আপনার Mac-এ Apple Mail গুছিয়ে রাখতে এবং বার্তাগুলো সহজে খুঁজে পাওয়ার উপযোগী রাখতে, যেকোনো কিছু স্থানান্তরের আগে সাধারণ মেলবক্স এবং স্মার্ট মেলবক্সের (Smart Mailboxes) মধ্যে বেছে নিন। সাধারণ মেলবক্সগুলো বার্তাগুলোকে একটি নির্দিষ্ট অবস্থানে ফাইল করে রাখে; আর স্মার্ট মেলবক্সগুলো বার্তা স্থানান্তর না করেই বিভিন্ন অবস্থান থেকে শর্তের সাথে মিলে যাওয়া বার্তাগুলো সংগ্রহ করে। মেল অনুসন্ধান একটি মেলবক্সে বা সমস্ত মেলবক্স জুড়ে অনুসন্ধান করতে পারে, তাই বার্তার অবস্থান এবং অনুসন্ধানের পরিধি উভয়ই গুরুত্বপূর্ণ। Apple-এর মেলবক্স নির্দেশিকা এবং অনুসন্ধান নির্দেশিকায় এই নিয়ন্ত্রণগুলোর বিষয়ে বিস্তারিত রয়েছে।

বার্তা স্থানান্তর করবেন নাকি স্মার্ট মেলবক্স তৈরি করবেন তা নির্ধারণ করুন

যখন আপনি একটি স্থায়ী ফোল্ডার কাঠামো চান, তখন সাধারণ মেলবক্স ব্যবহার করুন; যেমন কোনো একটি প্রকল্পের জন্য মেলবক্স, যার ভেতরে ইনভয়েস ও যোগাযোগের জন্য সাবফোল্ডার রয়েছে। আর যখন আপনি কোনো সংরক্ষিত ভিউ বা দৃশ্য চান—যেমন কোনো নির্দিষ্ট ক্লায়েন্টের বা নির্দিষ্ট বিষয়ের বার্তাগুলো—অথচ প্রতিটি বার্তা যেখানে আছে সেখানেই রাখতে চান, তখন স্মার্ট মেলবক্স ব্যবহার করুন। Apple জানিয়েছে যে, বার্তাগুলো কোন মেলবক্সে সংরক্ষিত আছে তা বিবেচনা না করেই স্মার্ট মেলবক্স শর্তের সাথে মিলে যাওয়া বার্তাগুলো প্রদর্শন করে। একটি স্মার্ট মেলবক্স মুছে ফেললে কেবল ভিউটি মুছে যায়, এতে তালিকাভুক্ত বার্তাগুলো মুছে যায় না। Apple-এর স্মার্ট মেলবক্স সংক্রান্ত নির্দেশনা এর শর্ত ও কার্যপ্রণালী ব্যাখ্যা করে।

একটি ব্যবহারিক সিদ্ধান্তের নিয়ম: আপনার লক্ষ্য যদি কোনো ইমেলের অবস্থান পরিবর্তন করা হয়, তবে একটি সাধারণ মেলবক্স তৈরি করে বার্তাটি স্থানান্তর করুন। আর আপনার লক্ষ্য যদি নিয়মিত প্রয়োজন হয় এমন কিছু বার্তা দ্রুত খুঁজে পাওয়া হয়, তবে একটি স্মার্ট মেলবক্স তৈরি করুন। আপনি উভয়ই ব্যবহার করতে পারেন—উদাহরণস্বরূপ, সম্পন্ন হওয়া প্রকল্পের মেলগুলো একটি প্রজেক্ট মেলবক্সে ফাইল করে রাখতে পারেন এবং আপনার অ্যাকাউন্টগুলো জুড়ে ফ্ল্যাগ করা বার্তাগুলো দেখতে একটি স্মার্ট মেলবক্স তৈরি করতে পারেন।

সঠিক স্টোরেজ লোকেশন সহ মেলবক্স তৈরি করুন

macOS-এর Mail অ্যাপে, Mailbox > New Mailbox বেছে নিন। Location মেনুতে, এই Mac-এ স্থানীয়ভাবে সংরক্ষিত মেলবক্সের জন্য On My Mac বেছে নিন, অথবা সেই অ্যাকাউন্টের মেল সার্ভারে এটি তৈরি করতে কোনো একটি ইমেল অ্যাকাউন্ট বেছে নিন। Apple উল্লেখ করেছে যে সার্ভার মেলবক্সগুলো অন্যান্য ডিভাইসেও অ্যাক্সেস করা যায় যেখানে আপনি সেই অ্যাকাউন্টটি ব্যবহার করেন; On My Mac মেলবক্সগুলো কেবল সেই Mac-এই পাওয়া যায় যেখানে আপনি সেগুলো তৈরি করেছেন। অবস্থান হিসেবে কোনো বিদ্যমান মেলবক্স বেছে নিলে একটি নেস্টেড মেলবক্স তৈরি হয়। Apple-এর মেলবক্স নির্দেশিকা এই অবস্থানের পার্থক্যগুলো বর্ণনা করে।

