Pour assurer la cohérence des boîtes aux lettres de projet sur les Mac et autres appareils, créez chaque dossier de projet au sein du compte de messagerie sur son serveur de messagerie, puis vérifiez que les dossiers spéciaux de Mail, comme Envoyés et Brouillons, pointent également vers des boîtes aux lettres sur le serveur. Un dossier situé sous « Sur mon Mac » n’existe que sur ce Mac précis. Ce guide se concentre sur la configuration et la vérification de ces options dans macOS Mail ; les éléments synchronisés dépendent du compte de messagerie et de son fournisseur.

Décider de l'emplacement des e-mails du projet

Dans Mail, une boîte aux lettres est un dossier destiné aux messages. Lorsque vous en créez une, le menu Emplacement détermine si elle est locale ou rattachée à un compte. Apple précise que les boîtes aux lettres de compte sont stockées sur le serveur de messagerie et accessibles sur d’autres appareils utilisant ce compte ; les boîtes aux lettres « Sur mon Mac » ne sont disponibles que sur le Mac où elles ont été créées. Guide d’Apple pour créer des boîtes aux lettres

Pour un dossier de projet que vous souhaitez retrouver sur tous vos appareils, sélectionnez le bon compte de messagerie comme emplacement. Par exemple, créez Project – Redwood au sein de votre compte professionnel plutôt que sous « Sur mon Mac ». Si vous souhaitez une arborescence imbriquée, sélectionnez la boîte aux lettres du projet comme emplacement pour un sous-dossier. Réservez les dossiers locaux aux contenus que vous souhaitez délibérément conserver uniquement sur ce Mac.

Créer une boîte aux lettres de projet sur le serveur

  1. Ouvrez Mail sur votre Mac et choisissez Boîte aux lettres > Nouvelle boîte aux lettres.
  2. Dans Emplacement, choisissez le compte de messagerie qui doit héberger les messages du projet. Ne choisissez pas Sur mon Mac pour un dossier qui doit apparaître ailleurs.
  3. Saisissez un nom de projet clair et cliquez sur OK.
  4. Vérifiez que la nouvelle boîte aux lettres apparaît bien sous le compte prévu dans la barre latérale. Si vous avez besoin de sous-dossiers, répétez ces étapes en sélectionnant la boîte aux lettres du projet comme emplacement.
  5. Déplacez un petit message de test sans importance dans le dossier. Vérifiez ensuite que le dossier et le message apparaissent lorsque vous consultez ce même compte sur un autre appareil ou dans le webmail du fournisseur, le cas échéant.

Apple souligne que certaines boîtes aux lettres professionnelles peuvent être en lecture seule, vous empêchant d'y créer des dossiers. La création et la disponibilité des dossiers sur le serveur dépendent également du fournisseur du compte. Si le compte souhaité n’apparaît pas dans la liste Emplacement ou si le dossier n’apparaît pas ailleurs, renseignez-vous auprès de votre administrateur de messagerie ou de votre fournisseur avant de tenter de recréer le dossier à un autre emplacement. Instructions d’Apple pour la création de boîtes aux lettres

Aligner les boîtes Envoyés, Brouillons, Corbeille, Indésirables et Archive

Un dossier de projet peut se synchroniser correctement alors même que les boîtes aux lettres spéciales du compte se comportent différemment. Sur chaque Mac, ouvrez Mail > Réglages > Comptes, sélectionnez le compte, puis cliquez sur Comportements des boîtes aux lettres. Vérifiez les choix pour Brouillons, Envoyés, Indésirables, Corbeille et Archive. Lorsque l’option est proposée, sélectionnez la boîte aux lettres prévue sur le serveur. Les options disponibles dans Mail varient selon le type de compte ; Apple précise que les choix pour Brouillons, Envoyés, Indésirables et Corbeille sont disponibles pour les comptes IMAP, tandis qu'Archive sélectionne une boîte aux lettres sur le serveur. Documentation d’Apple sur les comportements des boîtes aux lettres

Cette vérification s'avère essentielle lorsqu'une réponse envoyée pour un projet, un brouillon ou un message supprimé semble manquer sur un autre appareil. Un comportement configuré sur une boîte aux lettres « Sur mon Mac » enregistre ces messages uniquement sur ce Mac. Apple conseille expressément de sélectionner la boîte aux lettres Indésirables sur chaque Mac utilisant le compte afin d'éviter les doublons de dossiers Indésirables dans la barre latérale. Effectuez les mêmes choix sur chaque Mac où vous utilisez le compte ; l’existence d’un dossier sur le serveur ne garantit pas à elle seule que chaque Mac est configuré pour l'utiliser pour un comportement spécial.

Évitez de modifier les paramètres du serveur ou du chemin IMAP au hasard. Si la bonne boîte aux lettres du serveur n'est pas proposée, Apple recommande de se renseigner auprès du fournisseur de messagerie avant d'en choisir une autre. Dans les Réglages du serveur de Mail, le préfixe de chemin IMAP correspond à l'emplacement des boîtes aux lettres sur un serveur IMAP ; Apple indique de le saisir ou de le modifier selon les instructions du fournisseur. Documentation d’Apple sur les réglages du serveur

Vérifier la configuration sur chaque appareil

Effectuez ce contrôle rapide après avoir créé le dossier ou modifié les comportements :

  • La boîte aux lettres du projet apparaît bien sous le compte prévu dans la barre latérale du Mac, et non sous « Sur mon Mac ».
  • Le même compte est activé sur chaque appareil, et le dossier du projet y est visible, ou dans le webmail.
  • Sur chaque Mac, les Comportements des boîtes aux lettres du compte pointent vers les boîtes aux lettres prévues sur le serveur, lorsque ces réglages sont disponibles.
  • Un message de test déplacé dans le dossier du projet s’y trouve toujours lorsqu'on le consulte depuis un autre appareil.

Pour iCloud Mail, Apple indique que les dossiers personnalisés sont visibles sur les appareils où Mail est activé dans les réglages iCloud. Sur un Mac, vérifiez Menu Pomme > Réglages Système > [votre nom] > iCloud > Mail et activez la synchronisation pour le Mac. Apple indique également que certains réglages de Mail restent synchronisés via iCloud Drive, notamment les règles, les signatures et les boîtes aux lettres intelligentes. Ces réglages sont distincts des messages du projet et du contenu des boîtes aux lettres eux-mêmes. Guide de configuration d’iCloud Mail par Apple et guide des dossiers iCloud Mail

En cas de dossier manquant ou en double

Vérifiez d'abord que les deux appareils utilisent le même compte et que la boîte aux lettres a bien été créée sous ce compte plutôt que sous « Sur mon Mac ». Pour iCloud Mail, vérifiez également que Mail est activé pour iCloud sur l'appareil. Pour un compte non-iCloud, consultez les instructions de son fournisseur si les dossiers n'apparaissent pas ou si des boîtes aux lettres spéciales portent des noms inhabituels. Ne supprimez aucun doublon avant d'avoir confirmé quelle boîte aux lettres contient les messages : Apple avertit que la suppression d'une boîte aux lettres entraîne sa suppression définitive ainsi que celle de tout son contenu. Guide des boîtes aux lettres d’Apple

La méthode de travail fiable sur Mac consiste à créer les dossiers de projet dans le compte, puis à vérifier séparément les comportements des boîtes aux lettres spéciales de chaque Mac. Les dossiers situés sur le serveur rendent les messages du projet accessibles via le compte sur d'autres appareils ; les vérifications de comportement sur chaque Mac garantissent que les actions courantes de messagerie utilisent bien les dossiers prévus sur le serveur.

Sources