Om du vill visa val i popupmenyer i Numbers på Mac skapar du en sammanfattningstabell som räknar varje val med COUNTIF och skapar sedan ett cirkeldiagram utifrån dessa numeriska antal. Den här genomgången använder ett litet antal geometriska former och förklarar hur du hanterar tomma celler och senare ändringar.

Instruktionerna följer Apples aktuella Numbers Användarhandbok för Mac, som gäller Numbers 15.4. Syftet är att visa hur ofta varje vald form förekommer, med ett tårtbitssegment per form.

Ställ in valen du vill räkna

Använd två tabeller på samma blad: en med namnet Objects för enskilda objekt och deras valda former och en annan med namnet Summary för antalen. Om du håller indata och sammanfattning åtskilda blir det lättare att granska diagrammets underliggande tal. Lägg till en tabell med knappen Table i verktygsfältet och dubbelklicka på tabellens titel för att byta namn på den. Apple beskriver dessa åtgärder i Lägga till eller radera en tabell och Visa, dölja eller redigera en tabelltitel.

I Objects använder du kolumn A för objektnamn och kolumn B för former. Skriv rubrikerna på rad 1 och de tio exempelobjekten på raderna 2–11. De tomma posterna nedan betyder att cellerna faktiskt är tomma; skriv inte ordet ”tom”.

Rad Kolumn A: Objekt Kolumn B: Form
1 Objekt Form
2 Objekt A Cirkel
3 Objekt B Kvadrat
4 Objekt C Cirkel
5 Objekt D Triangel
6 Objekt E Kvadrat
7 Objekt F Cirkel
8 Objekt G
9 Objekt H Kvadrat
10 Objekt I Cirkel
11 Objekt J

Om du vill göra formcellerna till menyer markerar du B2:B11. Klicka på Cell i sidofältet Format, öppna Data Format och välj Pop-Up Menu. Numbers skapar menyalternativ från befintliga markerade värden, slår ihop upprepade värden till enskilda alternativ och bevarar cellernas ursprungliga val. Kontrollera att alternativen är Cirkel, Kvadrat och Triangel. För celler där ett val saknas väljer du Start with Blank nedanför alternativen. Dessa reglage beskrivs i Apples Lägga till reglage i celler.

Om du i stället börjar med tomma celler ersätter du platshållaralternativen i menyn med de tre formnamnen. Använd knappen för att lägga till ett objekt nedanför listan när du behöver ett nytt alternativ. Apple tillåter upp till 250 menyalternativ, men i det här exemplet behövs bara tre. Om du väljer Start with First Item får cellen ett standardval. Använd Start with Blank när ett objekt utan valt alternativ ska förbli oklassificerat. Apples instruktioner för popupmenyer förklarar båda startalternativen.

Räkna varje valt alternativ i en sammanfattningstabell

Skapa Summary med två kolumner och fyra rader. Använd en rubrikrad och gör den första kolumnen till en rubrikkolumn, så att formnamnen kan fungera som diagrametiketter. Skriv in följande rubriker och etiketter. Lämna antalscellerna tomma tills du lägger till formlerna.

Cell i kolumn A Text Motsvarande antalscell
A1 Form B1: Antal
A2 Cirkel B2
A3 Kvadrat B3
A4 Triangel B4

Apple beskriver COUNTIF(test-array, condition) som en funktion som räknar celler i en samling som uppfyller ett villkor. Indatasamlingen kan innehålla text och villkoret kan vara en cellreferens. Då kan varje sammanfattningsetikett ange vilket val som ska räknas. Se Apples funktionsreferens för COUNTIF.

Ange dessa formler i de angivna cellerna i Summary:

Cell Formel Förväntat resultat
B2 =COUNTIF(Objects::$B$2:$B$11,A2) 4
B3 =COUNTIF(Objects::$B$2:$B$11,A3) 3
B4 =COUNTIF(Objects::$B$2:$B$11,A4) 1

Klicka på en målcellsplats och skriv = för att öppna formelredigeraren. Ange formeln och tryck sedan på Return. Om Numbers visar en felsymbol klickar du på den för att läsa meddelandet innan du fortsätter. Apples Beräkna värden med data i tabellceller beskriver hur du anger formler och granskar fel.

Referensen Objects::$B$2:$B$11 identifierar källtabellen och dess tio formceller. Det dubbla kolon skiljer tabellnamnet från intervallet. Dollartecknen låser källintervallet när formeln kopieras, medan A2, A3 och A4 anger motsvarande sammanfattningsetiketter. Apple förklarar tabellreferenser och absoluta referenser i Hänvisa till celler i formler.

Om dina inställningar använder komma som decimaltecken ska du avgränsa formelargument med semikolon. Den första formeln blir till exempel =COUNTIF(Objects::$B$2:$B$11;A2). Den här språkberoende syntaxen beskrivs i Apples Översikt över funktioner.

Argumentet test-array här är indataintervallet som granskas. Varje visad formel ger ett antal i sin egen cell. Den här metoden kräver ingen formel som returnerar en matris: ange en formel för varje sammanfattningsetikett enligt den dokumenterade användningen av COUNTIF med ett enda villkor.