এমন একটি ক্যাটাগরি দিয়ে মেলবক্সটির নাম দিন যা আপনি বারবার ব্যবহার করবেন বলে মনে করেন। মেলবক্স তৈরি হয়ে গেলে, বার্তাগুলো নির্বাচন করে সাইডবারের মেলবক্সে টেনে আনুন (drag করুন), অথবা টুলবারের Move বোতামটি ব্যবহার করে গন্তব্য বেছে নিন। পূর্বে স্থানান্তর করার তথ্যের ওপর ভিত্তি করে Mail কোনো গন্তব্যের পরামর্শ দিতে পারে। স্থানান্তরের পরিবর্তে উদ্দেশ্যমূলকভাবে অনুলিপি (copy) করতে, Apple ড্র্যাগ করার সময় Option চেপে রাখা, অথবা নির্বাচিত বার্তাগুলোতে Control-ক্লিক করে Copy To বেছে নেওয়ার কথা উল্লেখ করে। Apple-এর স্থানান্তর ও অনুলিপির নির্দেশিকা উভয় পদ্ধতিই কভার করে।

ফাইল করা বার্তাগুলো খুঁজে পেতে অনুসন্ধান যথেষ্ট বিস্তৃত রাখুন

আপনি যখন অনুসন্ধান করেন, Mail ডিফল্টভাবে নির্বাচিত মেলবক্সে অনুসন্ধান করে; আপনি যদি কোনো ফলাফল দেখতে না পান, তবে অনুসন্ধান ফিল্ডের নিচে Search all mailboxes বেছে নিন। কোথায় অনুসন্ধান করা হবে তা নির্ধারণ করতে আপনি সাইডবার বা Favorites বারে এক বা একাধিক মেলবক্সও বেছে নিতে পারেন। কাজেই Inbox থেকে সরিয়ে নেওয়া কোনো বার্তাও খুঁজে পাওয়া সম্ভব, তবে Inbox-এর মধ্যে সীমাবদ্ধ অনুসন্ধান তা দেখাবে না। Apple-এর অনুসন্ধান নির্দেশিকা ব্যাখ্যা করে কীভাবে পরিধি বিস্তৃত বা সংকীর্ণ করতে হয়।

অনুসন্ধানকে আরও সুনির্দিষ্ট করতে, অনুসন্ধান ফিল্ডের একটি পরামর্শ বেছে নিন এবং এর ফিল্টার নিয়ন্ত্রণগুলো ব্যবহার করুন। Mail প্রেরক, বিষয় বা বার্তার পাঠ্য, তারিখের সীমা, এবং ফ্ল্যাগ করা বা সংযুক্তি (attachments) সহ বিভিন্ন বৈশিষ্ট্যের মতো ফিল্টার সমর্থন করে। একাধিক ফিল্টার একত্রিত করা হয়, ফলে ফলাফলগুলোকে সেগুলোর সবগুলোর সাথেই মিলতে হয়; যদি প্রত্যাশিত বার্তাগুলো দেখা না যায়, তবে ফিল্টারগুলো সরিয়ে দিন অথবা নির্বাচিত মেলবক্সের পরিধি বাড়িয়ে নিন। সার্চের ফলাফলগুলো Top Results ক্রম দ্বারাও প্রভাবিত হতে পারে, তাই প্রথম ফলাফলটিই একমাত্র মিল ধরে না নিয়ে সম্পূর্ণ ফলাফল তালিকা পরীক্ষা করুন।

মেল স্থানান্তর না করেই একটি সংরক্ষিত ভিউ তৈরি করুন

Mailbox > New Smart Mailbox বেছে নিন, একটি বর্ণনামূলক নাম লিখুন, তারপর From বা Subject-এর মতো শর্তাবলী নির্ধারণ করুন। প্রয়োজনে শর্ত যোগ করুন এবং শর্তের সাথে মেলা বার্তাগুলোকে সমস্ত শর্ত পূরণ করতে হবে নাকি যেকোনো একটি পূরণ করলেই হবে তা নির্বাচন করুন। ভিউটি সংরক্ষণ করতে OK বেছে নিন। উদাহরণস্বরূপ, প্রেরকের শর্তযুক্ত একটি স্মার্ট মেলবক্স সেই প্রেরকের বার্তাগুলোকে নকল বা স্থানান্তর না করেই বিভিন্ন ফোল্ডার থেকে একত্রিত করতে পারে। Sent বা Trash-এর বার্তাগুলো অন্তর্ভুক্ত করার প্রয়োজন হলে, স্মার্ট মেলবক্স সেটআপে প্রাসঙ্গিক চেকবক্সটি ব্যবহার করুন। Apple-এর স্মার্ট মেলবক্স নির্দেশিকা এই নিয়ন্ত্রণগুলোর তালিকা দেয়।

