Untuk meringkas status proyek di Numbers pada Mac, atur tabel sumber Anda sehingga setiap baris mewakili satu proyek atau item pekerjaan, lalu buat tabel pivot dengan status proyek sebagai bidang baris dan hitungan item sebagai nilainya. Hasilnya menunjukkan berapa banyak item di setiap status, yang berguna untuk laporan saat data sumber rapi dan hitungan tersebut menjawab pertanyaan yang Anda butuhkan.

Menyiapkan data proyek

Gunakan satu tabel sumber dengan satu baris header dan kolom yang konsisten seperti Project, Work Item, Status, Owner, dan Due Date. Simpan satu rekaman per item pekerjaan; hindari sel yang digabungkan (merged cells) serta label status yang kosong atau ambigu. Untuk hitungan status sederhana, setiap baris harus mewakili satu item yang akan dihitung. Jika Anda menginginkan satu hitungan per proyek, pastikan hanya ada satu baris per proyek, atau pivot akan menghitung rekaman proyek yang berulang sebagai item terpisah.

Numbers memerlukan tabel sumber dengan setidaknya satu sel data non-header dan tidak mendukung sel yang digabungkan di seluruh baris yang berdekatan sebagai data sumber tabel pivot. Anda dapat membuat pivot dari seluruh tabel atau rentang sel yang dipilih. Membuat tabel pivot di Numbers di Mac

Sebelum menyusun ringkasan, standarkan nilai di kolom Status—misalnya, gunakan Not started, In progress, Blocked, dan Complete secara konsisten. Ejaan yang berbeda atau spasi tambahan dapat membentuk grup terpisah, sehingga laporan lebih sulit dibaca. Tambahkan rekaman baru ke tabel sumber sebelum menyegarkan ringkasan.

Membuat tabel pivot di Mac Anda

  1. Buka spreadsheet di Numbers dan pilih sel di tabel sumber. Untuk laporan yang ingin Anda simpan bersama data mentah, buat pivot di lembar baru: di bar menu, pilih Atur > Buat Tabel Pivot > Di Lembar Baru. Jika Anda memilih rentang tertentu, pilih opsi Untuk Sel yang Dipilih yang sesuai. Pivot baru akan dimulai dalam keadaan kosong sampai Anda menambahkan bidang. Apple juga mendokumentasikan pintasan bar alat Tabel Pivot saat tabel dipilih. Langkah-langkah pembuatan tabel pivot di Mac dari Apple

  2. Pilih tabel pivot baru untuk membuka Pilihan Pivot di bar samping Atur. Seret Status ke Baris. Seret Work Item ke Nilai. Secara default, Numbers menempatkan bidang sesuai dengan tipe datanya, tetapi Anda dapat memindahkannya secara manual antara Baris, Kolom, dan Nilai. Menambahkan dan mengatur data tabel pivot di Numbers di Mac

  3. Klik kontrol edit detail di samping bidang nilai Work Item dan centang Ringkas menurut. Pilih fungsi hitung (count) untuk bidang yang memiliki entri pada setiap rekaman. Hindari fungsi jumlah (sum) untuk pengidentifikasi teks; jumlah hanya sesuai untuk ukuran numerik seperti perkiraan jam kerja, dan menjawab pertanyaan yang berbeda. Numbers menawarkan fungsi untuk bidang nilai, termasuk jumlah dan rata-rata, serta memungkinkan Anda mengubah cara penampilan hasil. Pengantar tabel pivot di Numbers di Mac

Pivot sekarang menampilkan satu baris per status dan jumlah item pekerjaan dalam grup tersebut. Jika Anda juga menginginkan beban kerja berdasarkan pemilik, tambahkan Owner sebagai bidang baris lain atau pindahkan ke Kolom untuk membandingkan pemilik secara berdampingan. Pertahankan tata letak agar cukup ringkas untuk dipindai: laporan yang berfokus pada status keseluruhan biasanya hanya membutuhkan pengelompokan status dan satu hitungan. Total dan total keseluruhan muncul secara default, dan Anda dapat menyembunyikannya dari Pilihan Pivot jika membuat tampilan tampak berantakan.

Membuat ringkasan berguna dalam laporan

Perlakukan pivot sebagai hitungan rekaman, bukan penilaian tentang kondisi proyek. Hitungan status tidak mengungkapkan apakah item yang terhambat (blocked) bersifat mendesak atau apakah proyek besar lebih penting daripada proyek kecil. Sertakan tanggal per tanggal tertentu (as-of date) di sel terdekat atau judul laporan, dan jelaskan arti setiap status jika pembaca mungkin menafsirkan label secara berbeda.

Jika jumlah total tampak tidak sesuai dugaan, Control-klik sel pivot yang terisi dan pilih Buat Tabel untuk Data Sumber. Numbers akan membuat tabel baru yang berisi baris sumber yang digunakan untuk nilai tersebut, membantu Anda melacak kembali hitungan ke rekamannya. Melihat data sumber untuk nilai tabel pivot di Numbers di Mac

Saat rekaman sumber berubah, pilih pivot, buka Atur > Pilihan Pivot, dan pilih Segarkan. Numbers tidak langsung menerapkan pengeditan sumber di pivot sampai disegarkan; bar sampingnya juga menunjukkan kapan pivot terakhir disegarkan. Menyegarkan tabel pivot di Numbers di Mac

Pemeriksaan akhir praktisnya adalah membandingkan total keseluruhan pivot dengan jumlah rekaman sumber yang ditujukan untuk laporan. Selidiki perbedaannya dengan memeriksa rentang sumber, nama item pekerjaan yang kosong, status yang tidak konsisten, dan apakah setiap rekaman memang dimaksudkan untuk dihitung. Segarkan sekali lagi setelah melakukan pengeditan, lalu gunakan ringkasan yang dihasilkan beserta tanggal pelaporan dan definisi statusnya agar pembaca mengetahui apa yang dicakup oleh hitungan tersebut.

Sumber