Per esaminare tutte le formule in un documento Numbers, controlla le celle di ogni tabella nell’Editor formule e usa FORMULATEXT per confrontarle in modo leggibile. La guida attuale di Apple per Mac non documenta un comando che elenchi tutte le formule del documento in una volta sola.

Che cosa può mostrarti Numbers?

Il punto di partenza supportato è una singola cella con formula: fai doppio clic sul risultato per aprire l’Editor formule. Per alcune formule che già conosci, FORMULATEXT può visualizzarne le espressioni in celle separate. Insieme, questi strumenti offrono un metodo pratico di ispezione, anche se per trovare tutte le formule devi comunque controllare ogni tabella. Consulta le istruzioni di Apple per modificare le formule e il riferimento a FORMULATEXT.

Questo articolo segue la guida online attuale per Mac, che dichiara di riguardare Numbers 15.4. Controlla la versione installata con Numbers > Informazioni su Numbers quando confronti le istruzioni con ciò che vedi sullo schermo. Guida utente di Numbers per Mac.

Scegli il metodo di ispezione in base all’attività:

Attività Metodo pratico Limite di copertura
Leggere un calcolo Apri il relativo Editor formule Una cella di origine
Confrontare diverse formule note Aggiungi riferimenti separati a FORMULATEXT Solo le celle a cui fai riferimento
Esaminare l’intero documento Controlla sistematicamente ogni foglio e tabella La completezza dipende dal controllo di tutte le tabelle
Esaminare il risultato di un grafico Individua le celle di origine, quindi controllane le formule L’aspetto di un grafico non può dimostrare che le formule siano corrette

Prepara ogni foglio e tabella per l’ispezione

Inizia con una breve lista di controllo, con una voce per ogni foglio e tabella. Annota l’area utilizzata di ogni tabella e se hai terminato di esaminarla. È un metodo di revisione consigliato, non un rapporto automatico di Numbers. Evita che un foglio di riepilogo ben curato distolga l’attenzione dai calcoli presenti in altre parti del documento.

Prima di compilare la lista, mostra i fogli nascosti. Sposta il puntatore sul lato destro della linguetta di un foglio, fai clic sulla freccia e scegli Mostra, quindi Mostra tutti i fogli. Lo stesso menu della linguetta consente di passare a una tabella o a un grafico specifico, utile quando un foglio contiene diversi oggetti. Usare i fogli in Numbers su Mac.

Per ogni tabella, mostra le righe e le colonne nascoste con Tabella > Mostra tutte le righe e Tabella > Mostra tutte le colonne. Anche le celle nascoste vanno controllate: esaminare solo la parte visibile lascia delle lacune. Aggiungere o rimuovere righe e colonne in Numbers su Mac.

Durante la revisione, disattiva anche i filtri delle tabelle. Seleziona la tabella, apri la barra laterale Organizza e seleziona la scheda Filtro per accedere ai controlli dei filtri. Apple documenta come disattivare i filtri senza eliminarne le regole, così potrai ripristinare in seguito la vista filtrata precedente. Filtrare i dati in Numbers su Mac.

Segui un percorso coerente in ogni tabella: per esempio, esamina le colonne da sinistra a destra e le celle dall’alto verso il basso, includendo le intestazioni e i piè di pagina che contengono dati. Se una colonna dovrebbe contenere calcoli in tutte le righe, controlla ogni riga pertinente. Esaminare solo la prima e l’ultima formula non permette di stabilire se le celle intermedie siano coerenti.

Apri le formule senza modificare i calcoli

Per una cella con formula già individuata, fai doppio clic sul risultato visualizzato. Nell’Editor formule, leggi gli operatori, le funzioni, le costanti e i riferimenti. Se l’espressione è lunga, sposta o ridimensiona l’editor. Mentre modifichi una formula, la Vista smart cella nella parte inferiore della finestra mostra il risultato, i valori a cui si fa riferimento, gli errori e gli avvisi. Calcolare i valori usando i dati nelle celle di una tabella in Numbers su Mac.

