Granska varje cells formler i varje tabell i formelredigeraren och använd FORMULATEXT för att jämföra dem i ett lättläst format. Apples aktuella Mac-handbok beskriver inget kommando som listar alla formler i dokumentet på en gång.

Vad kan Numbers visa dig?

Börja med en enskild formelcell: dubbelklicka på resultatet för att öppna formelredigeraren. För flera formler som du redan känner till kan FORMULATEXT visa deras uttryck i separata celler. Tillsammans ger detta en praktisk granskningsmetod, men du måste fortfarande gå igenom alla tabeller för att hitta varje formel. Se Apples instruktioner för formelredigering och referens för FORMULATEXT.

Den här artikeln utgår från den aktuella handboken för Mac på nätet, som anger att den omfattar Numbers 15.4. Kontrollera vilken version du har installerat genom att välja Numbers > Om Numbers när du jämför instruktionerna med det du ser på skärmen. Användarhandbok för Numbers på Mac.

Välj granskningsmetod efter uppgiften:

Din uppgift Praktisk metod Begränsning i täckningen
Läsa en beräkning Öppna dess formelredigerare En källcell
Jämföra flera kända formler Lägg till separata referenser med FORMULATEXT Endast cellerna du refererar till
Granska hela dokumentet Gå systematiskt igenom varje blad och tabell Granskningen är fullständig först när alla tabeller har gåtts igenom
Undersöka ett diagramresultat Hitta källcellerna och granska sedan deras formler Diagrammets utseende visar inte om formlerna är korrekta

Förbered alla blad och tabeller för granskning

Börja med en kort checklista med en post för varje blad och tabell. Anteckna varje tabells använda område och om du har granskat den färdigt. Det här är en föreslagen granskningsmetod, inte en automatisk rapport från Numbers. Den hjälper dig att inte låta en välgjord sammanfattning distrahera från beräkningar på andra ställen i dokumentet.

Visa dolda blad innan du gör checklistan. För pekaren över den högra sidan av en bladflik, klicka på pilen och välj Visa, sedan Visa alla blad. På samma flikmeny kan du hoppa till en viss tabell eller ett visst diagram, vilket är praktiskt när ett blad innehåller flera objekt. Använd blad i Numbers på Mac.

Visa även dolda rader och kolumner i varje tabell med Tabell > Visa alla rader och Tabell > Visa alla kolumner. Dolda celler behöver granskas separat; om du bara granskar den synliga delen missar du innehåll. Lägg till eller ta bort rader och kolumner i Numbers på Mac.

Stäng också av tabellfilter under granskningen. Markera tabellen, öppna sidofältet Ordna och välj fliken Filter för att komma åt filterreglagen. Apple beskriver hur du stänger av filter utan att ta bort reglerna, så att du kan återställa den tidigare filtrerade vyn efteråt. Filtrera data i Numbers på Mac.

Följ samma väg genom varje tabell: granska till exempel kolumner från vänster till höger och celler uppifrån och ned, inklusive rubriker och sidfötter som innehåller data. Om en kolumn ska innehålla beräkningar genomgående bör du kontrollera varje relevant rad. Om du bara granskar den första och sista formeln kan du inte avgöra om cellerna däremellan följer samma mönster.

Öppna formler utan att ändra beräkningarna

Dubbelklicka på resultatet för en formelcell du känner till. Läs operatorer, funktioner, konstanter och referenser i formelredigeraren. Om uttrycket är långt kan du flytta eller ändra storlek på redigeraren. När du redigerar visar Smart Cell View längst ned i fönstret resultatet, refererade värden, fel och varningar. Beräkna värden med data i tabellceller i Numbers på Mac.

Om du vill granska med tangentbordet markerar du en cell och trycker på Control-likhetstecken för att öppna redigeraren med cellens innehåll. Tryck på Esc för att kasta ändringar innan du går vidare. Apple beskriver även Option-Retur för att öppna redigeraren för en cell som innehåller en formel eller ett formaterat tal. Tryck inte upprepade gånger på Control-likhetstecken under granskningen: när redigeraren redan är öppen omvandlar den genvägen formeln till text. Kortkommandon för Numbers på Mac.

Undvik att permanent omvandla celler till text under granskningen. Apple skiljer mellan att tillfälligt visa en formel som text och att permanent omvandla den; en permanent omvandling lämnar text i cellen. Stäng redigeraren utan att spara om du bara ville granska formeln. Beräkna värden med data i tabellceller i Numbers på Mac.

Granska referenser lika noga som beräkningar

En referens kan peka på en annan tabell eller ett annat blad. Apple beskriver format som Tabell 2::B5 och referenser med bladnamn, tabellnamn och cellidentifierare åtskilda av dubbla kolon. Följ hela referensen när du granskar en beräkning; samma cellkoordinater i en annan tabell betecknar en annan indata. Referera till celler i formler.

Kontrollera även referenser i kopierade formler. En relativ referens som A1 ändras när den kopieras och klistras in, medan en absolut referens som $A$1 förblir oförändrad. Fundera på om varje beräkning ska följa sin rad eller fortsätta använda samma indata. En formel kan vara syntaktiskt giltig men ändå peka på fel cell. Referera till celler i formler.

Jämför kända formler i en lättläst granskningskolumn

För formler du har identifierat kan du lägga till en separat granskningskolumn eller tabell med FORMULATEXT(reference). Apple beskriver att funktionen returnerar formeln som en textsträng. Håll hjälpcellerna åtskilda från originalberäkningarna och märk ut källcellernas adresser så att varje uttryck går att spåra. FORMULATEXT.

