Para resumir o estado de projetos no Numbers no Mac, organize a sua tabela de origem para que cada linha represente um projeto ou item de trabalho e, em seguida, crie uma tabela dinâmica com o estado do projeto como campo de linha e a contagem de itens como valor. O resultado mostra quantos itens existem em cada estado, o que é útil para um relatório quando os dados de origem estão limpos e as contagens respondem à pergunta necessária.

Preparar os dados do projeto

Utilize uma única tabela de origem com uma linha de cabeçalho e colunas consistentes, como Project, Work Item, Status, Owner e Due Date. Mantenha um registo por item de trabalho; evite células unidas e etiquetas de estado em branco ou ambíguas. Para uma contagem simples de estados, cada linha deve representar um item a contar. Se, em vez disso, pretender uma contagem por projeto, certifique-se de que existe apenas uma linha por projeto; caso contrário, a tabela dinâmica contará registos repetidos de projetos como itens separados.

O Numbers requer uma tabela de origem com pelo menos uma célula de dados que não seja de cabeçalho e não suporta células unidas em linhas adjacentes como dados de origem de tabelas dinâmicas. Pode criar uma tabela dinâmica a partir de uma tabela inteira ou de um intervalo de células selecionado. Criar uma tabela dinâmica no Numbers no Mac

Antes de criar o resumo, padronize os valores na coluna Status — por exemplo, utilize Not started, In progress, Blocked e Complete de forma consistente. Ortografias diferentes ou espaços extra podem criar grupos separados, tornando o relatório mais difícil de ler. Adicione novos registos à tabela de origem antes de atualizar o resumo.

Criar a tabela dinâmica no seu Mac

  1. Abra a folha de cálculo no Numbers e selecione uma célula na tabela de origem. Para um relatório que planeia manter junto com os dados não tratados, crie a tabela dinâmica numa nova folha: na barra de menus, escolha Organizar > Criar tabela dinâmica > Numa nova folha. Se tiver selecionado um intervalo específico, escolha a opção correspondente Para células selecionadas. A nova tabela dinâmica começa em branco até adicionar campos. A Apple também documenta um atalho na barra de ferramentas para Tabela Dinâmica quando uma tabela está selecionada. Passos da Apple para criação de tabelas dinâmicas no Mac

  2. Selecione a nova tabela dinâmica para abrir as Opções de tabela dinâmica na barra lateral Organizar. Arraste Status para Linhas. Arraste Work Item para Valores. Por predefinição, o Numbers posiciona os campos de acordo com o respetivo tipo de dados, mas pode movê-los manualmente entre Linhas, Colunas e Valores. Adicionar e dispor dados de tabelas dinâmicas no Numbers no Mac

  3. Clique no controlo de edição de detalhes ao lado do campo de valor Work Item e selecione Resumir por. Escolha uma função de contagem para um campo que tenha uma entrada em cada registo. Evite uma soma para identificadores de texto; a soma é apropriada apenas para medidas numéricas, como horas estimadas, e responde a uma pergunta diferente. O Numbers disponibiliza funções para campos de valor, incluindo soma e média, e permite alterar a forma como os resultados são apresentados. Introdução às tabelas dinâmicas no Numbers no Mac

A tabela dinâmica apresenta agora uma linha por estado e a contagem de itens de trabalho nesse grupo. Se também pretender ver a carga de trabalho por responsável, adicione Owner como outro campo de linha ou mova-o para Colunas para comparar os responsáveis lado a lado. Mantenha a disposição suficientemente compacta para facilitar a leitura: um relatório focado no estado geral normalmente requer apenas o agrupamento por estado e uma contagem. Os totais e totais gerais surgem por predefinição, e pode ocultá-los nas Opções de tabela dinâmica se sobrecarregarem a visualização.

Tornar o resumo útil num relatório

Encare a tabela dinâmica como uma contagem de registos, e não como uma avaliação do estado de saúde do projeto. Uma contagem de estados não revela se um item bloqueado é urgente ou se um projeto grande é mais importante do que um pequeno. Inclua uma data de referência numa célula próxima ou no cabeçalho do relatório e defina o significado de cada estado, caso os leitores possam interpretar as etiquetas de formas diferentes.

Se um total parecer surpreendente, faça Controlo-clique numa célula preenchida da tabela dinâmica e escolha Criar tabela para dados de origem. O Numbers cria uma nova tabela contendo as linhas de origem utilizadas para esse valor, ajudando a rastrear a contagem até aos registos. Ver os dados de origem de um valor de tabela dinâmica no Numbers no Mac

Quando os registos de origem forem alterados, selecione a tabela dinâmica, abra Organizar > Opções de tabela dinâmica e escolha Atualizar. O Numbers não reflete as edições de origem na tabela dinâmica até que esta seja atualizada; a barra lateral também mostra quando a tabela dinâmica foi atualizada pela última vez. Atualizar uma tabela dinâmica no Numbers no Mac

Uma verificação final prática consiste em comparar o total geral da tabela dinâmica com o número de registos de origem destinados ao relatório. Investigue discrepâncias verificando o intervalo de origem, nomes de itens de trabalho em branco, estados inconsistentes e se cada registo se destina a ser contabilizado. Atualize mais uma vez após as edições e, em seguida, utilize o resumo resultante com a respetiva data de relatório e definições de estado para que os leitores saibam o que as contagens abrangem.

Fontes