Pour rassembler des notes connexes sur votre Mac, ajoutez la même balise à chaque note, puis créez un dossier intelligent dont la règle correspond à cette balise. Notes affichera ensemble les références à chaque note correspondante, tandis que les originaux resteront dans leurs dossiers actuels. Ce flux de travail convient parfaitement à un lecteur souhaitant disposer d'une vue évolutive de ses notes pour une tâche donnée — comme des reçus à vérifier ou des recherches à revisiter — sans devoir déplacer ces notes dans un nouveau dossier.

Définir le sens de la balise

Choisissez une étiquette courte et réutilisable pour le groupe que vous souhaitez rassembler. Par exemple, utilisez #planification-voyage pour les notes à consulter lors de la préparation d'un voyage, ou #suivi pour celles nécessitant un autre examen. Ce sont des exemples et non des balises intégrées spécifiques : Notes reconnaît une balise lorsque vous tapez # suivi de son nom dans une note. Une balise peut apparaître n'importe où dans la note, et la documentation d'Apple précise que les noms de balises sont constitués d'un seul mot, les tirets ou les traits de soulignement étant autorisés. Utiliser des balises dans Notes sur Mac

Chaque balise doit désigner une catégorie que vous prévoyez de réutiliser, plutôt qu'un détail changeant d'une note à l'autre. Un dossier intelligent configuré autour de #suivi, par exemple, peut rassembler les notes correspondantes réparties dans différents dossiers ; une balise contenant une phrase complète ou une description unique pour une seule note est plus difficile à réutiliser. Il s'agit d'une approche pratique de nommage, et non d'une contrainte imposée par Notes.

Ajouter la balise aux notes sur votre Mac

  1. Ouvrez Notes et sélectionnez une note, ou créez-en une à l'aide du bouton Nouvelle note.
  2. Cliquez dans la note à l'endroit où la balise doit apparaître. Tapez # suivi du nom de la balise, par exemple #suivi. Si Notes propose une balise existante dans ses suggestions, vous pouvez la sélectionner.
  3. Répétez l'opération pour chaque note à rassembler. Utilisez la même orthographe à chaque fois ; #suivi-projet et #suiviprojet constituent des étiquettes différentes.
  4. Consultez la section Balises en bas de la barre latérale. Votre balise doit y apparaître après son ajout. Si la barre latérale est masquée, utilisez le menu Présentation pour l'afficher ; le guide actuel d'Apple l'indique par Présentation > Afficher la barre latérale.

Vous pouvez placer une balise à la fin d'une note par simple convention, mais Apple indique qu'elle peut figurer n'importe où. Une balise peut inclure des tirets ou des traits de soulignement, tandis que les espaces ne sont pas admis dans une balise en un seul mot. Par exemple, utilisez #notes-reunion plutôt que #notes reunion. Guide Mac d'Apple sur les balises

Créer un dossier intelligent pour cette balise

  1. Dans Notes, choisissez Fichier > Nouveau dossier intelligent.
  2. Donnez au dossier un nom explicite, tel que Notes de suivi. Choisissez un nom décrivant l'objectif de la collection ; la balise constitue elle-même le filtre.
  3. Dans les réglages des règles, choisissez Balises comme critère, puis sélectionnez la balise attribuée à vos notes. Les menus disponibles varient selon la règle sélectionnée.
  4. Cliquez sur OK. Le dossier intelligent s'affiche dans la barre latérale et répertorie les notes qui correspondent au filtre.

Apple mentionne une autre méthode : choisissez Fichier > Nouveau dossier, puis sélectionnez Convertir en dossier intelligent dans la boîte de dialogue. Quelle que soit la démarche choisie, définissez une règle de balise pour que le dossier rassemble les notes souhaitées. Apple décrit les dossiers intelligents comme des références vers des notes stockées dans d'autres dossiers. Ils ne contiennent pas d'exemplaire distinct de chaque note ; ainsi, regrouper des notes dans cette vue ne nécessite pas de les déplacer de leurs dossiers d'origine. Utiliser des dossiers intelligents dans Notes sur Mac

Choisir une seule règle de balise ou combiner des filtres

Une règle de balise unique est généralement la configuration la plus claire lorsque l'objectif est simplement de collecter chaque note portant une étiquette spécifique. Si une collection nécessite des conditions supplémentaires, ajoutez des règles à l'aide du bouton Ajouter dans les critères du dossier intelligent. Les commandes d'Apple vous permettent de choisir si une note doit respecter tous les critères ou n'importe quel critère lorsqu'il y a plus d'une règle.