Här är ett exempel med geometriska former. Skapa en ny tabell med en rubrikrad, inga rubrikkolumner och minst fem kolumner. Ange följande rubriker i rad 1: Form, Antal objekt, Hörn per objekt, Totalt antal hörn och Formelgranskning. Ange sedan följande data och formler i de angivna cellerna:

Rad Kolumn A Kolumn B Kolumn C Kolumn D Kolumn E
2 Trianglar 8 3 =B2*C2 =FORMULATEXT(D2)
3 Kvadrater 5 4 =B3*C3 =FORMULATEXT(D3)
4 Pentagoner 4 5 =B4*C4 =FORMULATEXT(D4)

De förväntade summorna i kolumn D är 24, 20 och 20. Kolumn E visar motsvarande formeluttryck. Beroende på hur referenser visas i ditt dokument kan Numbers visa referensnamn i stället för exakt den koordinatsyntax som används ovan. Granska därför både texten och cellerna som refereras. Beräkningen här har kontrollerats separat, men exemplet har inte körts i Numbers-appen.

Det användbara är att jämföra mönstret: varje summa ska multiplicera antalet objekt med antalet hörn per objekt på samma rad. Om en formel i stället använder antalet från föregående rad bör du undersöka den, även om resultatet verkar rimligt. Samma resultat kan dölja en annan beräkning.

Om du behöver en längre granskningskolumn kan du autofylla en hjälpformel med det gula handtaget på markeringens kantlinje. Använd tomma målceller: autofyll skriver över befintligt innehåll. Tänk också på att ifyllda celler senare kan ändras var för sig, så att de har ett gemensamt ursprung visar inte att de fortfarande följer samma mönster. Autofyll celler i Numbers på Mac.

Håll metoden tydlig och avgränsad. Apples syntax för FORMULATEXT godtar en cell eller ett område, men exemplen visar enskilda celler. Exemplen beskriver ingen metod för att hämta alla formler i ett dokument och fastställer inte heller någon fullständig regel för blandade områden med och utan formler. Använd individuella källreferenser här och tolka inte ett hjälpresultat som saknar förklaring som bevis för att en källcell inte innehåller någon formel. FORMULATEXT.

Hantera matriser, diagram och markeringar på rätt sätt

Flera resultat kan komma från en enda matrisformel

Numbers stöder matrisöverflöde, där en formel ger resultat i flera celler. Att räkna synliga beräknade värden är därför inget tillförlitligt sätt att räkna separat inmatade formler. Identifiera formeln som ger resultaten för en matris under granskningen och anteckna det berörda resultatområdet. Apple beskriver matrisöverflöde i versionshistoriken för Numbers på Mac.

En matris är en sekvens värden som skickas till eller returneras av en funktion. En matrisfunktion kan returnera flera värden i stället för ett. Anteckna den skillnaden i checklistan så att du inte antar att varje resultatcell motsvarar en separat formel. Typer av argument och värden.

Spåra diagram tillbaka till deras tabeller

Markera ett diagram och klicka på Redigera datareferenser för att hitta dess källområden. Medan referenserna redigeras visas prickar på flikarna för blad som innehåller data som diagrammet använder. Granska formlerna i dessa källceller och klicka sedan på Klar. Vissa alternativ skiljer sig för pivotdiagram. Ändra diagramdata i Numbers på Mac.

Som standard kan ett diagram utelämna dolda eller filtrerade tabelldata. Stora stapel-, liggande stapel-, linje- eller ytdiagram kan också visa ett representativt urval av datapunkter utan att underliggande tabelldata tas bort. Granska källtabellerna om du vill gå igenom alla formler; diagrammets markeringar visar inte om allt innehåll har täckts. Ändra diagramdata i Numbers på Mac.

Markering och sökning hittar inte alla formler

Villkorsstyrd markering ändrar en cells utseende utifrån dess värde. Apples dokumenterade regler kan jämföra värden, även med en annan cell, men de beskriver inget sätt att identifiera alla formelceller. Ett markerat antal behöver därför granskas med samma formelkontroll som ett omarkerat antal. Använd cellvillkor i Numbers på Mac.

På liknande sätt söker Kommando-F bland formelresultat, inte bland uttrycken i formlerna. Att söka efter SUM eller = är därför inget sätt som stöds för att hitta alla källformler. Apple beskriver uttryckligen denna begränsning i sökningen. Sök efter och ersätt text i Numbers på Mac.

Avsluta med att kontrollera täckning och fel

Innan du markerar en tabell som färdig ska du bekräfta att du har granskat hela dess använda område, följt referenser till andra tabeller och tagit hänsyn till matrisresultat. Anteckna identifierade hjälpformler separat så att de inte förväxlas med originalberäkningarna.

Klicka på en varnings- eller felikon för att läsa meddelandet. Apple anger att en blå triangel är en varning och att en röd triangel mitt i cellen betyder ett formelfel. Rekommenderade kontroller omfattar felstavade referenser, självreferenser, borttagna indata och områden som påverkas av infogade rader eller kolumner. Granska formelfel och följ rekommenderade metoder.

Granskningen är färdig när du har gått igenom varje tabell på checklistan och förstår syftet med varje originalformel, dess indataintervall och resultat. Behåll formeljämförelsen om den fortfarande är användbar, återställ de tabellvyer du behöver och lös alla oförklarade referenser innan du förlitar dig på beräkningarna.

Källor