Crea una libreria di diapositive riutilizzabili sul tuo Mac raccogliendo quelle selezionate in una presentazione Keynote dedicata, organizzandole in gruppi e aggiungendo note consultabili tramite ricerca. Conserva lì le diapositive modificabili, poi inserisci quelle che ti servono in ogni nuova presentazione.

Questo flusso di lavoro è pensato per chi usa un Mac, ha già diverse presentazioni Keynote e vuole riutilizzare diagrammi, confronti e strutture di diapositive utili. La libreria è una presentazione che organizzi personalmente. Apple documenta gli strumenti di base — spostare diapositive tra presentazioni, sfogliare le miniature, raggruppare le diapositive e cercare nelle note — ma lo schema organizzativo descritto di seguito è un suggerimento editoriale.

Scegli il contenitore giusto per le diapositive riutilizzabili

Usa una normale presentazione Keynote se vuoi conservare diapositive già pronte per adattarle in seguito. Il metodo documentato da Apple per inserire diapositive esistenti consiste nell'aprire entrambe le presentazioni e trascinare le miniature selezionate dal navigatore diapositive di una presentazione a quello dell'altra. Una presentazione dedicata alla libreria è quindi un contenitore pratico per questo scopo. Aggiungere o eliminare diapositive in Keynote sul Mac.

Un tema personalizzato serve a uno scopo diverso: conservare layout di diapositive riutilizzabili. Apple specifica che in un nuovo tema vengono salvate solo le modifiche ai layout delle diapositive. Salvare una vecchia presentazione come tema, quindi, non raccoglie le diapositive già pronte in una raccolta riutilizzabile. Creare e gestire temi di Keynote sul Mac.

Scegli il contenitore chiedendoti che cosa vuoi riutilizzare:

Che cosa vuoi riutilizzare Contenitore consigliato Che cosa preparare
Un diagramma esistente o una diapositiva di confronto completa Presentazione della libreria Una diapositiva modificabile con istruzioni chiare su che cosa sostituire
Una breve sequenza che spiega un processo Gruppo all'interno della presentazione della libreria La sequenza completa e l'ordine previsto
Una disposizione ricorrente di titoli e immagini Layout di diapositiva, eventualmente salvato in un tema personalizzato Segnaposto modificabili e formattazione coerente
Un elenco che indichi in quale libreria si trova un elemento Catalogo facoltativo in Pages Nomi dei file e identificativi delle diapositive, da aggiornare manualmente

Inizia con una libreria e poche categorie utili. Separa le librerie in base al formato delle diapositive o a esigenze di design sostanzialmente diverse, quando questo semplifica la scelta. Non serve consolidare tutte le vecchie presentazioni prima di iniziare a riutilizzare le diapositive.

Crea la libreria e scegli il materiale utile

In Keynote, scegli File > Nuova, poi fai doppio clic su un tema adatto. Salva la presentazione con un nome descrittivo, ad esempio Diapositive riutilizzabili — Panoramiche. Apple documenta la scelta di un tema e il salvataggio di una nuova presentazione tramite File > Salva. Creare una presentazione in Keynote sul Mac.

Scegli una cartella precisa per la libreria. Al primo salvataggio, inserisci il nome, scegli una posizione dal menu Dove e fai clic su Salva. Keynote salva automaticamente le modifiche successive, quindi apporta modifiche alla libreria con attenzione. Tieni le presentazioni originali come riferimento mentre crei la raccolta. Salvare e assegnare un nome a una presentazione Keynote sul Mac.

Controlla le dimensioni previste delle diapositive prima di importarne molte. Apri la barra laterale Documento e usa il menu sotto Dimensioni diapositiva; Dimensioni diapositiva personalizzate consente di inserire le dimensioni. Apple segnala che non puoi modificare le dimensioni delle diapositive di una presentazione che stai condividendo con altre persone. Se si tratta di una libreria personale iniziale, stabilisci le dimensioni prima di organizzare la raccolta. Modificare le dimensioni delle diapositive in Keynote sul Mac.

Esamina una vecchia presentazione alla volta. Conserva una diapositiva se la sua struttura può essere utile per un'altra attività comune: confrontare due opzioni, mostrare tre fasi, spiegare un diagramma o presentare un riepilogo conciso. Scarta quelle il cui significato dipende interamente dalla narrazione della presentazione originale.

Per scegliere, usa questi criteri:

  • Struttura riutilizzabile: riesci a descrivere lo scopo della diapositiva senza fare riferimento alla vecchia presentazione?
  • Contenuto modificabile: riesci a sostituire il testo, i valori e gli elementi grafici pertinenti?
  • Valore distintivo: offre una struttura utile che non è già presente nella libreria?
  • Dipendenze gestibili: se richiede diapositive adiacenti, puoi conservare insieme l'intera sequenza?

