी बनाएँ। संपादन योग्य स्लाइडें वहाँ रखें, फिर हर नए डेक में ज़रूरत के अनुसार उन्हें शामिल करें।

यह कार्यप्रवाह ऐसे Mac उपयोगकर्ता के लिए है जिसके पास पहले से कई Keynote प्रेज़ेंटेशन हैं और जो उपयोगी आरेखों, तुलनाओं और स्लाइड संरचनाओं का दोबारा इस्तेमाल करना चाहता है। लाइब्रेरी वह प्रेज़ेंटेशन है जिसे आप स्वयं संकलित करते हैं। Apple बताता है कि इसके लिए किन बुनियादी सुविधाओं का उपयोग किया जा सकता है—प्रेज़ेंटेशन के बीच स्लाइडें ले जाना, थंबनेल ब्राउज़ करना, स्लाइडों को समूहित करना और नोट्स खोजना—लेकिन नीचे दी गई संगठन योजना एक संपादकीय सुझाव है।

दोबारा इस्तेमाल होने वाली स्लाइडों के लिए सही कंटेनर चुनें

जब आप पूरी की गई स्लाइडों को बाद में अनुकूलित करने के लिए रखना चाहते हों, तो सामान्य Keynote प्रेज़ेंटेशन का उपयोग करें। मौजूदा स्लाइडें जोड़ने का Apple का प्रलेखित तरीका है कि दोनों प्रेज़ेंटेशन खोलें और चुनी हुई स्लाइड के थंबनेल को एक स्लाइड नेविगेटर से दूसरे में खींचें। इस काम के लिए समर्पित लाइब्रेरी डेक एक व्यावहारिक कंटेनर है। Mac पर Keynote में स्लाइडें जोड़ें या हटाएँ।

कस्टम थीम का उद्देश्य अलग है: दोबारा इस्तेमाल किए जा सकने वाले स्लाइड लेआउट सुरक्षित रखना। Apple स्पष्ट रूप से कहता है कि नई थीम में केवल स्लाइड लेआउट में किए गए बदलाव सहेजे जाते हैं। इसलिए किसी पुराने प्रेज़ेंटेशन को थीम के रूप में सहेजने से उसकी तैयार स्लाइडें दोबारा इस्तेमाल किए जा सकने वाले स्लाइड संग्रह में नहीं जुड़तीं। Mac पर Keynote थीम बनाएँ और प्रबंधित करें।

यह सोचकर कंटेनर चुनें कि आप किस चीज़ का दोबारा इस्तेमाल करना चाहते हैं:

आप किस चीज़ का दोबारा इस्तेमाल करना चाहते हैं सुझाया गया कंटेनर क्या तैयार रखें
मौजूदा आरेख या तुलना वाली पूरी स्लाइड लाइब्रेरी प्रेज़ेंटेशन संपादन योग्य स्लाइड और बदलाव के स्पष्ट निर्देश
किसी प्रक्रिया को समझाने वाली छोटी स्लाइड शृंखला लाइब्रेरी प्रेज़ेंटेशन में समूह पूरी शृंखला और उसका निर्धारित क्रम
शीर्षकों और चित्रों की बार-बार इस्तेमाल होने वाली व्यवस्था स्लाइड लेआउट, जिसे वैकल्पिक रूप से कस्टम थीम में सहेजा जा सकता है संपादन योग्य प्लेसहोल्डर और एकसमान फ़ॉर्मैटिंग
यह बताने वाली सूची कि कोई आइटम किस लाइब्रेरी में है वैकल्पिक Pages कैटलॉग हाथ से सँभाले गए फ़ाइलनाम और स्लाइड पहचानकर्ता

एक लाइब्रेरी और कुछ उपयोगी श्रेणियों से शुरुआत करें। अगर इससे चयन करना आसान हो, तो स्लाइड के आकार या डिज़ाइन की काफी अलग ज़रूरतों के आधार पर अलग-अलग लाइब्रेरी बनाएँ। स्लाइडों का दोबारा इस्तेमाल शुरू करने से पहले हर पुराने डेक को समेटना ज़रूरी नहीं है।

