La tarea, el proyecto y el área describen diferentes niveles de trabajo. Las etiquetas solo son útiles cuando cambian lo que puedes decidir a continuación; añadir las tres a cada elemento genera mantenimiento sin claridad.
Una tarea es una acción visible
Una tarea debe poder iniciarse en un contexto y tener un final observable. «Enviar el dossier revisado a Lee» es una tarea. «Sitio web» no lo es: nombra un tema pero no ofrece ninguna acción ni evidencia de finalización. Si una acción expone más trabajo, registra la acción recién descubierta por separado.
Un proyecto es un resultado finito
Usa un proyecto cuando el resultado deseado requiera más de una acción y eventualmente se pueda completar. «Publicar la actualización del portafolio de septiembre» puede incluir seleccionar trabajos, editar texto, verificar enlaces y publicar. El título del proyecto nombra el resultado final; su lista de tareas contiene los pasos actuales.
Things trata explícitamente un elemento que requiere más de un paso como un Proyecto. Wallo utiliza objetivos como el contenedor a nivel de resultados para tareas y ventanas, pero no requiere otra taxonomía de proyectos.
Un área continúa sin una línea de meta
Un área es una responsabilidad que pretendes mantener, como la administración del hogar o un rol profesional. Agrupa proyectos y tareas, pero no se completa cuando se entrega un resultado. Things utiliza Áreas para ambiciones continuas. Wallo no tiene un nivel de Área, así que no crees objetivos permanentes falsos solo para reproducir la jerarquía de otra aplicación.
Usa la estructura más pequeña que mantenga comprensibles las acciones actuales. Una lista de verificación personal breve puede necesitar solo tareas; un resultado de varios pasos se gana un proyecto; una responsabilidad continua se gana un área solo en un sistema que lo admita.