Par exemple, un dossier intelligent comportant une règle de balise et une règle de date peut limiter l'affichage aux notes portant cette balise qui répondent également à la condition de date. Choisissez tous lorsque chaque condition doit s'appliquer à chaque résultat ; choisissez n'importe quel lorsqu'il suffit qu'une note corresponde à l'un des critères. Les options exactement disponibles dépendent du type de règle. Lisez bien les intitulés des règles dans la boîte de dialogue avant d'enregistrer, et vérifiez les résultats pour vous assurer que la collection répond bien à la tâche visée. Instructions d'Apple sur les dossiers intelligents

Utiliser le dossier et le maintenir à jour

Ouvrez le dossier intelligent dès que vous souhaitez consulter la collection. Lorsque vous ajoutez la balise correspondante à une autre note, celle-ci répond aux critères du dossier et apparaît dans la collection. Retirez la balise d'une note lorsqu'elle n'est plus concernée ; conservez la note dans son dossier d'origine si vous en avez toujours besoin à cet endroit. Cela vous procure une routine reproductible : étiquetez les notes au fur et à mesure de leur création ou de leur révision, puis utilisez le dossier intelligent comme vue dédiée à cette tâche.

Vous pouvez également tester la balise avant de créer un dossier intelligent : cliquez dessus dans la section Balises de la barre latérale pour rechercher les notes associées. Si vous sélectionnez plusieurs balises, Apple propose un choix entre Toutes les sélections ou N’importe quelle sélection pour cette recherche. Le navigateur de balises s'avère pratique pour une vérification rapide ; le dossier intelligent crée quant à lui une vue nommée permanente dans la barre latérale. Utiliser des balises dans Notes sur Mac

Corriger une collection incorrecte

Si une note est manquante, ouvrez-la et vérifiez que la balise est présente avec la même orthographe exacte que celle utilisée par le dossier intelligent. Modifiez ensuite la règle du dossier : effectuez un clic avec la touche Contrôle enfoncée sur le dossier intelligent dans la barre latérale et choisissez Modifier le dossier intelligent, ou pointez dessus et utilisez son bouton Plus. Confirmez le critère de balise et vérifiez si plusieurs règles ne sont pas définies sur tous alors que vous attendiez n'importe quel, ou inversement. Apple précise qu'un dossier intelligent doit comporter au moins un filtre.

Pour modifier le nom d'une balise partout, effectuez un clic avec la touche Contrôle enfoncée sur cette balise dans la barre latérale et choisissez Renommer la balise. Apple indique que le renommage met à jour les notes et les dossiers intelligents qui l'utilisent. La suppression d'une balise la retire des notes et des dossiers intelligents correspondants ; si un dossier intelligent ne contient que cette balise, Notes peut vous demander s'il faut supprimer le dossier. Évaluez l'impact avant de confirmer la suppression. Utiliser des balises dans Notes sur Mac

Ce qu'un dossier intelligent ne fait pas

Un dossier intelligent est une vue filtrée enregistrée, et non un nouvel emplacement de stockage. Apple précise que la suppression d'un dossier intelligent ne supprime pas les notes qu'il référence. De plus, les dossiers intelligents ne peuvent pas être verrouillés, transformés en sous-dossiers ou partagés, bien qu'ils puissent référencer des notes partagées. Si vous avez besoin d'une collection partagée ou d'un emplacement verrouillé, cette fonctionnalité ne répond pas directement à ce besoin. Utiliser des dossiers intelligents dans Notes sur Mac

Évitez de convertir un dossier existant uniquement pour obtenir une vue de dossier intelligent, sauf si vous souhaitez modifier l'organisation de ces notes. Apple indique que la conversion déplace les notes du dossier vers le dossier Notes principal et leur applique une balise portant le nom de l'ancien dossier ; cette conversion est irréversible. Créez plutôt un nouveau dossier intelligent via Fichier > Nouveau dossier intelligent et définissez sa règle de balise. Utiliser des dossiers intelligents dans Notes sur Mac

Pour les activités nécessitant également de regrouper les fenêtres Mac déjà ouvertes et les prochaines étapes par objectif, Wallo peut être utile en complément de Notes. Son rôle consiste à organiser localement les fenêtres ouvertes et les tâches à accomplir, avec une navigation au clavier ; il ne crée pas cette collection de balises dans Notes. Utilisez Notes pour la vue des notes étiquetées, et Wallo uniquement s'il est pertinent d'organiser les fenêtres actives et les tâches autour du même objectif. Wallo

Sources