लाइब्रेरी बनाएँ और काम की सामग्री चुनें

Keynote में File > New चुनें, फिर कोई उपयुक्त थीम चुनने के लिए उस पर दो बार क्लिक करें। प्रेज़ेंटेशन को Reusable Slides — Wide जैसा जानकारी देने वाला नाम देकर सहेजें। Apple नई प्रेज़ेंटेशन के लिए थीम चुनने और उसे File > Save के ज़रिए सहेजने की प्रक्रिया बताता है। Mac पर Keynote में प्रेज़ेंटेशन बनाएँ।

लाइब्रेरी के लिए एक ज्ञात फ़ोल्डर चुनें। पहली बार सहेजते समय उसका नाम दर्ज करें, Where मेनू में स्थान चुनें और Save पर क्लिक करें। Keynote बाद के बदलाव अपने-आप सहेजता है, इसलिए लाइब्रेरी में सोच-समझकर बदलाव करें। संग्रह बनाते समय मूल डेक को संदर्भ के लिए रखें। Mac पर Keynote प्रेज़ेंटेशन सहेजें और उसका नाम रखें।

बहुत सारी स्लाइडें आयात करने से पहले स्लाइड के अपेक्षित आयाम जाँच लें। Document साइडबार खोलें और Slide Size के नीचे दिए मेनू का उपयोग करें; Custom Slide Size में आप आयाम दर्ज कर सकते हैं। Apple बताता है कि जिस प्रेज़ेंटेशन को आप दूसरों के साथ साझा कर रहे हैं, उसका स्लाइड आकार नहीं बदला जा सकता। निजी लाइब्रेरी की शुरुआत में संग्रह व्यवस्थित करने से पहले आकार तय कर लें। Mac पर Keynote में स्लाइड का आकार बदलें।

एक बार में एक पुराना प्रेज़ेंटेशन देखें। ऐसी स्लाइड रखें जिसकी संरचना किसी अन्य सामान्य प्रेज़ेंटेशन के काम आए: दो विकल्पों की तुलना करना, तीन चरण दिखाना, आरेख समझाना या संक्षिप्त सारांश देना। ऐसी स्लाइडें छोड़ दें जिनका अर्थ पूरी तरह उनके मूल आसपास के कथानक पर निर्भर करता हो।

चुनते समय यह कसौटी अपनाएँ:

  • दोबारा इस्तेमाल योग्य संरचना: क्या आप पुराने प्रेज़ेंटेशन का ज़िक्र किए बिना स्लाइड का उद्देश्य बता सकते हैं?
  • संपादन योग्य सामग्री: क्या आप संबंधित पाठ, मान और ग्राफ़िक्स बदल सकते हैं?
  • अलग उपयोगिता: क्या यह कोई ऐसी उपयोगी संरचना देती है जो लाइब्रेरी में पहले से नहीं है?
  • संभालने योग्य निर्भरताएँ: अगर इसे पास की स्लाइडों की ज़रूरत है, तो क्या आप उस शृंखला को साथ रख सकते हैं?

उदाहरण के लिए, अलग-अलग शब्दों वाले लगभग एक जैसे कई संस्करण रखने के बजाय “तीन चरणों की प्रक्रिया” वाली एक स्पष्ट स्लाइड रखें। दूसरा संस्करण तभी रखें जब वह किसी अलग ज़रूरत को पूरा करता हो, जैसे चरणों के बहुत लंबे विवरणों के लिए जगह देना। यह मैन्युअल चयन का नियम है, स्वचालित डुप्लिकेट हटाने की सुविधा नहीं।

चुनी हुई स्लाइडें लाइब्रेरी में जोड़ें

पुराना प्रेज़ेंटेशन और लाइब्रेरी प्रेज़ेंटेशन एक साथ खोलें। हर विंडो में, अगर स्लाइड थंबनेल छिपे हों तो टूलबार के View मेनू से Navigator चुनें। Navigator दृश्य में स्लाइडें चुनी, संपादित, पुनर्व्यवस्थित और हटाई जा सकती हैं। Mac पर कार्य दृश्य बदलें।

