Untuk mengatur Apple Mail di Mac Anda dan menjaga pesan tetap mudah ditemukan, pilihlah antara kotak mail biasa dan Kotak Mail Cerdas sebelum memindahkan apa pun. Kotak mail biasa mengarsipkan pesan ke lokasi yang dipilih; Kotak Mail Cerdas mengumpulkan pesan yang cocok dari berbagai lokasi tanpa memindahkannya. Pencarian Mail dapat mencari dalam satu kotak mail atau di semua kotak mail, sehingga lokasi pesan dan cakupan pencarian sama-sama penting. Panduan kotak mail Apple dan panduan pencarian mendokumentasikan kontrol-kontrol ini.

Tentukan apakah akan memindahkan pesan atau membuat Kotak Mail Cerdas

Gunakan kotak mail biasa jika Anda menginginkan struktur folder yang permanen, seperti kotak mail untuk suatu proyek dengan subfolder untuk faktur dan korespondensi. Gunakan Kotak Mail Cerdas jika Anda menginginkan tampilan tersimpan—seperti pesan dari klien tertentu atau dengan subjek tertentu—sambil membiarkan setiap pesan tetap berada di tempatnya semula. Apple menyatakan bahwa Kotak Mail Cerdas menampilkan pesan yang cocok terlepas dari kotak mail mana yang menyimpannya. Menghapus Kotak Mail Cerdas hanya menghapus tampilannya, bukan pesan-pesan yang ada di dalamnya. Petunjuk Kotak Mail Cerdas Apple menjelaskan kriteria dan perilakunya.

Aturan praktis untuk mengambil keputusan: jika tujuan Anda adalah mengubah lokasi penyimpanan email, buat kotak mail biasa dan pindahkan pesannya. Jika tujuan Anda adalah menemukan kumpulan pesan rutin dengan cepat, buat Kotak Mail Cerdas. Anda dapat menggunakan keduanya—misalnya, mengarsipkan email proyek yang sudah selesai di kotak mail proyek dan membuat Kotak Mail Cerdas yang menampilkan pesan bertanda di seluruh akun Anda.

Buat kotak mail dengan lokasi penyimpanan yang tepat

Di Mail pada macOS, pilih Kotak Mail > Kotak Mail Baru. Di menu Lokasi, pilih Di Mac Saya untuk kotak mail yang disimpan secara lokal di Mac ini, atau pilih akun email untuk membuatnya di server mail akun tersebut. Apple mencatat bahwa kotak mail server dapat diakses di perangkat lain tempat Anda menggunakan akun tersebut; kotak mail Di Mac Saya hanya tersedia di Mac tempat Anda membuatnya. Memilih kotak mail yang sudah ada sebagai lokasi akan membuat kotak mail bertingkat (nested). Panduan kotak mail Apple menjelaskan perbedaan lokasi ini.

Beri nama kotak mail sesuai kategori yang sering Anda gunakan. Setelah dibuat, pilih pesan dan seret ke kotak mail di bar samping, atau gunakan tombol Pindahkan di bar alat dan pilih tujuannya. Mail mungkin menyarankan tujuan berdasarkan pemindahan sebelumnya. Untuk menyalin secara sengaja alih-alih memindahkan, Apple mendokumentasikan cara menahan tombol Option sambil menyeret, atau mengeklik-Control pesan yang dipilih lalu memilih Salin Ke. Petunjuk pemindahan dan penyalinan Apple mencakup kedua metode ini.

Jaga cakupan pencarian tetap luas untuk menemukan pesan yang diarsipkan

Saat Anda mencari, Mail secara default mencari di kotak mail yang dipilih; jika Anda tidak melihat hasilnya, pilih Cari di semua kotak mail di bawah bidang pencarian. Anda juga dapat memilih satu atau beberapa kotak mail di bar samping atau bar Favorit untuk menentukan lokasi pencarian. Dengan demikian, pesan yang dipindahkan dari Kotak Masuk masih dapat ditemukan, tetapi pencarian yang dibatasi hanya pada Kotak Masuk tidak akan menampilkannya. Panduan pencarian Apple menjelaskan cara memperluas atau mempersempit cakupan.

