Para organizar o Apple Mail no Mac e manter as mensagens fáceis de encontrar, escolha entre caixas de correio normais e Caixas de Correio Inteligentes antes de mover qualquer coisa. As caixas de correio normais arquivam mensagens em um local selecionado; as Caixas de Correio Inteligentes reúnem mensagens correspondentes de vários locais sem movê-las. A busca do Mail pode procurar em uma única caixa de correio ou em todas elas, de modo que o local da mensagem e o escopo da busca são ambos importantes. O guia de caixas de correio da Apple e o guia de busca documentam esses controles.

Decida se deseja mover mensagens ou criar uma Caixa de Correio Inteligente

Use uma caixa de correio normal quando quiser uma estrutura de pastas duradoura, como uma caixa de correio para um projeto com subpastas para faturas e correspondências. Use uma Caixa de Correio Inteligente quando quiser uma visualização salva — como mensagens de um determinado cliente ou com um assunto específico — deixando cada mensagem onde ela já está. A Apple afirma que as Caixas de Correio Inteligentes exibem as mensagens correspondentes independentemente de quais caixas de correio as armazenam. Apagar uma Caixa de Correio Inteligente remove a visualização, não as mensagens listadas nela. As instruções da Apple para Caixas de Correio Inteligentes explicam seus critérios e funcionamento.

Uma regra prática de decisão: se o seu objetivo é mudar o local onde um e-mail fica armazenado, crie uma caixa de correio normal e mova a mensagem. Se o seu objetivo é encontrar um conjunto recorrente de mensagens rapidamente, crie uma Caixa de Correio Inteligente. Você pode usar ambas — por exemplo, arquivar e-mails de projetos concluídos em uma caixa de correio de projetos e criar uma Caixa de Correio Inteligente que mostre mensagens sinalizadas em todas as suas contas.

Crie caixas de correio com o local de armazenamento correto

No Mail do macOS, escolha Caixa de Correio > Nova Caixa de Correio. No menu Local, escolha No Meu Mac para uma caixa de correio armazenada localmente neste Mac, ou selecione uma conta de e-mail para criá-la no servidor de e-mail dessa conta. A Apple observa que as caixas de correio no servidor podem ser acessadas em outros dispositivos nos quais você usa essa conta; as caixas de correio "No Meu Mac" ficam disponíveis apenas no Mac em que foram criadas. Escolher uma caixa de correio existente como local cria uma caixa de correio aninhada. O guia de caixas de correio da Apple descreve essas diferenças de localização.

Dê à caixa de correio o nome de uma categoria que você pretenda usar com frequência. Assim que ela for criada, selecione as mensagens e arraste-as para a caixa de correio na barra lateral, ou use o botão Mover na barra de ferramentas e selecione o destino. O Mail pode sugerir um destino com base em movimentações anteriores. Para copiar intencionalmente em vez de mover, a Apple documenta manter pressionada a tecla Option ao arrastar, ou clicar com a tecla Control pressionada nas mensagens selecionadas e escolher Copiar Para. As instruções da Apple para mover e copiar cobrem ambos os métodos.

Mantenha a busca ampla o suficiente para encontrar mensagens arquivadas

Ao fazer uma busca, o Mail pesquisa por padrão na caixa de correio selecionada; se você não vir um resultado, selecione Buscar em todas as caixas de correio abaixo do campo de busca. Você também pode selecionar uma ou mais caixas de correio na barra lateral ou na barra de Favoritos para definir onde buscar. Assim, uma mensagem movida para fora da Caixa de Entrada ainda poderá ser encontrada, mas uma busca restrita à Caixa de Entrada não a mostrará. O guia de busca da Apple explica como ampliar ou restringir o escopo.

Para tornar a busca mais precisa, escolha uma sugestão no campo de busca e use seus controles de filtro. O Mail oferece suporte a filtros como remetente, assunto ou texto da mensagem, intervalos de datas e atributos como sinalizado ou com anexos. Vários filtros são combinados, portanto os resultados devem corresponder a todos eles; se as mensagens esperadas desaparecerem, remova os filtros ou amplie o escopo da caixa de correio selecionada. Os resultados da busca também podem ser afetados pela ordenação dos Melhores Resultados, portanto verifique a lista completa de resultados em vez de presumir que o primeiro resultado é a única correspondência.

Crie uma visualização salva sem realocar e-mails

Escolha Caixa de Correio > Nova Caixa de Correio Inteligente, insira um nome descritivo e defina condições como De ou Assunto. Adicione condições quando for útil e selecione se as mensagens correspondentes devem atender a todas ou a qualquer uma das condições. Escolha OK para salvar a visualização. Por exemplo, uma Caixa de Correio Inteligente com uma condição de remetente pode reunir as mensagens desse remetente em diferentes pastas sem duplicá-las nem movê-las. Se você precisar incluir mensagens de Enviadas ou Lixo, use a caixa de seleção correspondente na configuração da Caixa de Correio Inteligente. O guia de Caixas de Correio Inteligentes da Apple lista esses controles.

Uma Caixa de Correio Inteligente é uma visualização dinâmica baseada em seus critérios, não um arquivo separado. Se uma mensagem deixar de corresponder aos critérios, ela não aparecerá mais nessa visualização, embora continue na sua caixa de correio original. Edite a visualização clicando duas vezes nela ou selecionando-a e escolhendo Caixa de Correio > Editar Caixa de Correio Inteligente. Para o tratamento automático de novas mensagens recebidas, o Mail também oferece suporte a regras que podem mover mensagens com base em condições; revise a regra com cuidado antes de usá-la, pois mover o e-mail altera a sua localização. A Apple documenta as regras junto com as Caixas de Correio Inteligentes.

Verifique o resultado e recupere correspondências de busca ausentes

Depois de arquivar um pequeno lote, busque por um remetente ou frase característico com a opção Buscar em todas as caixas de correio selecionada. Confirme se a mensagem aparece e, em seguida, continue com o restante do arquivamento. Essa é uma recomendação cautelosa de fluxo de trabalho: testar o escopo da busca antes de uma movimentação maior pode revelar um destino incorreto ou uma busca excessivamente restrita.

Se uma mensagem parecer ausente ou truncada, a Apple recomenda reconstruir a caixa de correio afetada: selecione-a na barra lateral e escolha Caixa de Correio > Reconstruir. A Apple observa especificamente que isso pode ajudar quando mensagens relevantes estiverem ausentes de uma busca por Toda a Mensagem. Para maior proteção antes de uma grande reorganização, o Mail pode exportar caixas de correio selecionadas por meio de Caixa de Correio > Exportar Caixa de Correio como pacotes .mbox; uma exportação é um arquivo separado, e o Mail não substitui uma exportação existente com o mesmo nome. O guia de caixas de correio da Apple aborda a reconstrução, e seu guia de importação/exportação aborda as exportações.

Mantenha o sistema simples: arquive apenas mensagens que se beneficiem de um local permanente, use Caixas de Correio Inteligentes para visualizações entre pastas e amplie a busca para todas as caixas de correio quando uma mensagem arquivada não estiver na pasta atual. Essa abordagem utiliza os controles documentados do Mail, mantendo a localização, o escopo de busca e as visualizações salvas claros e organizados.

Fontes