Skapa cirkeldiagrammet från antalen

Markera A1:B4 i Summary, klicka på Chart i verktygsfältet, välj 2D och välj ett cirkeldiagram. Då används sammanfattningsetiketterna och de numeriska resultaten som diagramkälla. Apple stöder att du markerar tabelldata innan du skapar diagrammet och uppdaterar automatiskt diagrammet när källvärdena ändras. Se Markera data för att skapa ett diagram och Lägga till kolumn-, stapel-, linje-, områdes-, cirkel-, ring- och radardiagram.

Det avsedda resultatet är en numerisk dataserie med tre antal: 4, 3 och 1. Om diagrammet har fel upplägg markerar du det, klickar på Edit Data References och väljer Plot Columns as Series i popupmenyn längst ned i fönstret. Bekräfta att det markerade intervallet tillhör Summary och klicka sedan på Done. Apple beskriver orienteringsreglagen i Ändra diagramdata.

Ta inte med en totalsumma som ytterligare en kategori. I det här exemplet skulle ett fjärde värde på 8 ge en visad totalsumma på 16 och totalsumman skulle själv utgöra hälften av cirkeln. Håll eventuella kontrollsummor utanför det markerade diagramintervallet.

Om du vill märka tårtbitssegmenten markerar du diagrammet och öppnar Wedges i sidofältet Format. Aktivera Values och använd sedan reglagen under Value Data Format för att välja visning som tal eller procent. Aktivera Data Point Names om du vill visa formnamnen. Om du vill lägga till en beskrivande titel öppnar du fliken Chart, aktiverar Title och ersätter platshållaren med Valda former. Apple beskriver dessa inställningar i Ändra utseendet på diagramtext och etiketter.

I exempeldatauppsättningen finns sammanlagt åtta valda former: fyra cirklar, tre kvadrater och en triangel. Deras andelar är därför 50 %, 37,5 % och 12,5 %. De två tomma cellerna ingår inte i nämnaren eftersom inget av de tre formvillkoren matchar dem. En titel som Valda former gör omfattningen tydlig.

Kontrollera tomma celler, uppdateringar och saknade kategorier

Gör ett litet test genom att ändra ett värde innan du förlitar dig på diagrammet. Ändra Objects::B2 från Cirkel till Kvadrat. De förväntade antalen blir då 3, 4 och 1; summan är fortfarande åtta. Återställ det ursprungliga valet efteråt. På så sätt testar du både räkneformelns referenser och diagrammets koppling till sammanfattningen.

Bestäm vad ett objekt utan valt alternativ ska betyda. Om diagrammet ska visa färdiga val lämnar du tomma celler utanför cirkeln. Om diagrammet ska omfatta alla objekt lägger du till ett uttryckligt menyalternativ, till exempel Ej tilldelad, väljer det för de berörda objekten och lägger till en motsvarande rad i sammanfattningen samt en räkneformel. Om två ej tilldelade objekt tas med i det här exemplet blir andelarna 40 %, 30 %, 10 % och 20 %. Procenttalen är exempelberäkningar baserade på de tio objekten i exemplet.

Följ den här ordningen när ett resultat verkar fel:

  1. Granska källvärdet. Kontrollera att sammanfattningsetiketten och menyalternativet använder samma formulering. För etiketter med ett bokstavligt * eller ? ska du komma ihåg att COUNTIF behandlar de tecknen som jokertecken. Apple beskriver hur du escaper dem med ~ i sin COUNTIF-referens.
  2. Granska källintervallet. Formlerna i exemplet omfattar endast raderna 2–11. Uppdatera alla tre formler när du lägger till objekt utanför det intervallet. För en särskild formkolumn är en referens till en hel kolumn, som =COUNTIF(Objects::B,A2), en annan referensform som stöds. Apples guide till cellreferenser beskriver notation för hela kolumner.
  3. Granska kategorierna i sammanfattningen. Om du lägger till ett menyalternativ tillkommer ingen rad i den manuellt skapade sammanfattningen. Lägg till motsvarande etikett och formel och utöka sedan diagrammets datareferens.
  4. Granska om diagramdata visas. Dolda eller filtrerade data från diagramkällan utesluts som standard. Apple har en kryssruta för Hidden Data under Format, Chart och Chart Options när sådana data ska ingå. Se Ändra diagramdata.

Villkorlig markering kan hjälpa dig att granska celler, men låt räknereglerna baseras på värdena. Apple beskriver markering som en ändring av cellens utseende när värdet uppfyller en regel. En regel kan jämföra värdet med en annan cell. Apple beskriver inte dessa regler som formatinställningar för diagrammets tårtbitssegment. Ställ in diagrametiketterna separat och använd de numeriska resultaten i sammanfattningen som diagramkälla. Se Använda cellvillkor i Numbers på Mac.

Låt sammanfattningen vara synlig när du granskar det färdiga diagrammet. Med det här exemplet ska de ursprungliga valen ge antalen 4, 3 och 1, alltså sammanlagt åtta valda objekt. När antalen, nämnaren och diagramintervallet stämmer överens får du en tydlig väg från ändringen av ett menyval till dess antal och tårtbitssegment.

Källor