Untuk membuat pencarian lebih presisi, pilih saran di bidang pencarian dan gunakan kontrol filternya. Mail mendukung filter seperti pengirim, subjek atau teks pesan, rentang tanggal, dan atribut seperti bertanda atau dengan lampiran. Beberapa filter digabungkan sehingga hasil harus cocok dengan semuanya; jika pesan yang diharapkan hilang, hapus filter atau perluas cakupan kotak mail yang dipilih. Hasil pencarian juga dapat dipengaruhi oleh urutan Hasil Teratas, jadi periksalah seluruh daftar hasil daripada berasumsi bahwa hasil pertama adalah satu-satunya kecocokan.

Buat tampilan tersimpan tanpa memindahkan lokasi email

Pilih Kotak Mail > Kotak Mail Cerdas Baru, masukkan nama deskriptif, lalu atur kondisi seperti Dari atau Subjek. Tambahkan kondisi bila diperlukan dan pilih apakah pesan yang cocok harus memenuhi semua atau salah satu kondisi. Pilih OK untuk menyimpan tampilan. Misalnya, Kotak Mail Cerdas dengan kondisi pengirim dapat mengumpulkan pesan pengirim tersebut dari berbagai folder tanpa menduplikasi atau memindahkannya. Jika Anda ingin menyertakan pesan dari Terkirim atau Tong Sampah, gunakan kotak centang yang relevan dalam pengaturan Kotak Mail Cerdas. Panduan Kotak Mail Cerdas Apple mencantumkan kontrol-kontrol ini.

Kotak Mail Cerdas adalah tampilan langsung (live view) berdasarkan kriterianya, bukan arsip terpisah. Jika suatu pesan tidak lagi cocok dengan kriteria, pesan tersebut tidak akan muncul lagi di tampilan itu, meskipun tetap berada di kotak mail aslinya. Edit tampilan dengan mengeklik dua kali atau memilihnya lalu membuka Kotak Mail > Edit Kotak Mail Cerdas. Untuk penanganan otomatis email masuk baru, Mail juga mendukung aturan yang dapat memindahkan pesan berdasarkan kondisi tertentu; tinjau aturan dengan cermat sebelum menggunakannya, karena memindahkan email akan mengubah lokasinya. Apple mendokumentasikan aturan bersama dengan Kotak Mail Cerdas.

Periksa hasil dan atasi kecocokan pencarian yang hilang

Setelah mengarsipkan sejumlah kecil pesan, cari pengirim atau frasa unik dengan memilih Cari di semua kotak mail. Pastikan pesan tersebut muncul, lalu lanjutkan proses pengarsipan lainnya. Ini adalah rekomendasi alur kerja yang cermat: menguji cakupan pencarian sebelum pemindahan dalam jumlah besar dapat mendeteksi kesalahan tujuan atau pencarian yang terlalu sempit.

Jika pesan tampak hilang atau rusak, Apple menyarankan untuk membangun ulang kotak mail yang terpengaruh: pilih kotak mail tersebut di bar samping dan pilih Kotak Mail > Bangun Ulang. Apple secara khusus mencatat bahwa cara ini dapat membantu jika pesan yang relevan tidak ditemukan dalam pencarian Seluruh Pesan. Untuk perlindungan ekstra sebelum reorganisasi besar-besaran, Mail dapat mengekspor kotak mail yang dipilih melalui Kotak Mail > Ekspor Kotak Mail sebagai paket .mbox; file ekspor adalah file terpisah, dan Mail tidak menimpa ekspor yang sudah ada dengan nama yang sama. Panduan kotak mail Apple mencakup proses pembangunan ulang, dan panduan impor/ekspornya mencakup ekspor.

Buat sistem tetap sederhana: arsipkan hanya pesan yang membutuhkan tempat permanen, gunakan Kotak Mail Cerdas untuk tampilan lintas folder, dan perluas pencarian ke semua kotak mail ketika pesan yang diarsipkan tidak berada di folder saat ini. Pendekatan ini menggunakan kontrol Mail yang terdokumentasi sekaligus menjaga kejelasan lokasi, cakupan pencarian, dan tampilan tersimpan.

Sumber