Чтобы подвести итоги по статусу проекта в Numbers на Mac, упорядочите исходную таблицу так, чтобы каждая строка представляла один проект или рабочую задачу, а затем создайте сводную таблицу со статусом проекта в качестве поля строк и количеством элементов в качестве значения. В результате отобразится количество элементов в каждом статусе, что удобно для отчета, если исходные данные чисты, а подсчеты дают ответ на нужный вам вопрос.

Подготовьте данные проекта

Используйте одну исходную таблицу с одной строкой заголовков и согласованными столбцами, такими как Project, Work Item, Status, Owner и Due Date. Сохраняйте одну запись на каждую рабочую задачу; избегайте объединенных ячеек, а также пустых или неоднозначных меток статуса. Для простого подсчета статусов каждая строка должна представлять один учитываемый элемент. Если же вам нужен один подсчет на проект, убедитесь, что каждому проекту соответствует только одна строка, иначе сводная таблица посчитает повторяющиеся записи проекта как отдельные элементы.

Для сводной таблицы Numbers требуется исходная таблица, содержащая хотя бы одну ячейку с данными, не являющуюся заголовком, при этом не поддерживаются объединенные ячейки в смежных строках в качестве исходных данных. Создать сводную таблицу можно на основе всей таблицы или выбранного диапазона ячеек. Создание сводной таблицы в Numbers на Mac

Перед созданием сводки стандартизируйте значения в столбце Status — например, последовательно используйте Not started, In progress, Blocked и Complete. Различное написание или лишние пробелы могут образовать отдельные группы, что затруднит чтение отчета. Добавляйте новые записи в исходную таблицу до обновления сводки.

Создайте сводную таблицу на Mac

  1. Откройте электронную таблицу в Numbers и выберите ячейку в исходной таблице. Для отчета, который планируется хранить рядом с исходными данными, создайте сводную таблицу на новом листе: в строке меню выберите Упорядочить > Создать сводную таблицу > На новом листе. Если вы выбрали определенный диапазон, выберите соответствующий вариант Для выбранных ячеек. Новая сводная таблица будет пустой, пока вы не добавите поля. Apple также предусматривает кнопку создания сводной таблицы на панели инструментов при выборе таблицы. Инструкция Apple по созданию сводной таблицы на Mac

  2. Выберите новую сводную таблицу, чтобы открыть Параметры сводной таблицы на боковой панели Упорядочить. Перетащите Status в раздел Строки. Перетащите Work Item в раздел Значения. По умолчанию Numbers размещает поля в зависимости от их типа данных, но вы можете вручную перемещать их между «Строками», «Столбцами» и «Значениями». Добавление и упорядочение данных сводной таблицы в Numbers на Mac

  3. Нажмите кнопку настройки параметров рядом с полем значений Work Item и установите флажок Подводить итог с помощью. Выберите функцию подсчета количества (count) для поля, значение которого заполнено в каждой записи. Избегайте суммирования для текстовых идентификаторов: сумма уместна только для числовых показателей, таких как расчетные часы, и отвечает на другой вопрос. Numbers предлагает различные функции для полей значений, включая сумму и среднее, и позволяет изменять формат отображения результатов. Введение в сводные таблицы в Numbers на Mac

Теперь сводная таблица содержит по одной строке для каждого статуса и количество рабочих задач в этой группе. Если вам также требуется распределение нагрузки по исполнителям, добавьте Owner в качестве еще одного поля строк или переместите его в столбцы для наглядного сравнения исполнителей друг с другом. Сохраняйте макет достаточно компактным, чтобы его можно было легко просмотреть: в отчете, посвященном общему статусу, обычно требуется только группировка по статусу и один подсчет. Итоги и общие итоги отображаются по умолчанию; их можно скрыть в «Параметрах сводной таблицы», если они перегружают вид.

Сделайте сводку полезной для отчета

Относитесь к сводной таблице как к подсчету записей, а не как к оценке состояния проекта. Количество статусов не показывает, является ли заблокированная задача срочной или крупный проект важнее мелкого. Укажите дату актуальности в соседней ячейке или заголовке отчета и дайте определение каждому статусу, если читатели могут интерпретировать названия по-разному.

Если итоговая сумма вызывает сомнения, щелкните заполненную ячейку сводной таблицы, удерживая клавишу Control, и выберите Создать таблицу для исходных данных. Numbers создаст новую таблицу, содержащую строки исходных данных, использованные для расчета этого значения, что поможет отследить подсчет вплоть до конкретных записей. Просмотр исходных данных для значения в сводной таблице в Numbers на Mac

При изменении исходных записей выберите сводную таблицу, откройте Упорядочить > Параметры сводной таблицы и выберите Обновить. Numbers не отображает изменения исходных данных в сводной таблице до ее обновления; на боковой панели также отображается время последнего обновления сводной таблицы. Обновление сводной таблицы в Numbers на Mac

Полезная финальная проверка — сравнить общий итог сводной таблицы с количеством исходных записей, предназначенных для отчета. Выясните причины расхождений, проверив исходный диапазон, пустые названия рабочих задач, несогласованные статусы и убедившись, должна ли каждая запись учитываться при подсчете. После правок обновите таблицу еще раз, а затем используйте полученную сводку, сопроводив ее датой отчета и определениями статусов, чтобы читатели понимали, что именно отражают эти данные.

Источники