अपने Mac पर Apple Mail को व्यवस्थित करने और संदेशों को आसानी से ढूंढने योग्य बनाए रखने के लिए, कुछ भी स्थानांतरित करने से पहले सामान्य मेलबॉक्स और स्मार्ट मेलबॉक्स के बीच चयन करें। सामान्य मेलबॉक्स संदेशों को किसी चयनित स्थान पर फ़ाइल करते हैं; स्मार्ट मेलबॉक्स संदेशों को स्थानांतरित किए बिना अलग-अलग स्थानों से मिलान करने वाले संदेशों को एकत्र करते हैं। मेल सर्च किसी एक मेलबॉक्स में या सभी मेलबॉक्सों में खोज सकता है, इसलिए संदेश का स्थान और सर्च का दायरा दोनों मायने रखते हैं। Apple की मेलबॉक्स गाइड और सर्च गाइड इन नियंत्रणों का विवरण देती हैं।

तय करें कि संदेशों को स्थानांतरित करना है या स्मार्ट मेलबॉक्स बनाना है

जब आप एक स्थायी फ़ोल्डर संरचना चाहते हैं, तो एक सामान्य मेलबॉक्स का उपयोग करें, जैसे कि किसी प्रोजेक्ट के लिए एक मेलबॉक्स जिसमें इनवॉइस और पत्राचार के लिए सबफ़ोल्डर हों। जब आप एक सहेजा गया दृश्य (सेव्ड व्यू) चाहते हैं—जैसे किसी क्लाइंट के संदेश या किसी विशेष विषय वाले संदेश—और प्रत्येक संदेश को वहीं छोड़ना चाहते हैं जहाँ वह पहले से है, तो स्मार्ट मेलबॉक्स का उपयोग करें। Apple का कहना है कि स्मार्ट मेलबॉक्स मिलान करने वाले संदेशों को प्रदर्शित करते हैं, भले ही वे किसी भी मेलबॉक्स में संग्रहीत हों। स्मार्ट मेलबॉक्स को हटाने से केवल दृश्य हटता है, उसमें सूचीबद्ध संदेश नहीं। Apple के स्मार्ट मेलबॉक्स निर्देश इसके मानदंडों और कार्यप्रणाली को समझाते हैं।

एक व्यावहारिक निर्णय नियम: यदि आपका लक्ष्य यह बदलना है कि कोई ईमेल कहाँ रहता है, तो एक सामान्य मेलबॉक्स बनाएं और संदेश को स्थानांतरित करें। यदि आपका लक्ष्य बार-बार देखे जाने वाले संदेशों के समूह को जल्दी से खोजना है, तो एक स्मार्ट मेलबॉक्स बनाएं। आप दोनों का उपयोग कर सकते हैं—उदाहरण के लिए, पूरे हो चुके प्रोजेक्ट के मेल को किसी प्रोजेक्ट मेलबॉक्स में फ़ाइल करें और अपने सभी खातों में फ़्लैग किए गए संदेशों को दिखाने वाला एक स्मार्ट मेलबॉक्स बनाएं।

सही स्टोरेज स्थान के साथ मेलबॉक्स बनाएं

macOS पर Mail में, Mailbox > New Mailbox चुनें। Location मेनू में, इस Mac पर स्थानीय रूप से संग्रहीत मेलबॉक्स के लिए On My Mac चुनें, या उस खाते के मेल सर्वर पर इसे बनाने के लिए कोई ईमेल खाता चुनें। Apple नोट करता है कि सर्वर मेलबॉक्सों को उन अन्य डिवाइसों पर भी एक्सेस किया जा सकता है जहाँ आप उस खाते का उपयोग करते हैं; On My Mac मेलबॉक्स केवल उसी Mac पर उपलब्ध होते हैं जहाँ आपने उन्हें बनाया था। किसी मौजूदा मेलबॉक्स को स्थान के रूप में चुनने से एक नेस्टेड मेलबॉक्स बन जाता है। Apple की मेलबॉक्स गाइड इन स्थान संबंधी अंतरों का वर्णन करती है।

मेलबॉक्स को उस श्रेणी का नाम दें जिसका आप बार-बार उपयोग करने की उम्मीद करते हैं। एक बार यह बन जाने के बाद, संदेशों का चयन करें और उन्हें साइडबार में मौजूद मेलबॉक्स में खींचें (ड्रैग करें), या टूलबार में Move बटन का उपयोग करें और गंतव्य चुनें। Mail पिछले स्थानांतरणों के आधार पर किसी गंतव्य का सुझाव भी दे सकता है। स्थानांतरित करने के बजाय जानबूझकर कॉपी करने के लिए, Apple ड्रैग करते समय Option दबाकर रखने, या चयनित संदेशों पर Control-क्लिक करके Copy To चुनने का दस्तावेज़ीकरण करता है। Apple के मूव और कॉपी निर्देश दोनों तरीकों को कवर करते हैं।

फ़ाइल किए गए संदेशों को खोजने के लिए सर्च का दायरा पर्याप्त रूप से विस्तृत रखें

जब आप सर्च करते हैं, तो Mail डिफ़ॉल्ट रूप से चयनित मेलबॉक्स में खोजता है; यदि आपको कोई परिणाम नहीं दिखता है, तो सर्च फ़ील्ड के नीचे Search all mailboxes चुनें। कहाँ खोजना है यह निर्धारित करने के लिए आप साइडबार या Favorites बार में एक या अधिक मेलबॉक्सों का चयन भी कर सकते हैं। इस प्रकार Inbox से बाहर ले जाया गया संदेश अभी भी खोजा जा सकता है, लेकिन Inbox तक सीमित सर्च में वह दिखाई नहीं देगा। Apple की सर्च गाइड बताती है कि दायरे को कैसे विस्तृत या संकीर्ण किया जाए।

