Agar kotak surat proyek tetap konsisten di seluruh Mac dan perangkat lain, buat setiap folder proyek di dalam akun email pada server emailnya, lalu periksa apakah folder khusus Mail—seperti Terkirim dan Draf—juga mengarah ke kotak surat server. Folder di bawah “Di Mac Saya” hanya ada di Mac tersebut. Panduan ini berfokus pada pengaturan dan pemeriksaan pilihan-pilihan tersebut di macOS Mail; apa yang diselaraskan bergantung pada akun email dan penyedianya.

Tentukan tempat penyimpanan email proyek

Di Mail, kotak surat adalah folder untuk pesan. Saat Anda membuatnya, menu Lokasi menentukan apakah kotak surat tersebut bersifat lokal atau milik suatu akun. Apple menyatakan bahwa kotak surat akun disimpan di server email dan dapat diakses di perangkat lain yang menggunakan akun tersebut; kotak surat “Di Mac Saya” hanya tersedia di Mac tempat kotak surat tersebut dibuat. Panduan Apple untuk membuat kotak surat

Untuk folder proyek yang ingin Anda lihat di seluruh perangkat, pilih akun email yang tepat sebagai lokasinya. Misalnya, buat Project – Redwood di dalam akun kerja Anda, bukan di bawah “Di Mac Saya.” Jika Anda menginginkan struktur bertingkat, pilih kotak surat proyek sebagai lokasi untuk subfolder. Simpan folder lokal untuk materi yang sengaja ingin Anda simpan hanya di Mac tersebut.

Buat kotak surat proyek di server

  1. Buka Mail di Mac Anda dan pilih Kotak Surat > Kotak Surat Baru.
  2. Di Lokasi, pilih akun email yang akan menampung pesan proyek. Jangan pilih Di Mac Saya untuk folder yang perlu muncul di tempat lain.
  3. Masukkan nama proyek yang jelas dan klik OKE.
  4. Pastikan kotak surat baru muncul di bawah akun yang dituju pada bar samping. Jika Anda memerlukan subfolder, ulangi langkah-langkahnya dan pilih kotak surat proyek sebagai lokasinya.
  5. Pindahkan pesan pengujian kecil yang tidak penting ke dalam folder tersebut. Kemudian pastikan folder dan pesan muncul saat Anda melihat akun yang sama di perangkat lain atau di webmail penyedia, jika tersedia.

Apple mencatat bahwa beberapa kotak surat tempat kerja mungkin bersifat hanya-baca (read-only), sehingga Anda mungkin tidak dapat membuat folder di dalamnya. Pembuatan dan ketersediaan folder server juga bergantung pada penyedia akun. Jika akun yang dituju tidak ada dalam daftar Lokasi atau folder tidak muncul di tempat lain, hubungi administrator email atau penyedia Anda sebelum mencoba membuat ulang folder di lokasi lain. Petunjuk pembuatan kotak surat dari Apple

Selaraskan Terkirim, Draf, Tong Sampah, Spam, dan Arsip

Folder proyek dapat diselaraskan sementara kotak surat khusus milik akun tersebut masih berperilaku berbeda. Di setiap Mac, buka Mail > Pengaturan > Akun, pilih akun, lalu klik Perilaku Kotak Surat. Tinjau pilihan untuk Draf, Terkirim, Spam, Tong Sampah, dan Arsip. Jika tersedia, pilih kotak surat yang dituju di server. Opsi Mail yang tersedia bervariasi menurut jenis akun; Apple menyatakan bahwa pilihan Draf, Terkirim, Spam, dan Tong Sampah tersedia untuk akun IMAP, sedangkan Arsip memilih kotak surat di server. Dokumentasi Perilaku Kotak Surat Apple

Pemeriksaan ini penting ketika balasan proyek yang terkirim, draf, atau pesan yang dihapus tampaknya hilang di perangkat lain. Perilaku yang diatur ke kotak surat “Di Mac Saya” hanya menyimpan pesan-pesan tersebut di Mac itu saja. Apple secara khusus menyarankan untuk memilih kotak surat Spam di setiap Mac yang menggunakan akun tersebut guna menghindari duplikasi kotak surat Spam di bar samping. Terapkan pilihan yang sama di setiap Mac tempat Anda menggunakan akun tersebut; keberadaan folder server saja tidak membuktikan bahwa setiap Mac telah dikonfigurasi untuk menggunakannya sebagai perilaku khusus.

Hindari mengubah pengaturan server atau jalur IMAP secara asal tebak. Jika kotak surat server yang benar tidak ditampilkan, Apple menyarankan untuk memeriksa dengan penyedia email sebelum memilih kotak surat server lain. Di Pengaturan Server Mail, Awalan Jalur IMAP dijelaskan sebagai lokasi kotak surat di server IMAP; Apple menyarankan untuk memasukkan atau mengubahnya sesuai petunjuk penyedia. Dokumentasi Pengaturan Server Apple

Periksa pengaturan di setiap perangkat

Gunakan audit cepat ini setelah membuat folder atau mengubah perilaku:

  • Kotak surat proyek muncul di dalam akun yang dituju di bar samping Mac, bukan di bawah “Di Mac Saya.”
  • Akun yang sama diaktifkan di setiap perangkat, dan folder proyek terlihat di sana atau di webmail.
  • Di setiap Mac, Perilaku Kotak Surat akun mengarah ke kotak surat server yang dituju jika kontrol tersebut tersedia.
  • Pesan uji coba yang dipindahkan ke folder proyek tetap ada di sana saat dilihat dari perangkat lain.

Untuk iCloud Mail, Apple menyatakan bahwa folder kustom terlihat di perangkat yang mengaktifkan Mail di pengaturan iCloud. Di Mac, periksa menu Apple > Pengaturan Sistem > [nama Anda] > iCloud > Mail dan aktifkan penyelarasan untuk Mac tersebut. Apple juga mendokumentasikan pengaturan Mail tertentu yang tetap diperbarui melalui iCloud Drive, termasuk aturan, tanda tangan, dan Kotak Surat Cerdas. Pengaturan tersebut terpisah dari pesan proyek dan konten kotak surat itu sendiri. Panduan pengaturan iCloud Mail Apple dan panduan untuk folder iCloud Mail

Jika folder hilang atau terduplikasi

Pertama, pastikan kedua perangkat menggunakan akun yang sama dan kotak surat dibuat di bawah akun tersebut, bukan “Di Mac Saya.” Untuk iCloud Mail, pastikan juga Mail diaktifkan untuk iCloud di perangkat tersebut. Untuk akun non-iCloud, lihat petunjuk penyedianya jika folder tidak muncul atau jika kotak surat khusus memiliki nama yang tidak biasa. Jangan hapus duplikat sampai Anda memastikan kotak surat mana yang berisi pesan: Apple memperingatkan bahwa menghapus kotak surat akan menghapusnya beserta isinya secara permanen. Panduan kotak surat Apple

Alur kerja Mac yang andal adalah membuat folder proyek di dalam akun, lalu meninjau perilaku kotak surat khusus di setiap Mac secara terpisah. Folder server membuat pesan proyek tersedia melalui akun tersebut di perangkat lain; pemeriksaan perilaku per-Mac membantu memastikan tindakan email sehari-hari menggunakan folder server yang dituju.

Sumber