Para mantener los buzones de proyectos coherentes en varios Mac y otros dispositivos, cree cada carpeta de proyecto dentro de la cuenta de correo en su servidor de correo y, a continuación, compruebe que las carpetas especiales de Mail (como Enviados y Borradores) también apunten a buzones del servidor. Una carpeta ubicada en «En mi Mac» solo existe en ese Mac. Esta guía se centra en configurar y comprobar estas opciones en Mail para macOS; lo que se sincronice dependerá de la cuenta de correo electrónico y de su proveedor.

Decida dónde debe residir el correo del proyecto

En Mail, un buzón es una carpeta para mensajes. Al crear uno, el menú Ubicación determina si es local o si pertenece a una cuenta. Apple indica que los buzones de las cuentas se almacenan en el servidor de correo y se puede acceder a ellos en otros dispositivos que utilicen esa cuenta; los buzones «En mi Mac» solo están disponibles en el Mac donde se crearon. Guía de Apple para crear buzones

Para una carpeta de proyecto que desee ver en varios dispositivos, elija la cuenta de correo electrónico correcta como su ubicación. Por ejemplo, cree Project – Redwood dentro de su cuenta de trabajo en lugar de en «En mi Mac». Si desea una estructura anidada, seleccione el buzón del proyecto como ubicación para una subcarpeta. Reserve las carpetas locales para el material que intencionadamente desee conservar únicamente en ese Mac.

Crear un buzón de proyecto en el servidor

  1. Abra Mail en su Mac y seleccione Buzón > Nuevo buzón.
  2. En Ubicación, elija la cuenta de correo electrónico que debe contener los mensajes del proyecto. No elija En mi Mac para una carpeta que necesite ver en otros lugares.
  3. Introduzca un nombre claro para el proyecto y haga clic en Aceptar.
  4. Confirme que el nuevo buzón aparece bajo la cuenta deseada en la barra lateral. Si necesita subcarpetas, repita los pasos y seleccione el buzón del proyecto como ubicación.
  5. Mueva un mensaje de prueba pequeño y no crítico a la carpeta. Luego, compruebe que la carpeta y el mensaje aparecen al ver la misma cuenta en otro dispositivo o en el webmail del proveedor, si está disponible.

Apple señala que algunos buzones de trabajo pueden ser de solo lectura, por lo que es posible que no pueda crear carpetas dentro de ellos. La creación y disponibilidad de carpetas en el servidor también están sujetas al proveedor de la cuenta. Si la cuenta deseada no aparece en la lista Ubicación o la carpeta no se muestra en otros lugares, consulte con el administrador de correo electrónico o con su proveedor antes de intentar recrear la carpeta en otra ubicación. Instrucciones de Apple para la creación de buzones

Alinear Enviados, Borradores, Papelera, Correo no deseado y Archivo

Una carpeta de proyecto puede sincronizarse mientras los buzones especiales de la cuenta siguen comportándose de forma diferente. En cada Mac, abra Mail > Ajustes > Cuentas, seleccione la cuenta y, a continuación, haga clic en Comportamientos del buzón. Revise las opciones para Borradores, Enviados, No deseado, Papelera y Archivo. Siempre que esté disponible, seleccione el buzón deseado en el servidor. Las opciones disponibles de Mail varían según el tipo de cuenta; Apple indica que las opciones de Borradores, Enviados, No deseado y Papelera están disponibles para cuentas IMAP, mientras que Archivo selecciona un buzón en el servidor. Documentación de Apple sobre Comportamientos del buzón

Esta comprobación es importante cuando una respuesta a un proyecto enviada, un borrador o un mensaje eliminado parece no estar disponible en otro dispositivo. Un comportamiento configurado en un buzón «En mi Mac» almacena esos mensajes solo en ese Mac. Apple aconseja específicamente seleccionar el buzón Correo no deseado en cada Mac que use la cuenta para evitar buzones duplicados de Correo no deseado en la barra lateral. Aplique las mismas opciones en cada Mac en el que utilice la cuenta; la existencia de una carpeta en el servidor no garantiza por sí sola que cada Mac esté configurado para utilizarla para un comportamiento especial.

Evite modificar los ajustes del servidor o de las rutas IMAP por tanteo. Si no se ofrece el buzón del servidor correcto, Apple aconseja consultar con el proveedor de correo electrónico antes de elegir otro buzón del servidor. En Ajustes del servidor de Mail, el Prefijo de ruta IMAP se describe como la ubicación de los buzones en un servidor IMAP; Apple recomienda introducirlo o cambiarlo según las instrucciones del proveedor. Documentación de Apple sobre Ajustes del servidor

Comprobar la configuración en cada dispositivo

Realice esta comprobación rápida tras crear la carpeta o modificar los comportamientos:

  • El buzón del proyecto aparece dentro de la cuenta deseada en la barra lateral del Mac, no bajo «En mi Mac».
  • La misma cuenta está habilitada en cada dispositivo, y la carpeta del proyecto está visible allí o en el webmail.
  • En cada Mac, la sección Comportamientos del buzón de la cuenta apunta a los buzones del servidor previstos, siempre que esos controles estén disponibles.
  • Un mensaje de prueba que se haya movido a la carpeta del proyecto permanece allí cuando se visualiza desde otro dispositivo.

En el caso de iCloud Mail, Apple indica que las carpetas personalizadas están visibles en los dispositivos que tienen Mail activado en los ajustes de iCloud. En un Mac, vaya a menú Apple > Ajustes del Sistema > [su nombre] > iCloud > Mail y active la sincronización para el Mac. Apple también documenta ciertos ajustes de Mail que se mantienen actualizados a través de iCloud Drive, incluidas las reglas, las firmas y los buzones inteligentes. Dichos ajustes son independientes de los mensajes del proyecto y del contenido de los buzones en sí. Guía de configuración de iCloud Mail de Apple y guía de carpetas de iCloud Mail

Si falta una carpeta o está duplicada

En primer lugar, confirme que ambos dispositivos estén utilizando la misma cuenta y que el buzón se haya creado bajo esa cuenta y no en «En mi Mac». En el caso de iCloud Mail, compruebe también que Mail esté activado para iCloud en el dispositivo. Para una cuenta que no sea de iCloud, consulte las instrucciones de su proveedor si las carpetas no aparecen o si los buzones especiales tienen nombres desconocidos. No elimine un duplicado hasta haber confirmado qué buzón contiene los mensajes: Apple advierte de que eliminar un buzón lo borra de forma permanente junto con su contenido. Guía de buzones de Apple

El flujo de trabajo más fiable en el Mac consiste en crear las carpetas de proyectos en la cuenta y, a continuación, revisar por separado los comportamientos de los buzones especiales en cada Mac. Las carpetas del servidor permiten acceder a los mensajes del proyecto a través de la cuenta en otros dispositivos; las comprobaciones de comportamiento en cada Mac ayudan a garantizar que las acciones cotidianas de correo utilicen las carpetas de servidor previstas.

Fuentes