कार्य, प्रोजेक्ट और क्षेत्र काम के विभिन्न स्तरों का वर्णन करते हैं। ये लेबल तभी उपयोगी होते हैं जब वे बदलते हैं कि आप आगे क्या तय कर सकते हैं; हर आइटम में तीनों को जोड़ने से स्पष्टता के बिना रखरखाव बढ़ता है।
एक कार्य एक दृश्यमान कार्रवाई है
एक कार्य एक संदर्भ में शुरू करने योग्य होना चाहिए और इसका एक स्पष्ट अंत होना चाहिए। "संशोधित संक्षिप्त विवरण ली को भेजें" एक कार्य है। "वेबसाइट" नहीं है: यह एक विषय का नाम देता है लेकिन कोई कार्रवाई या पूर्णता का प्रमाण नहीं देता है। यदि एक कार्रवाई से अधिक काम सामने आता है, तो नई खोजी गई कार्रवाई को अलग से दर्ज करें।
एक प्रोजेक्ट एक सीमित परिणाम है
जब वांछित परिणाम के लिए एक से अधिक कार्रवाई की आवश्यकता होती है और जिसे अंततः पूरा किया जा सकता है, तो एक प्रोजेक्ट का उपयोग करें। "सितंबर पोर्टफोलियो अपडेट प्रकाशित करें" में काम का चयन करना, पाठ संपादित करना, लिंक की जांच करना और प्रकाशन करना शामिल हो सकता है। प्रोजेक्ट का शीर्षक समाप्त परिणाम का नाम देता है; इसकी कार्य सूची में वर्तमान चरण होते हैं।
थिंग्स स्पष्ट रूप से एक ऐसे आइटम को प्रोजेक्ट मानता है जिसमें एक से अधिक चरण लगते हैं। वालो टू-डो और विंडो के लिए परिणाम-स्तर के कंटेनर के रूप में लक्ष्यों का उपयोग करता है, लेकिन इसके लिए किसी अन्य प्रोजेक्ट वर्गीकरण की आवश्यकता नहीं होती है।
एक क्षेत्र बिना किसी फिनिश लाइन के जारी रहता है
एक क्षेत्र एक ऐसी जिम्मेदारी है जिसे आप बनाए रखना चाहते हैं, जैसे कि घरेलू प्रशासन या पेशेवर भूमिका। यह प्रोजेक्ट्स और कार्यों को समूहित करता है लेकिन एक परिणाम के शिप होने पर पूरा नहीं होता है। थिंग्स चल रही महत्वाकांक्षाओं के लिए क्षेत्रों (Areas) का उपयोग करता है। वालो में कोई क्षेत्र स्तर नहीं है, इसलिए केवल किसी अन्य ऐप के पदानुक्रम को पुनरुत्पादित करने के लिए नकली स्थायी लक्ष्य न बनाएं।
सबसे छोटी संरचना का उपयोग करें जो वर्तमान कार्यों को समझने योग्य रखती है। एक छोटी व्यक्तिगत चेकलिस्ट को केवल कार्यों की आवश्यकता हो सकती है; एक बहु-चरण परिणाम एक प्रोजेक्ट अर्जित करता है; चल रही जिम्मेदारी केवल ऐसी प्रणाली में एक क्षेत्र अर्जित करती है जो इसका समर्थन करती है।