تصف المهمة، والمشروع، والمجال مستويات مختلفة من العمل. وتكون هذه التسميات مفيدة فقط عندما تغير ما يمكنك اتخاذه من قرار تالٍ؛ فإضافة الثلاثة جميعها إلى كل عنصر يخلق عبء صيانة دون وضوح.
المهمة هي إجراء واحد مرئي
يجب أن تكون المهمة قابلة للبدء في سياق واحد ولها نهاية قابلة للملاحظة. "إرسال الموجز المراجع إلى لي" هو مهمة. أما "موقع الويب" فليس كذلك: فهو يحدد موضوعاً ولكنه لا يقدم أي إجراء أو دليلاً على الإنجاز. وإذا كشف إجراء واحد عن مزيد من العمل، فقم بتسجيل الإجراء المكتشف حديثاً بشكل منفصل.
المشروع هو نتيجة محددة
استخدم المشروع عندما تتطلب النتيجة المرغوبة أكثر من إجراء واحد ويمكن إتمامها في النهاية. قد يتضمن "نشر تحديث المحفظة لشهر سبتمبر" اختيار العمل، وتحرير النص، والتحقق من الروابط، والنشر. يحدد عنوان المشروع النتيجة المنتهية؛ بينما تحمل قائمة مهامه الخطوات الحالية.
يتعامل تطبيق Things صراحةً مع العنصر الذي يستغرق أكثر من خطوة واحدة على أنه مشروع. بينما يستخدم Wallo الأهداف كحاوية بمستوى النتائج للمهام والنوافذ، ولكنه لا يتطلب تصنيفاً إضافياً للمشاريع.
المجال يستمر بلا خط نهاية
المجال هو مسؤولية تنوي الحفاظ عليها، مثل الإدارة المنزلية أو الدور المهني. وهو يجمع المشاريع والمهام ولكن لا يتم إكماله عند تسليم نتيجة واحدة. يستخدم تطبيق Things المجالات للطموحات المستمرة. ولا يحتوي Wallo على مستوى للمجال، لذا لا تنشئ أهدافاً دائمة مزيفة فقط لتكرار التسلسل الهرمي لتطبيق آخر.
استخدم أصغر هيكل يحافظ على وضوح الإجراءات الحالية. قد تحتاج قائمة شخصية قصيرة إلى المهام فقط؛ والنتيجة متعددة الخطوات تستحق مشروعاً؛ بينما تستحق المسؤولية المستمرة مجالاً فقط في نظام يدعم ذلك.