Per esempio, conserva una sola diapositiva chiara sul «processo in tre fasi», invece di diverse versioni quasi identiche con testi diversi. Conservane una seconda solo se risponde a un'esigenza diversa, ad esempio se deve contenere descrizioni delle fasi molto più lunghe. È una regola di selezione manuale, non una funzione automatica di rimozione dei duplicati.

Aggiungi alla libreria le diapositive selezionate

Apri contemporaneamente la vecchia presentazione e quella della libreria. In ogni finestra, usa il menu Vista nella barra degli strumenti e scegli Navigatore se le miniature delle diapositive sono nascoste. La vista Navigatore consente di selezionare, modificare, riordinare ed eliminare le diapositive. Modificare la vista di lavoro in Keynote sul Mac.

Seleziona una miniatura utile nella vecchia presentazione, quindi trascinala nel navigatore diapositive della libreria. Apple documenta questa procedura per inserire diapositive da un'altra presentazione. Inizia con una diapositiva rappresentativa, così puoi controllare il risultato prima di aggiungerne molte altre. Aggiungere o eliminare diapositive in Keynote sul Mac.

Esamina la diapositiva inserita alle normali dimensioni di modifica. Controlla che il testo rientri, che la disposizione funzioni con le dimensioni della libreria e che gli oggetti che intendi modificare siano modificabili. Se la diapositiva fa parte di una sequenza, raccogli anche quelle di supporto. Non dare per scontato che inserire una diapositiva in una libreria la renda adatta a qualsiasi presentazione di destinazione.

Prepara la versione nella libreria con contenuti di esempio neutri: «Opzione A», «Opzione B», «Prima fase» o semplici forme geometriche. Usa una quantità di testo realistica per mostrare quanto può contenere il layout. Una diapositiva di confronto con solo due parole brevi dice poco sulla possibilità di inserire etichette più lunghe.

Organizza le diapositive per sfogliarle e cercarle

Crea alcune diapositive divisorie di categoria, ad esempio Confronti, Processi e Riepiloghi. Inserisci le diapositive correlate dopo ciascuna divisoria. Sono normali diapositive i cui titoli fungono da etichette di categoria visibili: in questo modo crei una struttura di navigazione per la raccolta.

Per raggruppare una categoria, seleziona nel navigatore le diapositive sotto la relativa divisoria e trascinale verso destra finché non appare una linea a sinistra. Keynote raggruppa le diapositive in base al rientro, permettendo di spostare i gruppi tutti insieme e comprimerli. Per separarle, trascinale verso sinistra finché non rientrano più. Apple consente fino a sei livelli di rientro, con un solo livello tra diapositive consecutive; in genere, per una libreria semplice ne basta uno. Raggruppare o separare le diapositive in Keynote sul Mac.

Per sfogliare le diapositive visivamente, scegli Vista > Tavolo luminoso dalla barra degli strumenti. Trascina le miniature per riordinarle, regola le dimensioni con il cursore in basso a destra e fai doppio clic su una miniatura per modificarla. Se manca una diapositiva che ti aspetti di trovare, controlla se è selezionata l'opzione Nascondi le diapositive saltate. Modificare la vista di lavoro in Keynote sul Mac.

Aggiungi informazioni per ritrovare le diapositive tramite Vista > Mostra note del presentatore. Seleziona una diapositiva e scrivi nell'area delle note sottostante. Apple documenta che le note del presentatore non appaiono sulla diapositiva, quindi sono utili per annotare istruzioni per il riutilizzo senza appesantire il design. Aggiungere e visualizzare le note del presentatore in Keynote sul Mac.

Usa una struttura coerente per le note. Questo esempio fornisce un identificativo stabile e una pratica lista di controllo per le modifiche:

  • ID: PROCESS-03
  • Scopo: spiegare tre fasi consecutive.
  • Parole chiave: processo, sequenza, tre fasi, orizzontale.
  • Sostituire: etichette delle fasi, descrizioni e forme di esempio.
  • Fonte: Example Workshop.key, diapositiva originale 8.
  • Da usare con: PROCESS-04 quando serve una diapositiva di dettaglio.

Mantieni stabile l'identificativo anche se la diapositiva cambia posizione. Il solo numero della diapositiva diventa un riferimento poco affidabile dopo un riordino. Considera identificativi e parole chiave come una convenzione personale: sono testo semplice, non un sistema di tag specifico di Keynote.

