Pour organiser Apple Mail sur votre Mac et retrouver facilement vos messages, choisissez entre boîtes aux lettres standard et boîtes aux lettres intelligentes avant de déplacer quoi que ce soit. Les boîtes aux lettres standard classent les messages dans un emplacement précis ; les boîtes aux lettres intelligentes rassemblent les messages correspondants situés à divers emplacements sans les déplacer. La recherche de Mail peut s'effectuer dans une seule boîte aux lettres ou dans toutes les boîtes, de sorte que l'emplacement d'un message et le périmètre de recherche comptent tous deux. Le guide des boîtes aux lettres d'Apple et le guide de recherche décrivent ces commandes en détail.

Décider de déplacer les messages ou de créer une boîte aux lettres intelligente

Utilisez une boîte aux lettres standard lorsque vous souhaitez une arborescence de dossiers durable, par exemple une boîte aux lettres pour un projet avec des sous-dossiers pour les factures et les échanges. Utilisez une boîte aux lettres intelligente lorsque vous souhaitez une vue enregistrée — comme les messages d'un client ou portant un objet particulier — tout en laissant chaque message là où il se trouve déjà. Apple précise que les boîtes aux lettres intelligentes affichent les messages correspondants, quelle que soit la boîte aux lettres dans laquelle ils sont stockés. La suppression d'une boîte aux lettres intelligente supprime la vue, mais pas les messages qu'elle listait. Les instructions d'Apple sur les boîtes aux lettres intelligentes détaillent leurs critères et leur fonctionnement.

Une règle pratique de décision : si votre objectif est de changer l'emplacement où réside un e-mail, créez une boîte aux lettres standard et déplacez le message. Si votre objectif est de retrouver rapidement un ensemble récurrent de messages, créez une boîte aux lettres intelligente. Vous pouvez utiliser les deux : par exemple, classer les e-mails d'un projet terminé dans une boîte aux lettres de projet et créer une boîte aux lettres intelligente affichant les messages avec drapeau sur l'ensemble de vos comptes.

Créer des boîtes aux lettres avec le bon emplacement de stockage

Dans Mail sur macOS, choisissez Boîte aux lettres > Nouvelle boîte aux lettres. Dans le menu Emplacement, choisissez Sur mon Mac pour une boîte aux lettres stockée localement sur ce Mac, ou choisissez un compte de messagerie pour la créer sur le serveur de messagerie de ce compte. Apple précise que les boîtes aux lettres sur serveur sont accessibles depuis les autres appareils où vous utilisez ce compte ; les boîtes aux lettres « Sur mon Mac » ne sont disponibles que sur le Mac où vous les avez créées. Choisir une boîte aux lettres existante comme emplacement crée une sous-boîte aux lettres imbriquée. Le guide des boîtes aux lettres d'Apple décrit ces différences d'emplacement.

Nommez la boîte aux lettres d'après une catégorie que vous prévoyez d'utiliser régulièrement. Une fois créée, sélectionnez des messages et faites-les glisser vers la boîte aux lettres dans la barre latérale, ou utilisez le bouton Déplacer dans la barre d'outils et choisissez la destination. Mail peut suggérer une destination en se basant sur vos déplacements précédents. Pour effectuer une copie intentionnelle au lieu d'un déplacement, Apple indique de maintenir la touche Option enfoncée tout en faisant glisser le message, ou de faire un clic avec la touche Contrôle enfoncée sur les messages sélectionnés et de choisir Copier vers. Les instructions de déplacement et de copie d'Apple couvrent ces deux méthodes.

Garder une recherche suffisamment large pour retrouver les messages classés

Lorsque vous effectuez une recherche, Mail cherche par défaut dans la boîte aux lettres sélectionnée ; si aucun résultat n'apparaît, choisissez Toutes les boîtes sous le champ de recherche. Vous pouvez également sélectionner une ou plusieurs boîtes aux lettres dans la barre latérale ou la barre des favoris pour définir la zone de recherche. Ainsi, un message déplacé hors de la boîte de réception reste trouvable, mais une recherche limitée à la boîte de réception ne l'affichera pas. Le guide de recherche d'Apple explique comment élargir ou restreindre le périmètre.

