若要在 Mac 上整理 Apple“邮件”并确保邮件易于查找，在移动任何内容之前，请先在常规邮箱和智能邮箱之间做出选择。常规邮箱会将邮件归档到所选位置；智能邮箱则会从各个位置收集符合条件的邮件，而无需移动它们。“邮件”搜索可以在单个邮箱中查找，也可以在所有邮箱中查找，因此邮件的位置和搜索范围都很重要。Apple 的邮箱使用指南和搜索指南对这些控制选项进行了详细说明。

决定是移动邮件还是创建智能邮箱

当你需要持久的文件夹结构时，请使用常规邮箱，例如为一个项目建立邮箱，并为其设置发票和往来信件子文件夹。当你需要保存的视图时，请使用智能邮箱——例如查看来自特定客户或具有特定主题的邮件——同时让每封邮件保留在原位。Apple 表示，无论邮件存储在哪个邮箱中，智能邮箱都会显示符合条件的邮件。删除智能邮箱只会移除该视图，而不会删除其中列出的邮件。Apple 的智能邮箱使用说明解释了其条件和行为。

一个实用的决策规则：如果你的目标是更改电子邮件的存放位置，请创建常规邮箱并移动邮件。如果你的目标是快速找到一组经常查看的邮件，请创建智能邮箱。你可以两者结合使用——例如，将已完成项目的邮件归档到项目邮箱中，并创建一个智能邮箱来显示各个账户中已标记的邮件。

创建具有合适存储位置的邮箱

在 macOS 上的“邮件”中，选取邮箱 > 新建邮箱。在“位置”菜单中，选取在我的 Mac 上以将邮箱本地存储在此 Mac 上，或选取某个电子邮件账户以在该账户的邮件服务器上创建邮箱。Apple 指出，服务器邮箱可以在你使用该账户的其他设备上访问；而“在我的 Mac 上”邮箱仅在创建它的 Mac 上可用。选取现有邮箱作为位置会创建一个嵌套邮箱。Apple 的邮箱使用指南说明了这些位置差异。

为邮箱指定一个你预计会重复使用的类别名称。创建完成后，选择邮件并将其拖移到边栏中的邮箱中，或者使用工具栏中的“移动”按钮并选取目标位置。“邮件”可能会根据先前的移动操作推荐目标位置。若要有意复制而非移动，Apple 文档指出可以在拖移的同时按住 Option 键，或者按住 Control 键点按所选邮件并选取复制到。Apple 的移动和复制说明涵盖了这两种方法。

保持足够宽泛的搜索范围以查找已归档的邮件

进行搜索时，“邮件”默认会搜索所选邮箱；如果你没有看到搜索结果，请选取搜索栏下方的搜索所有邮箱。你还可以在边栏或个人收藏栏中选择一个或多个邮箱来定义搜索位置。因此，移出收件箱的邮件仍然可以被找到，但仅限于收件箱的搜索将不会显示它。Apple 的搜索指南解释了如何扩大或缩小范围。

若要让搜索更加精确，请在搜索栏中选取一项建议并使用其过滤控件。“邮件”支持发件人、主题或正文文本、日期范围以及已标记或包含附件等属性过滤。多个过滤器会组合在一起，因此结果必须匹配所有过滤条件；如果预期的邮件没有出现，请移除过滤器或扩大所选邮箱范围。搜索结果也可能受到“最常优选”排序的影响，因此请查看完整的搜索结果列表，而不是假定第一个结果是唯一的匹配项。

在不迁移邮件的情况下构建已存储视图

选取邮箱 > 新建智能邮箱，输入描述性名称，然后设置诸如发件人或主题等条件。在需要时添加条件，并选择匹配的邮件必须满足所有条件还是任一条件。选取好以保存该视图。例如，包含发件人条件的智能邮箱可以收集该发件人在不同文件夹中的邮件，而无需复制或移动它们。如果你需要包含来自“已发送”或“废纸篓”的邮件，请使用智能邮箱设置中的相应复选框。Apple 的智能邮箱指南列出了这些控件。

智能邮箱是基于其条件的动态视图，而不是独立的归档。如果某封邮件不再符合条件，它将不再出现在该视图中，但仍会保留在其原始邮箱中。通过连按该视图或将其选中并选取邮箱 > 编辑智能邮箱来编辑视图。若要自动处理新收到的邮件，“邮件”还支持可根据条件移动邮件的规则；在使用前请仔细检查规则，因为移动邮件会改变其位置。Apple 在介绍智能邮箱的同时介绍了规则。

检查结果并找回缺失的搜索匹配项

在归档一小批邮件后，在选中搜索所有邮箱的情况下搜索特定的发件人或短语。确认邮件出现后，再继续归档其余邮件。这是一项谨慎的工作流程建议：在进行大规模移动之前测试搜索范围，可以发现错误的目标位置或过于狭窄的搜索范围。

如果邮件看似缺失或乱码，Apple 建议重建受影响的邮箱：在边栏中将其选中，然后选取邮箱 > 重建。Apple 特别指出，当整个邮件搜索中缺少相关邮件时，这可能会有所帮助。为了在进行大规模重组前获得额外保护，“邮件”可以通过邮箱 > 导出邮箱将所选邮箱导出为 .mbox 归档包；导出的内容是一个独立的文件，“邮件”不会覆盖同名的现有导出文件。Apple 的邮箱使用指南涵盖了重建功能，其导入/导出指南涵盖了导出功能。

保持系统精简：仅归档适合长期存放的邮件，使用智能邮箱进行跨文件夹查看，并在当前文件夹中找不到已归档邮件时将搜索范围扩大到所有邮箱。该方法利用了官方记录的“邮件”控制选项，同时保持了位置、搜索范围和已存储视图的清晰明了。

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