لتنظيم Apple Mail على جهاز Mac الخاص بك والحفاظ على سهولة العثور على الرسائل، اختر بين صناديق البريد العادية وصناديق البريد الذكية قبل نقل أي شيء. تقوم صناديق البريد العادية بحفظ الرسائل في موقع محدد؛ بينما تجمع صناديق البريد الذكية الرسائل المتطابقة من مختلف المواقع دون نقلها. يمكن لبحث البريد أن يبحث في صندوق بريد واحد أو عبر جميع صناديق البريد، لذا فإن موقع الرسالة ونطاق البحث كلاهما مهمان. يوثق دليل صناديق البريد من Apple ودليل البحث عناصر التحكم هذه.

تحديد ما إذا كنت تريد نقل الرسائل أو إنشاء صندوق بريد ذكي

استخدم صندوق بريد عادي عندما ترغب في بنية مجلدات دائمة، مثل صندوق بريد لمشروع يحتوي على مجلدات فرعية للفواتير والمراسلات. استخدم صندوق بريد ذكي عندما ترغب في عرض محفوظ—مثل رسائل من عميل معين أو ذات موضوع محدد—مع ترك كل رسالة في مكانها الحالي. تذكر Apple أن صناديق البريد الذكية تعرض الرسائل المتطابقة بغض النظر عن صناديق البريد التي تخزنها. حذف صندوق البريد الذكي يزيل طريقة العرض فقط، وليس الرسائل التي كان يعرضها. تشرح إرشادات Apple لصناديق البريد الذكية معاييرها وسلوكها.

قاعدة عملية لاتخاذ القرار: إذا كان هدفك هو تغيير مكان حفظ البريد الإلكتروني، فأنشئ صندوق بريد عادي وانقل الرسالة إليه. أما إذا كان هدفك هو العثور على مجموعة رسائل متكررة بسرعة، فأنشئ صندوق بريد ذكي. يمكنك استخدام كليهما معًا—على سبيل المثال، حفظ بريد المشروعات المكتملة في صندوق بريد للمشروع وإنشاء صندوق بريد ذكي يعرض الرسائل المميزة بنجمة أو بعلم عبر حساباتك.

إنشاء صناديق بريد بموقع التخزين المناسب

في تطبيق البريد (Mail) على macOS، اختر صندوق البريد > صندوق بريد جديد. في قائمة "الموقع"، اختر على الـ Mac لصندوق بريد يُحفظ محليًا على جهاز Mac هذا، أو اختر حساب بريد إلكتروني لإنشائه على خادم البريد الخاص بذلك الحساب. تشير Apple إلى أنه يمكن الوصول إلى صناديق بريد الخادم من أجهزة أخرى تستخدم فيها ذلك الحساب؛ بينما تتوفر صناديق البريد الموجودة "على الـ Mac" فقط على جهاز Mac الذي أنشأتها عليه. يؤدي اختيار صندوق بريد حالي كموقع إلى إنشاء صندوق بريد متداخل (فرعي). يصف دليل صناديق البريد من Apple هذه الاختلافات في المواقع.

قم بتسمية صندوق البريد باسم فئة تتوقع استخدامها باستمرار. بمجرد إنشائه، حدد الرسائل واسحبها إلى صندوق البريد في الشريط الجانبي، أو استخدم زر "نقل" في شريط الأدوات واختر الوجهة. قد يقترح تطبيق Mail وجهة بناءً على عمليات النقل السابقة. للنسخ المتعمد بدلاً من النقل، توضح Apple إمكانية الضغط مع الاستمرار على مفتاح Option أثناء السحب، أو النقر مع الضغط على مفتاح Control على الرسائل المحددة واختيار نسخ إلى. تغطي إرشادات النقل والنسخ من Apple كلتا الطريقتين.

الحفاظ على نطاق بحث واسع بما يكفي للعثور على الرسائل المحفوظة

عند البحث، يبحث تطبيق Mail في صندوق البريد المحدد افتراضيًا؛ وإذا لم تجد نتيجة، فاختر البحث في كل صناديق البريد أسفل حقل البحث. يمكنك أيضًا تحديد صندوق بريد واحد أو أكثر في الشريط الجانبي أو شريط المفضلة لتحديد نطاق البحث. وبالتالي، تظل الرسالة المنقولة من صندوق الوارد قابلة للعثور عليها، لكن البحث المقتصر على "صندوق الوارد" لن يُظهرها. يشرح دليل البحث من Apple كيفية توسيع النطاق أو تضييقه.

