Чтобы навести порядок в Apple Mail на Mac и сохранить удобство поиска писем, перед перемещением определитесь между обычными и смарт-ящиками. Обычные ящики перемещают письма в выбранное место; смарт-ящики собирают подходящие письма из разных мест без их переноса. Поиск в Mail может осуществляться по одному ящику или по всем ящикам сразу, поэтому важны как местонахождение письма, так и область поиска. Эти элементы управления описаны в руководстве Apple по почтовым ящикам и руководстве по поиску.

Выберите: переместить письма или создать смарт-ящик

Используйте обычный почтовый ящик, когда вам нужна долговременная структура папок, например ящик проекта с подпапками для счетов и переписки. Используйте смарт-ящик, когда требуется сохраненный вид — например, письма от определенного клиента или с конкретной темой — с сохранением каждого письма на его текущем месте. Как отмечает Apple, в смарт-ящиках отображаются подходящие письма независимо от того, в каких ящиках они хранятся. Удаление смарт-ящика удаляет только представление, а не письма, входящие в него. Критерии и принцип работы смарт-ящиков описаны в инструкциях Apple по смарт-ящикам.

Практическое правило для принятия решения: если ваша цель — изменить место хранения письма, создайте обычный ящик и переместите письмо. Если ваша цель — быстро находить регулярно повторяющийся набор писем, создайте смарт-ящик. Можно использовать оба варианта: например, сохранять письма по завершенному проекту в ящик проекта и создать смарт-ящик для отображения писем с флажком во всех ваших учетных записях.

Создание почтовых ящиков с правильным местом хранения

В приложении «Почта» на macOS выберите Ящик > Новый ящик. В меню «Размещение» выберите На моем Mac для ящика, хранящегося локально на этом компьютере Mac, или выберите учетную запись электронной почты, чтобы создать его на почтовом сервере этой учетной записи. Apple обращает внимание, что к ящикам на сервере можно получить доступ с других устройств, где используется эта учетная запись; ящики из раздела «На моем Mac» доступны только на том Mac, где они были созданы. Выбор существующего почтового ящика в качестве места расположения создаст вложенный ящик. Различия в расположении описаны в руководстве Apple по почтовым ящикам.

Присвойте ящику имя категории, которую планируете использовать регулярно. После его создания выделите письма и перетащите их в ящик на боковой панели либо нажмите кнопку перемещения на панели инструментов и выберите пункт назначения. Mail может предлагать место назначения на основе предыдущих перемещений. Если вместо перемещения требуется создать копию, Apple рекомендует удерживать клавишу Option при перетаскивании или нажать на выбранные письма, удерживая клавишу Control, и выбрать команду Скопировать в. Оба метода описаны в инструкциях Apple по перемещению и копированию.

Поддержание достаточного охвата поиска для нахождения упорядоченных писем

При выполнении поиска приложение Mail по умолчанию ищет в текущем выбранном ящике; если результатов нет, выберите Искать во всех ящиках под полем поиска. Можно также выбрать один или несколько ящиков на боковой панели или панели «Избранное», чтобы задать область поиска. Таким образом, письмо, перенесенное из папки «Входящие», по-прежнему можно найти, однако поиск, ограниченный только папкой «Входящие», его не покажет. О том, как расширить или сузить область поиска, рассказывается в руководстве Apple по поиску.

Чтобы сделать поиск более точным, выберите предложенный вариант в поле поиска и настройте фильтры. Mail поддерживает такие фильтры, как отправитель, тема или текст письма, диапазоны дат, а также атрибуты (например, с флажком или с вложениями). Несколько фильтров объединяются, поэтому результаты должны соответствовать им всем; если нужные письма не отображаются, удалите фильтры или расширьте область выбранных ящиков. На результаты также может влиять сортировка «Лучшие результаты», поэтому лучше просматривать весь список найденного, а не считать, что первый результат — единственное совпадение.

Создание сохраненного представления без перемещения почты

Выберите Ящик > Новый смарт-ящик, введите понятное название, а затем задайте условия, например От или Тема. Добавляйте условия по мере необходимости и укажите, должны ли письма отвечать всем условиям или хотя бы одному из них. Нажмите ОК, чтобы сохранить представление. Например, смарт-ящик с условием по отправителю может собрать все письма этого отправителя из разных папок без их дублирования или перемещения. Если вам нужно включить письма из «Отправленных» или «Корзины», установите соответствующие флажки в настройках смарт-ящика. Список этих настроек представлен в руководстве Apple по смарт-ящикам.

Смарт-ящик — это динамическое представление, основанное на заданных критериях, а не отдельный архив. Если письмо перестает соответствовать условиям, оно исчезает из этого представления, но остается в своем исходном почтовом ящике. Чтобы отредактировать представление, дважды щелкните по нему или выделите его и выберите Ящик > Изменить смарт-ящик. Для автоматической обработки новых входящих писем Mail также поддерживает правила, способные перемещать письма по заданным условиям; внимательно проверяйте правило перед включением, так как перемещение почты меняет ее расположение. Правила описаны в документации Apple вместе со смарт-ящиками.

Проверка результата и восстановление при отсутствии результатов поиска

Разложив небольшую партию писем по папкам, выполните поиск по характерному отправителю или фразе, включив параметр Искать во всех ящиках. Убедитесь, что письмо находится, и только затем продолжайте сортировку остальных писем. Это осмотрительный подход к организации работы: тестирование области поиска перед масштабным перемещением позволяет вовремя выявить ошибку с папкой назначения или слишком узкий диапазон поиска.

Если письмо кажется пропавшим или отображается некорректно, Apple рекомендует перестроить проблемный ящик: выделите его на боковой панели и выберите Ящик > Перестроить. Apple отдельно подчеркивает, что это помогает, если нужные сообщения не отображаются при поиске по пункту Все сообщение. Для дополнительной безопасности перед масштабной реорганизацией можно экспортировать выбранные ящики с помощью команды Ящик > Экспортировать ящик в формате пакетов .mbox; экспортированный архив является отдельным файлом, и Mail не перезаписывает существующий экспорт с тем же именем. О перестроении можно узнать в руководстве Apple по почтовым ящикам, а об экспорте — в руководстве по импорту и экспорту.

Соблюдайте простоту системы: раскладывайте по папкам только те письма, которым действительно нужно постоянное место, используйте смарт-ящики для просмотра данных сразу из нескольких папок и расширяйте поиск на все ящики, если перемещенного письма нет в текущей папке. Такой подход опирается на штатные возможности Mail и сохраняет порядок в расположении файлов, области поиска и сохраненных представлениях.

Источники