Pour rendre une recherche plus précise, choisissez une suggestion dans le champ de recherche et utilisez ses commandes de filtre. Mail prend en charge des filtres tels que l'expéditeur, l'objet ou le corps du message, des plages de dates et des attributs comme les drapeaux ou la présence de pièces jointes. Les filtres multiples se combinent, de sorte que les résultats doivent correspondre à l'ensemble des critères ; si les messages attendus n'apparaissent pas, supprimez des filtres ou élargissez le périmètre des boîtes aux lettres sélectionnées. Les résultats de recherche peuvent également être influencés par le tri des Meilleurs résultats : vérifiez l'ensemble de la liste des résultats au lieu de supposer que le premier résultat est le seul pertinent.

Créer une vue enregistrée sans déplacer vos e-mails

Choisissez Boîte aux lettres > Nouvelle boîte aux lettres intelligente, saisissez un nom descriptif, puis définissez des conditions telles que De ou Objet. Ajoutez des conditions si nécessaire et sélectionnez si les messages correspondants doivent remplir l'ensemble des conditions ou l'une d'entre elles. Choisissez OK pour enregistrer la vue. Par exemple, une boîte aux lettres intelligente filtrant par expéditeur peut regrouper les messages de cette personne situés dans différents dossiers sans les dupliquer ni les déplacer. Si vous souhaitez inclure les messages des dossiers Éléments envoyés ou Corbeille, cochez la case correspondante lors de la configuration de la boîte aux lettres intelligente. Le guide des boîtes aux lettres intelligentes d'Apple répertorie ces réglages.

Une boîte aux lettres intelligente est une vue dynamique basée sur ses critères, et non une archive distincte. Si un message ne correspond plus aux critères, il n'apparaît plus dans cette vue, bien qu'il reste dans sa boîte aux lettres d'origine. Modifiez la vue en double-cliquant dessus ou en la sélectionnant puis en choisissant Boîte aux lettres > Modifier la boîte aux lettres intelligente. Pour traiter automatiquement les nouveaux e-mails entrants, Mail propose également des règles capables de déplacer des messages selon des conditions ; examinez attentivement la règle avant de l'activer, car déplacer un e-mail modifie son emplacement. Apple documente les règles aux côtés des boîtes aux lettres intelligentes.

Vérifier le résultat et résoudre l'absence de correspondances dans la recherche

Après avoir classé un petit groupe de messages, recherchez un expéditeur ou une expression caractéristique en veillant à sélectionner Toutes les boîtes. Vérifiez que le message s'affiche, puis poursuivez le classement du reste de vos e-mails. Il s'agit d'une recommandation méthodologique prudente : tester le périmètre de recherche avant un déplacement plus important permet de détecter une mauvaise destination ou une recherche trop restreinte.

Si un message semble manquant ou altéré, Apple recommande de reconstruire la boîte aux lettres concernée : sélectionnez-la dans la barre latérale et choisissez Boîte aux lettres > Reconstruire. Apple précise notamment que cela peut aider lorsque des messages pertinents n'apparaissent pas dans une recherche sur le Message entier. Pour une sécurité accrue avant une réorganisation majeure, Mail peut exporter les boîtes aux lettres sélectionnées via Boîte aux lettres > Exporter la boîte aux lettres sous forme de paquets .mbox ; un export constitue un fichier distinct, et Mail n'écrase pas un export existant portant le même nom. Le guide des boîtes aux lettres d'Apple aborde la reconstruction, et son guide d'importation/exportation détaille les exports.

Gardez un système simple : ne classez que les messages qui gagnent à avoir un emplacement définitif, utilisez les boîtes aux lettres intelligentes pour des vues transversales entre dossiers, et élargissez la recherche à toutes les boîtes aux lettres lorsqu'un message classé n'est pas dans le dossier actif. Cette approche s'appuie sur les fonctionnalités documentées de Mail tout en maintenant une distinction claire entre emplacement, périmètre de recherche et vues enregistrées.

Sources