पुराने डेक में उपयोगी स्लाइड का थंबनेल चुनें, फिर उसे लाइब्रेरी के स्लाइड नेविगेटर में खींचें। Apple किसी अन्य प्रेज़ेंटेशन से स्लाइडें जोड़ने का यही तरीका बताता है। अधिक स्लाइडें लाने से पहले एक प्रतिनिधि स्लाइड से शुरुआत करें, ताकि आप परिणाम देख सकें। Mac पर Keynote में स्लाइडें जोड़ें या हटाएँ।

जोड़ी गई स्लाइड को सामान्य संपादन आकार में देखें। जाँचें कि पाठ ठीक से समा रहा है, लाइब्रेरी के आयामों में व्यवस्था सही दिख रही है और जिन ऑब्जेक्ट को बदलने की अपेक्षा है वे संपादन योग्य हैं। अगर स्लाइड किसी शृंखला पर निर्भर है, तो सहायक स्लाइडें भी जोड़ें। यह न मानें कि लाइब्रेरी में रखने भर से स्लाइड हर लक्षित प्रेज़ेंटेशन के लिए तैयार हो जाती है।

लाइब्रेरी वाले संस्करण में तटस्थ नमूना सामग्री रखें: “विकल्प A,” “विकल्प B,” “चरण एक,” या सरल ज्यामितीय आकृतियाँ। लेआउट की क्षमता दिखाने के लिए पाठ की लंबाई वास्तविक उपयोग जैसी रखें। तुलना वाली स्लाइड में केवल दो छोटे शब्द हों, तो यह पता नहीं चलता कि लंबे लेबल समाएँगे या नहीं।

ब्राउज़ करने और खोजने, दोनों के लिए स्लाइडें व्यवस्थित करें

तुलनाएँ, प्रक्रियाएँ और सारांश जैसे कुछ श्रेणी-विभाजक स्लाइड बनाएँ। उनसे संबंधित स्लाइडें हर विभाजक के बाद रखें। ये सामान्य स्लाइडें हैं जिनके शीर्षक श्रेणी के दिखाई देने वाले लेबल देते हैं; आप संग्रह के लिए नेविगेशन बना रहे हैं।

किसी श्रेणी को समूहित करने के लिए, नेविगेटर में उसके विभाजक के नीचे की स्लाइडें चुनें और उन्हें दाईं ओर तब तक खींचें जब तक बाईं ओर एक रेखा न दिखाई दे। Keynote स्लाइडों को इंडेंटेशन के आधार पर समूहित करता है, जिससे समूह को साथ ले जाया और समेटा जा सकता है। समूह से हटाने के लिए स्लाइडों को बाईं ओर तब तक खींचें जब तक वे इंडेंटेड न रहें। Apple अधिकतम छह इंडेंटेशन स्तरों की अनुमति देता है, और लगातार स्लाइडों के बीच केवल एक स्तर का अंतर हो सकता है; साधारण लाइब्रेरी के लिए आम तौर पर एक ही स्तर पर्याप्त है। Mac पर स्लाइडों को समूहित करें या समूह से हटाएँ।

दृश्य रूप से ब्राउज़ करने के लिए टूलबार से View > Light Table चुनें। थंबनेल का क्रम बदलने के लिए उन्हें खींचें, नीचे-दाएँ स्लाइडर से उनका आकार समायोजित करें और किसी थंबनेल को संपादित करने के लिए उस पर दो बार क्लिक करें। अगर कोई अपेक्षित स्लाइड नहीं दिख रही है, तो जाँचें कि Hide skipped slides चुना हुआ है या नहीं। Mac पर कार्य दृश्य बदलें।

स्लाइड खोजने के लिए View > Show Presenter Notes का उपयोग करें। स्लाइड चुनें और उसके नीचे के नोट्स क्षेत्र में लिखें। Apple बताता है कि प्रस्तुतकर्ता नोट्स स्लाइड पर दिखाई नहीं देते, इसलिए डिज़ाइन को भीड़भाड़ वाला बनाए बिना दोबारा इस्तेमाल के निर्देश लिखने के लिए वे उपयोगी हैं। Mac पर Keynote में प्रस्तुतकर्ता नोट्स जोड़ें और देखें।

