Para resumir el estado de un proyecto en Numbers en una Mac, organice su tabla de origen de modo que cada fila represente un proyecto o elemento de trabajo, y luego cree una tabla dinámica con el estado del proyecto como campo de fila y un recuento de elementos como valor. El resultado muestra cuántos elementos hay en cada estado, lo cual resulta útil para un informe cuando los datos de origen están limpios y los recuentos responden a la pregunta que usted necesita.

Preparar los datos del proyecto

Utilice una única tabla de origen con una sola fila de encabezado y columnas coherentes como Project, Work Item, Status, Owner y Due Date. Mantenga un registro por cada elemento de trabajo; evite celdas combinadas y etiquetas de estado vacías o ambiguas. Para un recuento de estado simple, cada fila debe representar un elemento a contar. Si, por el contrario, desea un recuento por proyecto, asegúrese de que solo haya una fila por proyecto, o de lo contrario la tabla dinámica contará los registros de proyectos repetidos como elementos independientes.

Numbers requiere una tabla de origen con al menos una celda de datos que no sea de encabezado y no admite celdas combinadas en filas adyacentes como datos de origen para tablas dinámicas. Puede crear una tabla dinámica a partir de una tabla completa o de un rango de celdas seleccionado. Crear una tabla dinámica en Numbers en la Mac

Antes de generar el resumen, estandarice los valores en la columna Estado; por ejemplo, use Not started, In progress, Blocked y Complete de forma coherente. Diferentes grafías o espacios adicionales pueden formar grupos separados, lo que dificultará la lectura del informe. Agregue los registros nuevos a la tabla de origen antes de actualizar el resumen.

Crear la tabla dinámica en su Mac

  1. Abra la hoja de cálculo en Numbers y seleccione una celda de la tabla de origen. Para un informe que planee conservar junto a los datos sin procesar, cree la tabla dinámica en una hoja nueva: en la barra de menús, elija Organizar > Crear tabla dinámica > En una hoja nueva. Si seleccionó un rango específico, elija la opción correspondiente Para las celdas seleccionadas. La nueva tabla dinámica aparecerá en blanco hasta que agregue campos. Apple también documenta un acceso directo en la barra de herramientas de Tabla dinámica cuando hay una tabla seleccionada. Pasos de Apple para crear tablas dinámicas en la Mac

  2. Seleccione la nueva tabla dinámica para abrir las Opciones de tabla dinámica en la barra lateral Organizar. Arrastre Status a Filas. Arrastre Work Item a Valores. Numbers ubica los campos según su tipo de datos de forma predeterminada, pero usted puede moverlos manualmente entre Filas, Columnas y Valores. Agregar y organizar datos de tablas dinámicas en Numbers en la Mac

  3. Haga clic en el control para editar detalles situado junto al campo de valor Work Item y marque Resumir por. Elija una función de recuento para un campo que contenga una entrada en cada registro. Evite la suma para identificadores de texto; una suma solo es adecuada para medidas numéricas como horas estimadas y responde a una pregunta diferente. Numbers ofrece funciones para campos de valor, incluidas la suma y el promedio, y le permite cambiar la forma en que se muestran los resultados. Introducción a las tablas dinámicas en Numbers en la Mac

La tabla dinámica ahora ofrece una fila por estado y un recuento de los elementos de trabajo en ese grupo. Si también desea ver la carga de trabajo por responsable, agregue Owner como otro campo de fila o muévalo a Columnas para comparar a los responsables uno al lado del otro. Mantenga el diseño lo suficientemente estrecho como para facilitar la lectura rápida: un informe centrado en el estado general generalmente solo necesita la agrupación por estado y un recuento. Los totales y los totales generales aparecen de forma predeterminada, y puede ocultarlos desde las Opciones de tabla dinámica si sobrecargan la vista.

Hacer que el resumen sea útil en un informe

Trate la tabla dinámica como un recuento de registros, no como una evaluación sobre la salud del proyecto. Un recuento de estados no revela si un elemento bloqueado es urgente o si un proyecto grande es más importante que uno pequeño. Incluya una fecha de corte en una celda cercana o en el encabezado del informe, y defina el significado de cada estado si existe la posibilidad de que los lectores interpreten las etiquetas de forma diferente.

Si un total le resulta inesperado, presione la tecla Control y haga clic en una celda con datos de la tabla dinámica, y luego elija Crear tabla para datos de origen. Numbers creará una nueva tabla que contendrá las filas de origen utilizadas para ese valor, lo que le ayudará a rastrear el recuento hasta los registros originales. Ver los datos de origen de un valor de una tabla dinámica en Numbers en la Mac

Cuando los registros de origen cambien, seleccione la tabla dinámica, abra Organizar > Opciones de tabla dinámica y elija Actualizar. Numbers no refleja las modificaciones de origen en la tabla dinámica hasta que esta se actualiza; su barra lateral también muestra cuándo se actualizó la tabla dinámica por última vez. Actualizar una tabla dinámica en Numbers en la Mac

Una comprobación final práctica consiste en comparar el total general de la tabla dinámica con el número de registros de origen previstos para el informe. Investigue las diferencias comprobando el rango de origen, nombres de elementos de trabajo en blanco, estados inconsistentes y si cada registro está destinado a ser contabilizado. Actualice una vez más después de hacer modificaciones y, a continuación, utilice el resumen resultante con su fecha de informe y las definiciones de estado para que los lectores sepan qué abarcan los recuentos.

Fuentes