要在 Mac 上的 Numbers 表格中汇总项目状态，请整理源表格，使每行代表一个项目或工作项，然后创建数据透视表，将项目状态作为行字段，将项目计数作为值。结果将显示每个状态下有多少个项目，当源数据规范且计数能够解答所需问题时，这对报告非常有用。

准备项目数据

使用包含单个标题行且列定义一致的单一源表格，例如 Project（项目）、Work Item（工作项）、Status（状态）、Owner（负责人）和 Due Date（截止日期）。每个工作项保留一条记录；避免合并单元格以及空白或模棱两可的状态标签。对于简单的状态计数，每一行都应代表一个要计数的项目。如果想要按项目计数，请确保每个项目只有一行，否则数据透视表会将重复的项目记录计为独立项。

Numbers 表格要求源表格至少包含一个非标题数据单元格，并且不支持跨相邻行的合并单元格作为数据透视表源数据。你可以基于整个表格或所选单元格范围创建数据透视表。在 Mac 上的 Numbers 表格中创建数据透视表

在构建汇总之前，请规范“状态”列中的值——例如，始终如一地使用 Not started（未开始）、In progress（进行中）、Blocked（受阻）和 Complete（已完成）。拼写不同或多余的空格可能会形成独立的分组，从而降低报告的可读性。在刷新汇总之前，请先将新记录添加到源表格中。

在 Mac 上创建数据透视表

  1. 在 Numbers 表格中打开电子表格，并选择源表格中的一个单元格。对于计划与原始数据保存在一起的报告，请在工作表新建透视表：在菜单栏中选择组织 > 创建数据透视表 > 在新工作表上。如果选择了特定范围，请选择对应的针对所选单元格选项。在添加字段之前，新的数据透视表为空白。Apple 文档还指出，选中表格时工具栏会提供数据透视表快捷方式。Apple 的 Mac 数据透视表创建步骤

  2. 选择新的数据透视表，以在组织边栏中打开数据透视表选项。将 Status 拖入行。将 Work Item 拖入值。Numbers 表格默认会根据字段的数据类型进行放置，但你可以手动在“行”、“列”和“值”之间移动它们。在 Mac 上的 Numbers 表格中添加和排列数据透视表数据

  3. 点按 Work Item 值字段旁边的“编辑详细信息”控件，然后勾选汇总方式。对于每条记录都有条目的字段，请选择计数函数。对于文本标识符，请避免求和；求和仅适用于预估工时等数值度量，解答的是不同的问题。Numbers 表格为值字段提供了多种函数（包括求和和平均值），并允许你更改结果的显示方式。Mac 上的 Numbers 表格数据透视表简介

数据透视表现在会为每个状态显示一行，并显示该组中工作项的计数。如果你还想了解负责人的工作量，可将 Owner 添加为另一个行字段，或将其移至“列”以便并排比较负责人。保持布局足够紧凑以便浏览：侧重于整体状态的报告通常只需要状态分组和一个计数。总计和总计计默认显示，如果它们使视图显得杂乱，你可以在“数据透视表选项”中将其隐藏。

让汇总在报告中发挥作用

将数据透视表视为记录的计数，而非对项目健康状况的评判。状态计数并不能揭示受阻项目是否紧急，也不能说明大项目是否比小项目更重要。请在附近的单元格或报告标题中包含截止日期，并在读者可能对标签有不同理解时定义每个状态的含义。

如果某个总计看起来出乎意料，请按住 Control 键点按已有数据的数据透视表单元格，然后选择为源数据创建表格。Numbers 表格将创建一个新表格，其中包含用于该值的源数据行，帮助你将计数追溯回原始记录。在 Mac 上的 Numbers 表格中查看数据透视表值的源数据

当源记录发生更改时，选择数据透视表，打开组织 > 数据透视表选项，然后选择刷新。在刷新之前，Numbers 表格不会在数据透视表中反映源数据的更改；其边栏还会显示上次刷新数据透视表的时间。在 Mac 上的 Numbers 表格中刷新数据透视表

一个实用的最终检查是将数据透视表的总计与报告预期的源记录数量进行比较。如发现差异，可通过检查源范围、空白工作项名称、不一致的状态以及是否每条记录都应计入来进行排查。编辑后再次刷新，然后结合报告日期和状态定义使用生成的汇总，以便读者清楚计数涵盖的内容。

参考资料