सर्च को अधिक सटीक बनाने के लिए, सर्च फ़ील्ड में कोई सुझाव चुनें और उसके फ़िल्टर नियंत्रणों का उपयोग करें। Mail प्रेषक, विषय या संदेश टेक्स्ट, दिनांक सीमाएं, और फ़्लैग किए गए या अटैचमेंट वाले जैसे विशेषताओं वाले फ़िल्टर का समर्थन करता है। एकाधिक फ़िल्टर एक साथ संयोजित होते हैं, इसलिए परिणामों को उन सभी से मेल खाना चाहिए; यदि अपेक्षित संदेश गायब हो जाते हैं, तो फ़िल्टर हटाएं या चयनित मेलबॉक्स के दायरे को विस्तृत करें। सर्च परिणाम Top Results के क्रम से भी प्रभावित हो सकते हैं, इसलिए यह मानने के बजाय कि पहला परिणाम ही एकमात्र मिलान है, पूरी परिणाम सूची की जाँच करें।

मेल स्थानांतरित किए बिना एक सहेजा गया दृश्य बनाएं

Mailbox > New Smart Mailbox चुनें, एक विवरणात्मक नाम दर्ज करें, फिर From या Subject जैसी शर्तें निर्धारित करें। जब उपयोगी हो तो शर्तें जोड़ें और चुनें कि मिलान करने वाले संदेशों को सभी शर्तों को पूरा करना होगा या किसी भी शर्त को। दृश्य को सहेजने के लिए OK चुनें। उदाहरण के लिए, प्रेषक की शर्त वाला एक स्मार्ट मेलबॉक्स संदेशों की नकल (डुप्लीकेट) किए बिना या उन्हें स्थानांतरित किए बिना विभिन्न फ़ोल्डरों से उस प्रेषक के संदेश एकत्र कर सकता है। यदि आपको Sent या Trash के संदेशों को शामिल करने की आवश्यकता है, तो स्मार्ट मेलबॉक्स सेटअप में संबंधित चेकबॉक्स का उपयोग करें। Apple की स्मार्ट मेलबॉक्स गाइड इन नियंत्रणों को सूचीबद्ध करती है।

स्मार्ट मेलबॉक्स अपने मानदंडों पर आधारित एक लाइव दृश्य है, न कि कोई अलग संग्रह (आर्काइव)। यदि कोई संदेश मानदंड से मेल खाना बंद कर देता है, तो वह अब उस दृश्य में दिखाई नहीं देता है, यद्यपि वह अपने मूल मेलबॉक्स में ही बना रहता है। दृश्य को संपादित करने के लिए उस पर डबल-क्लिक करें या उसे चुनकर Mailbox > Edit Smart Mailbox चुनें। नए आने वाले मेल को स्वचालित रूप से संभालने के लिए, Mail नियमों का भी समर्थन करता है जो शर्तों के आधार पर संदेशों को स्थानांतरित कर सकते हैं; नियम का उपयोग करने से पहले उसकी सावधानीपूर्वक समीक्षा करें, क्योंकि मेल को स्थानांतरित करने से उसका स्थान बदल जाता है। Apple स्मार्ट मेलबॉक्स के साथ-साथ नियमों का भी दस्तावेज़ीकरण करता है।

परिणाम की जाँच करें और गुम हुए सर्च मिलानों को पुनर्प्राप्त करें

एक छोटे बैच को फ़ाइल करने के बाद, Search all mailboxes चयनित रखते हुए किसी विशिष्ट प्रेषक या वाक्यांश को खोजें। पुष्टि करें कि संदेश दिखाई दे रहा है, फिर शेष फ़ाइलिंग जारी रखें। यह एक सतर्क वर्कफ़्लो अनुशंसा है: किसी बड़े स्थानांतरण से पहले सर्च के दायरे का परीक्षण करने से गलत गंतव्य या अत्यधिक संकीर्ण सर्च का पता चल सकता है।

यदि कोई संदेश गायब या विकृत दिखाई देता है, तो Apple प्रभावित मेलबॉक्स को रीबिल्ड करने की सलाह देता है: साइडबार में इसे चुनें और Mailbox > Rebuild चुनें। Apple विशेष रूप से नोट करता है कि जब प्रासंगिक संदेश Entire Message सर्च से गायब हों, तो यह मदद कर सकता है। बड़े पुनर्गठन से पहले अतिरिक्त सुरक्षा के लिए, Mail चयनित मेलबॉक्सों को Mailbox > Export Mailbox के माध्यम से .mbox पैकेज के रूप में निर्यात कर सकता है; निर्यात एक अलग फ़ाइल होती है, और Mail उसी नाम के मौजूदा निर्यात को अधिलेखित (ओवरराइट) नहीं करता है। Apple की मेलबॉक्स गाइड रीबिल्डिंग को कवर करती है, और इसकी आयात/निर्यात गाइड निर्यात को कवर करती है।

सिस्टम को सरल रखें: केवल उन्हीं संदेशों को फ़ाइल करें जिन्हें स्थायी स्थान से लाभ मिलता है, क्रॉस-फ़ोल्डर दृश्यों के लिए स्मार्ट मेलबॉक्स का उपयोग करें, और जब कोई फ़ाइल किया गया संदेश वर्तमान फ़ोल्डर में न हो, तो सर्च को सभी मेलबॉक्सों तक विस्तृत करें। यह दृष्टिकोण स्थान, सर्च के दायरे और सहेजे गए दृश्यों को स्पष्ट रखते हुए प्रलेखित Mail नियंत्रणों का उपयोग करता है।

स्रोत