नोट्स के लिए एक समान संरचना अपनाएँ। यह उदाहरण प्रविष्टि एक स्थिर पहचानकर्ता और काम की संपादन जाँच-सूची, दोनों देती है:

  • ID: PROCESS-03
  • उद्देश्य: तीन क्रमिक चरण समझाएँ।
  • कीवर्ड: प्रक्रिया, क्रम, तीन चरण, क्षैतिज।
  • बदलें: चरणों के लेबल, विवरण और उदाहरण की आकृतियाँ।
  • स्रोत: Example Workshop.key, मूल रूप से स्लाइड 8।
  • इसके साथ उपयोग करें: जब विवरण वाली स्लाइड चाहिए हो, तो PROCESS-04।

स्लाइड की स्थिति बदलने पर भी पहचानकर्ता स्थिर रखें। क्रम बदलने के बाद केवल स्लाइड नंबर अच्छा संदर्भ नहीं रहता। इन पहचानकर्ताओं और कीवर्ड को अपनी नामकरण परंपरा मानें; ये साधारण पाठ हैं, Keynote का कोई विशेष टैगिंग सिस्टम नहीं।

Command-F दबाएँ, कोई पहचानकर्ता या कीवर्ड दर्ज करें और मेल के बीच जाने के लिए तीरों का उपयोग करें। Apple बताता है कि Keynote प्रस्तुतकर्ता नोट्स और छोड़ी गई स्लाइडों के साथ-साथ स्लाइड की सामग्री में भी खोजता है। इस तरह, खुली लाइब्रेरी में समान ढंग से लिखे गए नोट्स खोजने का उपयोगी तरीका बनते हैं। Mac पर Keynote में पाठ ढूँढ़ें और बदलें।

स्लाइड का दोबारा इस्तेमाल करें और लक्षित प्रेज़ेंटेशन में उसे जाँचें

लाइब्रेरी को नए प्रेज़ेंटेशन के साथ खोलें। ज़रूरी आइटम को देखकर या उसके नोट्स खोजकर ढूँढ़ें, फिर Apple की प्रेज़ेंटेशन के बीच स्लाइड जोड़ने वाली प्रक्रिया का उपयोग करते हुए उसका थंबनेल लक्षित प्रेज़ेंटेशन के स्लाइड नेविगेटर में खींचें। प्रेज़ेंटेशन के अनुसार बदलाव लक्षित प्रेज़ेंटेशन में करें। Mac पर Keynote में स्लाइडें जोड़ें या हटाएँ।

दोबारा इस्तेमाल की गई स्लाइड को पूरा मानने से पहले यह जाँचें:

  1. लाइब्रेरी के उदाहरण से जुड़े हर नमूना लेबल, मान और निर्देश को बदलें।
  2. लक्षित आकार में पाठ का लपेटना, ऑब्जेक्ट का संरेखण और स्लाइड के किनारों की जाँच करें।
  3. प्लेबैक में एनिमेशन, ट्रांज़िशन और पास की स्लाइडों की समीक्षा करें।
  4. प्रस्तुतकर्ता नोट्स जाँचें और उन निर्देशों को अपडेट करें जो अब लागू नहीं होते।
  5. पुष्टि करें कि कई स्लाइडों में दी गई व्याख्या का आवश्यक क्रम और संदर्भ अब भी मौजूद है।

स्लाइड जोड़ने को दोबारा इस्तेमाल का चरण मानें और लक्षित प्रेज़ेंटेशन की अलग से समीक्षा करें। उद्धृत जोड़ने के निर्देश ऐसे लिंक्ड स्लाइड सिस्टम का वर्णन नहीं करते जो लाइब्रेरी में बाद में किए गए बदलावों को दूसरे डेक में भी लागू कर दे। पहले से तैयार प्रेज़ेंटेशन अपडेट करने के लिए लाइब्रेरी पर निर्भर रहने के बजाय, भविष्य में दोबारा इस्तेमाल के लिए इसे स्रोत के रूप में बनाए रखें।