একটি স্মার্ট মেলবক্স হলো তার শর্তাবলীর ওপর ভিত্তি করে তৈরি একটি লাইভ ভিউ, কোনো পৃথক আর্কাইভ নয়। কোনো বার্তা যদি শর্ত পূরণ করা বন্ধ করে দেয়, তবে তা আর সেই ভিউতে প্রদর্শিত হয় না, যদিও এটি তার মূল মেলবক্সেই থেকে যায়। ভিউটি সম্পাদনা করতে এতে ডাবল-ক্লিক করুন অথবা এটি নির্বাচন করে Mailbox > Edit Smart Mailbox বেছে নিন। নতুন আসা মেলের স্বয়ংক্রিয় ব্যবস্থাপনার জন্য, Mail এমন কিছু নিয়মও (rules) সমর্থন করে যা শর্তের ওপর ভিত্তি করে বার্তাগুলো স্থানান্তর করতে পারে; ব্যবহারের আগে নিয়মটি সতর্কতার সাথে পর্যালোচনা করুন, কারণ মেল স্থানান্তর করলে তার অবস্থান পরিবর্তিত হয়। Apple স্মার্ট মেলবক্সের পাশাপাশি নিয়মগুলোর বিষয়েও নথিভুক্ত করেছে।

ফলাফল পরীক্ষা করুন এবং অনুপস্থিত অনুসন্ধান ফলাফল পুনরুদ্ধার করুন

ছোট একটি ব্যাচ ফাইল করার পর, Search all mailboxes নির্বাচন করে একটি নির্দিষ্ট প্রেরক বা বাক্যাংশ দিয়ে অনুসন্ধান করুন। বার্তাটি প্রদর্শিত হচ্ছে কিনা তা নিশ্চিত করুন, তারপর বাকি ফাইলিংয়ের কাজ চালিয়ে যান। এটি একটি সতর্কতামূলক কাজের সুপারিশ: বড় কোনো স্থানান্তরের আগে অনুসন্ধানের পরিধি পরীক্ষা করে নিলে ভুল গন্তব্য বা অতিরিক্ত সংকীর্ণ অনুসন্ধান ধরা পড়তে পারে।

কোনো বার্তা নিখোঁজ বা বিকৃত মনে হলে, Apple ক্ষতিগ্রস্ত মেলবক্সটি পুনর্নির্মাণ (rebuild) করার সুপারিশ করে: সাইডবারে এটি নির্বাচন করুন এবং Mailbox > Rebuild বেছে নিন। Apple বিশেষভাবে উল্লেখ করেছে যে একটি Entire Message অনুসন্ধান থেকে প্রাসঙ্গিক বার্তা নিখোঁজ হলে এটি সাহায্য করতে পারে। বড় ধরনের পুনর্গঠনের আগে অতিরিক্ত সুরক্ষার জন্য, Mail নির্বাচিত মেলবক্সগুলোকে Mailbox > Export Mailbox-এর মাধ্যমে .mbox প্যাকেজ হিসেবে এক্সপোর্ট করতে পারে; একটি এক্সপোর্ট হলো একটি পৃথক ফাইল, এবং Mail একই নামের বিদ্যমান কোনো এক্সপোর্ট ফাইলকে প্রতিস্থাপন (overwrite) করে না। Apple-এর মেলবক্স নির্দেশিকায় পুনর্নির্মাণের বিষয়টি এবং এর আমদানি/রপ্তানি নির্দেশিকায় এক্সপোর্টের বিষয়টি আলোচনা করা হয়েছে।

পদ্ধতিটি সহজ রাখুন: শুধুমাত্র সেই বার্তাগুলোই ফাইল করুন যেগুলোর একটি স্থায়ী ঠিকানা প্রয়োজন, ফোল্ডার জুড়ে ভিউ পাওয়ার জন্য স্মার্ট মেলবক্স ব্যবহার করুন, এবং কোনো ফাইল করা বার্তা বর্তমান ফোল্ডারে না থাকলে অনুসন্ধানকে সমস্ত মেলবক্সে বিস্তৃত করুন। এই পদ্ধতিটি অবস্থান, অনুসন্ধানের পরিধি এবং সংরক্ষিত ভিউগুলোকে স্পষ্ট রাখার পাশাপাশি Mail-এর উল্লেখিত নিয়ন্ত্রণগুলো ব্যবহার করে।

উৎসসমূহ