Tugas, proyek, dan area menjelaskan tingkat pekerjaan yang berbeda. Label-label ini hanya berguna jika mengubah apa yang dapat Anda tentukan selanjutnya; menambahkan ketiga label tersebut ke setiap item hanya akan menambah pekerjaan pemeliharaan tanpa memberikan kejelasan.
Tugas adalah satu tindakan yang kasat mata
Tugas harus dapat dimulai dalam satu konteks dan memiliki penyelesaian yang dapat diamati. "Kirim ringkasan yang direvisi ke Lee" adalah sebuah tugas. "Situs web" bukan tugas: itu hanya menyebutkan subjek tetapi tidak memberikan tindakan atau bukti penyelesaian. Jika satu tindakan memunculkan lebih banyak pekerjaan, catat tindakan yang baru ditemukan tersebut secara terpisah.
Proyek adalah hasil yang terbatas
Gunakan proyek bila hasil yang diinginkan memerlukan lebih dari satu tindakan dan pada akhirnya dapat diselesaikan. "Publikasikan pembaruan portofolio September" mungkin mencakup pemilihan karya, pengeditan teks, pemeriksaan tautan, dan publikasi. Judul proyek menyebutkan hasil akhir; daftar tugasnya memuat langkah-langkah saat ini.
Things secara eksplisit memperlakukan item yang memerlukan lebih dari satu langkah sebagai Proyek. Wallo menggunakan tujuan (goals) sebagai wadah tingkat hasil untuk to-do dan jendela kerja, tetapi tidak memerlukan taksonomi proyek lain.
Area berlanjut tanpa garis akhir
Area adalah tanggung jawab yang ingin Anda pertahankan, seperti administrasi rumah tangga atau peran profesional. Area mengelompokkan proyek dan tugas tetapi tidak diselesaikan saat satu hasil selesai dikirimkan. Things menggunakan Area untuk ambisi yang sedang berjalan. Wallo tidak memiliki tingkat Area, jadi jangan membuat tujuan permanen palsu hanya untuk meniru hierarki aplikasi lain.
Gunakan struktur terkecil yang membuat tindakan saat ini tetap mudah dipahami. Daftar pribadi yang pendek mungkin hanya memerlukan tugas; hasil multi-langkah layak menjadi proyek; tanggung jawab berkelanjutan layak menjadi area hanya dalam sistem yang mendukungnya.