لجعل البحث أكثر دقة، اختر اقتراحًا من حقل البحث واستخدم عناصر التحكم في التصفية الخاصة به. يدعم Mail عوامل تصفية مثل المرسل، أو الموضوع، أو نص الرسالة، والنطاقات الزمنية، والخصائص مثل الرسائل المعلمة بعلم أو التي تحتوي على مرفقات. يتم دمج عوامل تصفية متعددة بحيث يجب أن تتطابق النتائج معها جميعًا؛ وإذا اختفت الرسائل المتوقعة، فقم بإزالة عوامل التصفية أو وسّع نطاق صناديق البريد المحددة. يمكن أن تتأثر نتائج البحث أيضًا بترتيب "أهم النتائج"، لذا تحقق من قائمة النتائج الكاملة بدلاً من افتراض أن النتيجة الأولى هي المطابقة الوحيدة.

إنشاء عرض محفوظ دون نقل البريد من مكانه

اختر صندوق البريد > صندوق بريد ذكي جديد، وأدخل اسمًا وصفيًا، ثم قم بتعيين الشروط مثل من أو الموضوع. أضف شروطًا عند الحاجة وحدد ما إذا كان يجب أن تستوفي الرسائل المتطابقة كل الشروط أو أيًا منها. اختر موافق لحفظ العرض. على سبيل المثال، يمكن لصندوق بريد ذكي ذي شرط مرسل معين أن يجمع رسائل ذلك المرسل عبر مجلدات مختلفة دون تكرارها أو نقلها. إذا كنت بحاجة إلى تضمين رسائل من "البريد المرسل" أو "المهملات"، فاستخدم مربع الاختيار ذي الصلة في إعدادات صندوق البريد الذكي. يسرد دليل صناديق البريد الذكية من Apple عناصر التحكم هذه.

صندوق البريد الذكي هو عرض مباشر وتفاعلي يعتمد على معاييره، وليس أرشيفًا منفصلاً. إذا لم تعد الرسالة مطابقة للشروط، فلن تظهر بعد ذلك في طريقة العرض تلك، على الرغم من بقائها في صندوق بريدها الأصلي. يمكنك تعديل العرض بالنقر المزدوج عليه أو تحديده واختيار صندوق البريد > تعديل صندوق البريد الذكي. للتعامل التلقائي مع البريد الوارد الجديد، يدعم Mail أيضًا القواعد التي يمكنها نقل الرسائل بناءً على الشروط؛ راجع القاعدة بعناية قبل استخدامها، لأن نقل البريد يغير موقعه. توثق Apple القواعد جنبًا إلى جنب مع صناديق البريد الذكية.

فحص النتيجة واستعادة نتائج البحث المفقودة

بعد حفظ دفعة صغيرة من الرسائل، ابحث عن مرسل مميز أو عبارة معينة مع تحديد خيار البحث في كل صناديق البريد. تأكد من ظهور الرسالة، ثم تابع حفظ بقية الرسائل. هذه توصية لسير عمل قائم على الحيطة: فمن شأن اختبار نطاق البحث قبل إجراء عملية نقل أكبر أن يكشف عن وجهة خاطئة أو بحث ضيق للغاية.

إذا بدت إحدى الرسائل مفقودة أو مشوهة، توصي Apple بإعادة بناء صندوق البريد المتأثر: حدده في الشريط الجانبي واختر صندوق البريد > إعادة بناء. تشير Apple على وجه الخصوص إلى أن هذا يمكن أن يساعد عندما تكون الرسائل ذات الصلة مفقودة من بحث الرسالة بأكملها. للحصول على حماية إضافية قبل إجراء إعادة تنظيم كبرى، يمكن لتطبيق Mail تصدير صناديق البريد المحددة عبر صندوق البريد > تصدير صندوق البريد كحزم بتنسيق .mbox؛ يُعد التصدير ملفًا منفصلاً، ولا يستبدل Mail أي ملف تصدير حالي يحمل الاسم نفسه. يغطي دليل صناديق البريد من Apple عملية إعادة البناء، ويغطي دليل الاستيراد/التصدير الخاص بها عمليات التصدير.

حافظ على بساطة النظام: لا تحفظ سوى الرسائل التي تتطلب مكانًا دائمًا، واستخدم صناديق البريد الذكية للاطلاع على الرسائل عبر المجلدات المتعددة، ووسّع نطاق البحث ليشمل جميع صناديق البريد عندما لا تجد رسالة محفوظة في المجلد الحالي. يتبع هذا النهج عناصر تحكم Mail الموثقة مع الحفاظ على وضوح الموقع ونطاق البحث وطرق العرض المحفوظة.

المصادر