Per un controllo da tastiera, seleziona una cella e premi Control-Segno uguale per aprire l’editor con il contenuto della cella. Premi Esc per annullare le modifiche prima di passare oltre. Apple documenta anche Option-Return per aprire l’editor di una cella contenente una formula o un numero formattato. Durante l’ispezione, non premere ripetutamente Control-Segno uguale: in un editor già aperto, questa scorciatoia converte la formula in testo. Abbreviazioni da tastiera per Numbers su Mac.

Durante la revisione, evita di convertire definitivamente le formule in testo. Apple distingue la visualizzazione temporanea di una formula come testo dalla conversione permanente, che lascia il testo nella cella. Se volevi solo esaminare la formula, chiudi l’editor senza salvare. Calcolare i valori usando i dati nelle celle di una tabella in Numbers su Mac.

Controlla i riferimenti con la stessa attenzione riservata ai calcoli

Un riferimento può puntare a un’altra tabella o a un altro foglio. Apple documenta forme come Tabella 2::B5 e riferimenti che includono il nome di un foglio, il nome di una tabella e l’identificativo di una cella, separati da due punti doppi. Quando esamini un calcolo, segui il riferimento completo: coordinate di cella uguali in una tabella diversa indicano un input diverso. Fare riferimento alle celle nelle formule.

Anche le formule copiate richiedono un controllo dei riferimenti. Un riferimento relativo come A1 si adatta quando viene copiato e incollato, mentre un riferimento assoluto come $A$1 rimane fisso. Chiediti se ogni calcolo debba seguire la propria riga o continuare a usare un unico input condiviso. Una formula può essere sintatticamente corretta ma puntare a una cella indesiderata. Fare riferimento alle celle nelle formule.

Confronta le formule note in una colonna di ispezione leggibile

Per le formule che hai individuato, aggiungi una colonna o una tabella di ispezione separata usando FORMULATEXT(reference). Apple documenta che restituisce la formula come stringa di testo. Tieni queste celle di supporto separate dai calcoli originali e indica gli indirizzi di origine affinché ogni espressione resti rintracciabile. FORMULATEXT.

Ecco un esempio illustrativo di geometria. In una nuova tabella, usa una riga di intestazione, nessuna colonna di intestazione e almeno cinque colonne. Inserisci queste intestazioni nella riga 1: Forma, Oggetti, Angoli ciascuno, Angoli totali e Ispezione formula. Inserisci quindi i seguenti dati e formule nelle celle specificate:

Riga Colonna A Colonna B Colonna C Colonna D Colonna E
2 Triangoli 8 3 =B2*C2 =FORMULATEXT(D2)
3 Quadrati 5 4 =B3*C3 =FORMULATEXT(D3)
4 Pentagoni 4 5 =B4*C4 =FORMULATEXT(D4)

I totali attesi nella colonna D sono 24, 20 e 20. La colonna E mostra le espressioni delle formule corrispondenti. A seconda di come sono visualizzati i riferimenti nel documento, Numbers potrebbe mostrare i nomi dei riferimenti anziché la notazione esatta delle coordinate qui sopra; controlla le celle a cui si fa riferimento, oltre al testo. I calcoli sono stati verificati separatamente, ma questo esempio non è stato eseguito nell’app Numbers.

Il confronto utile riguarda lo schema: ogni totale dovrebbe moltiplicare il numero di oggetti per gli angoli di ciascun oggetto sulla stessa riga. Se una formula usa invece il conteggio della riga precedente, esaminala anche se il risultato sembra plausibile. Un risultato uguale può nascondere un calcolo diverso.

Per una colonna di ispezione più lunga, puoi riempire automaticamente una formula di supporto usando la maniglia gialla sul bordo della selezione. Usa celle di destinazione vuote: il riempimento automatico sovrascrive il contenuto esistente. Ricorda inoltre che le celle riempite possono poi essere modificate singolarmente; avere un’origine comune non dimostra che siano ancora coerenti. Riempire automaticamente le celle in Numbers su Mac.

