Para organizar Apple Mail en el Mac y mantener los mensajes fáciles de encontrar, elija entre buzones normales y buzones inteligentes antes de mover nada. Los buzones normales archivan los mensajes en una ubicación seleccionada; los buzones inteligentes recopilan los mensajes coincidentes de distintas ubicaciones sin moverlos. La búsqueda de Mail puede examinar un solo buzón o todos los buzones, por lo que tanto la ubicación del mensaje como el alcance de la búsqueda son importantes. La guía de buzones de Apple y la guía de búsqueda detallan estos controles.

Decidir si mover mensajes o crear un buzón inteligente

Utilice un buzón normal cuando desee una estructura de carpetas duradera, como un buzón para un proyecto con subcarpetas para facturas y correspondencia. Utilice un buzón inteligente cuando desee una vista guardada —por ejemplo, mensajes de un cliente o con un asunto concreto— dejando cada mensaje donde ya está. Apple indica que los buzones inteligentes muestran los mensajes coincidentes independientemente de en qué buzones se almacenen. Al eliminar un buzón inteligente se elimina la vista, no los mensajes que contenía. Las instrucciones sobre buzones inteligentes de Apple explican sus criterios y funcionamiento.

Una regla práctica de decisión: si su objetivo es cambiar dónde reside un correo electrónico, cree un buzón normal y mueva el mensaje. Si su objetivo es encontrar rápidamente un conjunto recurrente de mensajes, cree un buzón inteligente. Puede utilizar ambos: por ejemplo, archivar el correo de un proyecto terminado en un buzón de proyecto y crear un buzón inteligente que muestre los mensajes marcados de todas sus cuentas.

Crear buzones con la ubicación de almacenamiento adecuada

En Mail en macOS, seleccione Buzón > Nuevo buzón. En el menú Ubicación, seleccione En mi Mac para un buzón almacenado localmente en este Mac, o elija una cuenta de correo electrónico para crearlo en el servidor de correo de esa cuenta. Apple señala que se puede acceder a los buzones del servidor desde otros dispositivos en los que use esa cuenta; los buzones En mi Mac solo están disponibles en el Mac donde los creó. Al elegir un buzón existente como ubicación, se crea un buzón anidado. La guía de buzones de Apple describe estas diferencias de ubicación.

Asigne al buzón el nombre de una categoría que prevea utilizar repetidamente. Una vez creado, seleccione los mensajes y arrástrelos al buzón en la barra lateral, o utilice el botón Trasladar de la barra de herramientas y elija el destino. Mail puede sugerir un destino basándose en traslados anteriores. Si desea hacer una copia intencionada en lugar de moverlo, Apple documenta que se debe mantener presionada la tecla Opción mientras se arrastra, o hacer clic con la tecla Control presionada en los mensajes seleccionados y elegir Copiar en. Las instrucciones de traslado y copia de Apple cubren ambos métodos.

Mantener la búsqueda lo suficientemente amplia para encontrar mensajes archivados

Al realizar una búsqueda, Mail busca de forma predeterminada en el buzón seleccionado; si no ve ningún resultado, elija Buscar en todos los buzones debajo del campo de búsqueda. También puede seleccionar uno o varios buzones en la barra lateral o en la barra de favoritos para definir dónde buscar. De este modo, un mensaje que se ha sacado de la Bandeja de entrada sigue pudiendo encontrarse, pero una búsqueda limitada a la Bandeja de entrada no lo mostrará. La guía de búsqueda de Apple explica cómo ampliar o restringir el alcance.

Para que una búsqueda sea más precisa, elija una sugerencia en el campo de búsqueda y utilice sus controles de filtro. Mail admite filtros como remitente, asunto o texto del mensaje, intervalos de fechas y atributos como marcado o con archivos adjuntos. Si se aplican varios filtros, se combinan, de modo que los resultados deben coincidir con todos ellos; si desaparecen mensajes que esperaba ver, elimine filtros o amplíe el alcance del buzón seleccionado. Los resultados de búsqueda también pueden verse afectados por la ordenación de «Mejores resultados», así que revise la lista de resultados completa en lugar de asumir que el primer resultado es la única coincidencia.

Crear una vista guardada sin reubicar el correo

Seleccione Buzón > Nuevo buzón inteligente, introduzca un nombre descriptivo y defina condiciones como De o Asunto. Añada condiciones cuando resulte útil y seleccione si los mensajes coincidentes deben cumplir todas o cualquiera de las condiciones. Elija Aceptar para guardar la vista. Por ejemplo, un buzón inteligente con una condición de remitente puede recopilar los mensajes de ese remitente en diferentes carpetas sin duplicarlos ni moverlos. Si necesita incluir mensajes de Enviados o Papelera, marque la casilla correspondiente en la configuración del buzón inteligente. La guía de buzones inteligentes de Apple detalla estos controles.

Un buzón inteligente es una vista activa basada en sus criterios, no un archivo independiente. Si un mensaje deja de cumplir los criterios, ya no aparecerá en esa vista, aunque permanecerá en su buzón original. Edite la vista haciendo doble clic en ella o seleccionándola y eligiendo Buzón > Editar buzón inteligente. Para la gestión automática del correo entrante nuevo, Mail también admite reglas que pueden mover mensajes según ciertas condiciones; revise la regla con atención antes de utilizarla, ya que mover el correo cambia su ubicación. Apple documenta las reglas junto con los buzones inteligentes.

Comprobar el resultado y recuperar búsquedas sin coincidencias

Tras archivar un lote pequeño, busque un remitente o una frase característica con la opción Buscar en todos los buzones seleccionada. Confirme que el mensaje aparece y continúe luego con el resto del archivado. Esta es una recomendación cautelar de flujo de trabajo: probar el alcance de la búsqueda antes de un traslado más grande puede poner de manifiesto un destino erróneo o una búsqueda demasiado restringida.

Si un mensaje parece haber desaparecido o verse distorsionado, Apple recomienda reconstruir el buzón afectado: selecciónelo en la barra lateral y elija Buzón > Reconstruir. Apple señala específicamente que esto puede ayudar cuando faltan mensajes relevantes en una búsqueda por Mensaje entero. Para mayor protección antes de una gran reorganización, Mail puede exportar buzones seleccionados mediante Buzón > Exportar buzón como paquetes .mbox; una exportación es un archivo independiente y Mail no sobrescribe una exportación existente con el mismo nombre. La guía de buzones de Apple cubre la reconstrucción, y su guía de importación/exportación cubre las exportaciones.

Mantenga el sistema sencillo: archive solo los mensajes que se beneficien de una ubicación permanente, utilice buzones inteligentes para vistas entre varias carpetas y amplíe la búsqueda a todos los buzones cuando un mensaje archivado no se encuentre en la carpeta actual. Este método aprovecha los controles documentados de Mail a la vez que mantiene despejados la ubicación, el alcance de búsqueda y las vistas guardadas.

Fuentes