Pour résumer l'avancement d'un projet dans Numbers sur Mac, organisez votre tableau source de manière à ce que chaque ligne représente un projet ou un élément de travail, puis créez un tableau croisé dynamique avec le statut du projet comme champ de ligne et le nombre d'éléments comme valeur. Le résultat indique combien d'éléments se trouvent dans chaque statut, ce qui est utile pour un rapport lorsque les données sources sont propres et que les totaux répondent à vos besoins.

Préparer les données du projet

Utilisez un tableau source unique comportant une seule ligne d'en-tête et des colonnes cohérentes telles que Project, Work Item, Status, Owner et Due Date. Conservez un seul enregistrement par élément de travail ; évitez les cellules fusionnées ainsi que les libellés de statut vides ou ambigus. Pour un simple décompte de statuts, chaque ligne doit représenter un élément à compter. Si vous souhaitez plutôt un décompte par projet, assurez-vous qu'il n'y ait qu'une seule ligne par projet, sinon le tableau croisé dynamique comptera les doublons d'un même projet comme des éléments distincts.

Numbers requiert un tableau source comportant au moins une cellule de données en dehors de l'en-tête et ne prend pas en charge les cellules fusionnées sur des lignes adjacentes comme données sources d'un tableau croisé dynamique. Vous pouvez créer un tableau croisé dynamique à partir d'un tableau entier ou d'une plage de cellules sélectionnée. Créer un tableau croisé dynamique dans Numbers sur Mac

Avant de concevoir le récapitulatif, standardisez les valeurs de la colonne Statut : par exemple, utilisez Not started, In progress, Blocked et Complete de manière cohérente. Des orthographes différentes ou des espaces superflus peuvent créer des groupes distincts, ce qui rend le rapport plus difficile à lire. Ajoutez les nouveaux enregistrements dans le tableau source avant d'actualiser le récapitulatif.

Créer le tableau croisé dynamique sur votre Mac

  1. Ouvrez la feuille de calcul dans Numbers et sélectionnez une cellule dans le tableau source. Pour un rapport que vous prévoyez de conserver aux côtés des données brutes, créez le tableau croisé dynamique sur une nouvelle feuille : dans la barre des menus, choisissez Organiser > Créer un tableau croisé dynamique > Sur une nouvelle feuille. Si vous avez sélectionné une plage spécifique, choisissez l'option correspondante Pour les cellules sélectionnées. Le nouveau tableau croisé dynamique est vide au départ jusqu'à ce que vous ajoutiez des champs. Apple propose également un raccourci de barre d'outils Tableau croisé dynamique lorsqu'un tableau est sélectionné. Étapes d'Apple pour la création d'un tableau croisé dynamique sur Mac

  2. Sélectionnez le nouveau tableau croisé dynamique pour ouvrir les Options du tableau croisé dynamique dans la barre latérale Organiser. Faites glisser Status dans Lignes. Faites glisser Work Item dans Valeurs. Numbers place les champs en fonction de leur type de données par défaut, mais vous pouvez les déplacer manuellement entre Lignes, Colonnes et Valeurs. Ajouter et organiser les données d’un tableau croisé dynamique dans Numbers sur Mac

  3. Cliquez sur le bouton de modification des détails à côté du champ de valeur Work Item et cochez Résumer par. Choisissez une fonction de décompte (Nombre) pour un champ qui comporte une entrée sur chaque enregistrement. Évitez d'utiliser une somme pour des identifiants textuels ; une somme ne convient que pour des mesures numériques telles que les heures estimées, et répond à une autre question. Numbers propose plusieurs fonctions pour les champs de valeurs, notamment la somme et la moyenne, et vous permet de modifier l'affichage des résultats. Présentation des tableaux croisés dynamiques dans Numbers sur Mac

Le tableau croisé dynamique présente désormais une ligne par statut et le décompte des éléments de travail de ce groupe. Si vous souhaitez également connaître la charge de travail par responsable, ajoutez Owner en tant que champ de ligne supplémentaire ou déplacez-le vers Colonnes pour comparer les responsables côte à côte. Gardez une disposition suffisamment concise pour être lisible en un coup d'œil : un rapport axé sur l'avancement global n'a généralement besoin que du regroupement par statut et d'un seul décompte. Les totaux et les totaux généraux s'affichent par défaut, et vous pouvez les masquer dans les Options du tableau croisé dynamique s'ils encombrent la vue.

Rendre le récapitulatif utile dans un rapport

Considérez le tableau croisé dynamique comme un décompte d'enregistrements, et non comme une évaluation qualitative de la santé du projet. Le nombre d'éléments par statut ne révèle pas si un élément bloqué est urgent ni si un projet d'envergure est plus important qu'un petit. Incluez une date d'arrêt dans une cellule adjacente ou dans l'en-tête du rapport, et définissez la signification de chaque statut si les lecteurs sont susceptibles d'interpréter les libellés différemment.

Si un total paraît inhabituel, effectuez un Contrôle-clic sur une cellule remplie du tableau croisé dynamique et choisissez Créer un tableau pour les données sources. Numbers crée un nouveau tableau contenant les lignes sources utilisées pour cette valeur, ce qui vous aide à faire le lien entre le total et les enregistrements d'origine. Afficher les données sources d'une valeur de tableau croisé dynamique dans Numbers sur Mac

Lorsque les enregistrements sources sont modifiés, sélectionnez le tableau croisé dynamique, ouvrez Organiser > Options du tableau croisé dynamique, puis choisissez Actualiser. Numbers ne reflète pas les modifications apportées à la source dans le tableau croisé dynamique tant qu'il n'est pas actualisé ; sa barre latérale indique également la date et l'heure de la dernière actualisation. Actualiser un tableau croisé dynamique dans Numbers sur Mac

Une vérification finale pratique consiste à comparer le total général du tableau croisé dynamique avec le nombre d'enregistrements sources prévus pour le rapport. Examinez les écarts en vérifiant la plage source, les noms d'éléments de travail vides, les statuts non uniformes et la pertinence de chaque enregistrement dans le décompte. Actualisez une dernière fois après les modifications, puis utilisez le récapitulatif obtenu en y associant sa date de rapport et la définition des statuts afin que les lecteurs comprennent clairement ce que couvrent les chiffres.

Sources