लेआउट का उपयोग तभी करें जब व्यवस्था को टेम्पलेट बनाना हो

अगर आप बार-बार एक ही व्यवस्था नए सिरे से बनाते हैं, तो अलग से स्लाइड लेआउट तैयार करने पर विचार करें। Apple बताता है कि सामान्य स्लाइड में किए गए बदलाव उसके अंतर्निहित लेआउट को नहीं बदलते। वह यह भी चेतावनी देता है कि लेआउट में जोड़े गए ऑब्जेक्ट पृष्ठभूमि के तत्व बन जाते हैं और प्रेज़ेंटेशन में संपादित नहीं किए जा सकते, जब तक आप उन्हें प्लेसहोल्डर के रूप में परिभाषित न करें। Mac पर स्लाइड लेआउट जोड़ें और संपादित करें।

इस वैकल्पिक सुधार के लिए View > Edit Slide Layouts चुनें, कोई लेआउट चुनें और ज़रूरी टेक्स्ट या मीडिया ऑब्जेक्ट जोड़ें। ऑब्जेक्ट चुनें, Format > Style खोलें और ज़रूरत के अनुसार Define as Text Placeholder या Define as Media Placeholder चुनें। काम पूरा होने पर Done पर क्लिक करें। किसी सामान्य स्लाइड पर ऐसा तत्व संपादित न हो सके, तो कारण समझते समय इस अंतर को ध्यान में रखें। Mac पर स्लाइड लेआउट जोड़ें और संपादित करें।

लेआउट तैयार होने के बाद, File > Save Theme में Add to Theme Chooser या Save विकल्प मिलता है। तैयार उदाहरणों की लाइब्रेरी प्रेज़ेंटेशन बनाए रखते हुए, बार-बार इस्तेमाल होने वाली डिज़ाइन संरचनाओं के लिए इसका उपयोग करें। Mac पर Keynote थीम बनाएँ और प्रबंधित करें।

संग्रह बढ़ने के साथ उसे उपयोगी बनाए रखें

किसी आइटम का इस्तेमाल करने के बाद, अगर आपको बार-बार होने वाला कोई बदलाव समझ में आया हो तो लाइब्रेरी के नोट्स बेहतर करें। कोई और रूप जोड़ने से पहले उसके उद्देश्य की मौजूदा प्रविष्टियों से तुलना करें। अलग संरचनाएँ रखें, कमज़ोर उदाहरणों को सोच-समझकर बदलें और लाइब्रेरी को बिना छँटे हुए एक और संग्रह में न बदलने दें।

अगर आगे चलकर आप कई लाइब्रेरी सँभालते हैं, तो वैकल्पिक Pages दस्तावेज़ में हाथ से बनाए गए कैटलॉग के लिए ID, उद्देश्य, लाइब्रेरी फ़ाइलनाम और बदलाव संबंधी नोट्स वाले कॉलम रख सकते हैं। खुले Pages दस्तावेज़ में वहाँ क्लिक करें जहाँ तालिका चाहिए, टूलबार का Insert Table बटन क्लिक करें, Tables चुनें और कोई शैली चुनें। कैटलॉग का पाठ दर्ज करने के लिए सेल में क्लिक करें। Apple इन तालिका नियंत्रणों का तरीका बताता है; कैटलॉग की संरचना सुझाई गई परंपरा है और इसे हाथ से बनाए रखना होगा। Mac पर Pages में तालिका जोड़ें या हटाएँ।

पहला सत्र एक छोटे, उपयोगी संग्रह के साथ पूरा करें: कुछ अलग-अलग स्लाइडें, स्पष्ट समूह, खोजने योग्य नोट्स और नए प्रेज़ेंटेशन में स्लाइड जोड़ने का एक सफल प्रयास। जब कोई और स्लाइड जगह की हकदार हो, तभी संग्रह बढ़ाएँ। उपयोगी परिणाम यह है कि आप सही संरचना ढूँढ़ सकें, समझ सकें कि क्या बदलना है और भरोसे के साथ उसे अपने काम के अनुसार ढाल सकें।

स्रोत