Usa questo metodo in modo esplicito e circoscritto. Sebbene la sintassi FORMULATEXT di Apple accetti una cella o un intervallo, gli esempi mostrano singole celle. Tali esempi non definiscono una procedura per estrarre tutte le formule del documento né una regola completa per gestire intervalli misti, con celle contenenti formule e altre senza. Qui usa riferimenti a singole celle di origine; non interpretare un risultato di supporto senza spiegazioni come prova che una cella di origine non contenga formule. FORMULATEXT.

Gestisci correttamente matrici, grafici ed evidenziazioni

Più risultati possono derivare da una sola formula matrice

Numbers supporta le matrici espanse, in cui una singola formula produce risultati in più celle. Di conseguenza, contare i valori calcolati visibili non è un metodo affidabile per contare le formule inserite singolarmente. Durante l’ispezione, individua la formula responsabile dei risultati della matrice e annota insieme a essa l’area di output. Apple documenta le matrici espanse nella cronologia delle versioni di Numbers per Mac.

Una matrice è una sequenza di valori forniti a una funzione o restituiti da essa; una funzione matrice può restituire diversi valori anziché uno solo. Tieni presente questa distinzione nella lista di controllo, così non darai per scontato che ogni cella di output rappresenti un calcolo scritto separatamente. Tipi di argomenti e valori.

Risali dai grafici alle relative tabelle

Seleziona un grafico e fai clic su Modifica riferimenti ai dati per individuare gli intervalli di origine. Mentre modifichi questi riferimenti, sulle linguette dei fogli contenenti i dati usati dal grafico compaiono dei punti. Controlla le formule nelle celle di origine, quindi fai clic su Fine. Alcune opzioni sono diverse per i grafici pivot. Modificare i dati dei grafici in Numbers su Mac.

Per impostazione predefinita, un grafico può escludere i dati nascosti o filtrati della tabella. Anche i grafici a colonne, a barre, a linee o ad area di grandi dimensioni possono mostrare un campione rappresentativo dei punti senza rimuovere i dati sottostanti della tabella. Per esaminare tutte le formule, usa le tabelle di origine anziché valutare la copertura in base ai punti visualizzati. Modificare i dati dei grafici in Numbers su Mac.

Evidenziazione e Trova non possono individuare tutte le formule

L’evidenziazione condizionale modifica l’aspetto di una cella in base al suo valore. Le regole documentate da Apple possono confrontare valori, anche con quelli di un’altra cella, ma non offrono una verifica documentata per individuare tutte le celle con formule. Anche i conteggi evidenziati richiedono quindi lo stesso controllo delle formule previsto per quelli non evidenziati. Usare le condizioni delle celle in Numbers su Mac.

Allo stesso modo, Command-F cerca i risultati delle formule, non le espressioni al loro interno. Cercare SUM o = non è quindi un metodo supportato per individuare tutte le formule di origine. Apple documenta esplicitamente questo limite della ricerca. Trovare e sostituire il testo in Numbers su Mac.

Completa il controllo della copertura e degli errori

Prima di contrassegnare una tabella come completata, verifica di aver esaminato tutta l’area utilizzata, seguito i riferimenti ad altre tabelle e tenuto conto degli output delle matrici. Annota separatamente le eventuali formule di supporto individuate, così da non confonderle con i calcoli originali.

Fai clic su qualsiasi icona di avviso o errore per leggerne il messaggio. Apple identifica un triangolo blu come avviso e un triangolo rosso al centro della cella come errore di formula. Tra i controlli consigliati indica la presenza di errori di battitura nei riferimenti, riferimenti circolari, input eliminati e intervalli interessati dall’inserimento di righe o colonne. Esaminare gli errori delle formule e seguire le buone pratiche.

La revisione è completa quando hai controllato ogni tabella della lista e hai compreso lo scopo, l’intervallo di input e il risultato di ogni formula originale. Conserva il confronto tra formule se continua a esserti utile, ripristina le viste delle tabelle che ti servono e risolvi ogni riferimento non spiegato prima di fare affidamento sui calcoli.

Fonti