Premi Comando-F, inserisci un identificativo o una parola chiave e usa le frecce per passare da una corrispondenza all'altra. Apple dichiara che Keynote cerca nelle note del presentatore e nelle diapositive saltate, oltre che nel contenuto delle diapositive. Le note coerenti sono quindi un metodo utile per trovare gli elementi all'interno della libreria aperta. Trovare e sostituire testo in Keynote sul Mac.

Riutilizza una diapositiva e controllala nella presentazione di destinazione

Apri la libreria insieme alla nuova presentazione. Trova l'elemento necessario a vista o cercando nelle note, quindi trascina la relativa miniatura nel navigatore diapositive della presentazione di destinazione, usando il metodo di inserimento tra presentazioni documentato da Apple. Apporta le modifiche specifiche per la presentazione di destinazione. Aggiungere o eliminare diapositive in Keynote sul Mac.

Prima di considerare completa la diapositiva riutilizzata, controlla quanto segue:

  1. Sostituisci tutte le etichette, i valori e le istruzioni di esempio che appartengono alla versione della libreria.
  2. Controlla l'andata a capo del testo, l'allineamento degli oggetti e i bordi della diapositiva con le dimensioni di destinazione.
  3. Rivedi in riproduzione le animazioni, le transizioni e le diapositive adiacenti.
  4. Controlla le note del presentatore e aggiorna le istruzioni non più valide.
  5. Verifica che una spiegazione composta da più diapositive mantenga l'ordine e il contesto necessari.

Considera l'inserimento una fase del riutilizzo e rivedi separatamente la presentazione di destinazione. Le istruzioni citate per l'inserimento non descrivono un sistema di diapositive collegate che propaghi le modifiche successive dalla libreria alle altre presentazioni. Conserva la libreria come fonte per i riutilizzi futuri, senza contare sul fatto che aggiorni presentazioni già assemblate.

Usa i layout solo quando vuoi trasformare la disposizione in un modello

Se ricrei spesso la stessa disposizione, valuta la possibilità di preparare a parte un layout di diapositiva. Apple spiega che le normali modifiche apportate a una diapositiva non alterano il layout sottostante. Avverte inoltre che gli oggetti aggiunti a un layout diventano elementi di sfondo non modificabili nella presentazione, a meno che non vengano definiti come segnaposto. Aggiungere e modificare layout di diapositiva in Keynote sul Mac.

Per questa rifinitura facoltativa, scegli Vista > Modifica layout di diapositiva, seleziona un layout e aggiungi l'oggetto di testo o multimediale necessario. Seleziona l'oggetto, apri Formato > Stile e scegli Definisci come segnaposto testo o Definisci come segnaposto contenuti multimediali, a seconda del caso. Al termine, fai clic su Fine. Ricorda questa distinzione se un elemento non è modificabile in una normale diapositiva. Aggiungere e modificare layout di diapositiva in Keynote sul Mac.

Una volta preparati i layout, File > Salva tema offre le opzioni Aggiungi a Scelta temi o Salva. Usa questa funzione per strutture grafiche ricorrenti e conserva la presentazione della libreria per gli esempi completi da riutilizzare. Creare e gestire temi di Keynote sul Mac.

Mantieni utile la raccolta man mano che cresce

Dopo aver usato un elemento, aggiorna le note nella libreria se hai individuato una modifica ricorrente. Prima di aggiungere un'altra variante, confrontane lo scopo con quello degli elementi esistenti. Conserva le strutture distinte, sostituisci con criterio gli esempi meno efficaci ed evita che la libreria diventi un altro archivio senza filtri.

Se col tempo gestisci più librerie, puoi usare un documento Pages facoltativo come catalogo manuale, con colonne per ID, Scopo, Nome file della libreria e Note sulle sostituzioni. In un documento Pages aperto, fai clic nel punto in cui vuoi inserire la tabella, fai clic sul pulsante Inserisci tabella nella barra degli strumenti, scegli Tabelle e seleziona uno stile. Fai clic sulle celle per inserire il testo del catalogo. Apple documenta questi controlli per le tabelle; la struttura del catalogo è una convenzione suggerita e va aggiornata manualmente. Aggiungere o eliminare una tabella in Pages sul Mac.

Concludi la prima sessione con una raccolta piccola ma utile: alcune diapositive distinte, gruppi chiari, note consultabili tramite ricerca e un inserimento riuscito in una nuova presentazione. Ampliala quando un'altra diapositiva merita di entrarvi. Il risultato utile è riuscire a trovare la struttura giusta, capire che cosa va modificato e adattarla con sicurezza.

Fonti