Mac-এ Numbers-এ প্রজেক্টের স্ট্যাটাস সংক্ষেপ করতে, আপনার সোর্স টেবিলটি এমনভাবে সাজান যাতে প্রতিটি সারি একটি প্রজেক্ট বা কাজের আইটেম নির্দেশ করে, তারপর প্রজেক্টের স্ট্যাটাসকে সারি ফিল্ড (row field) এবং আইটেমের সংখ্যাকে মান (value) হিসেবে রেখে একটি পিভট টেবিল তৈরি করুন। ফলাফলটি দেখায় যে প্রতিটি স্ট্যাটাসে কতগুলি আইটেম রয়েছে, যা সোর্স ডেটা পরিষ্কার থাকলে এবং এই গণনাগুলি আপনার প্রয়োজনীয় প্রশ্নের উত্তর দিলে একটি রিপোর্টের জন্য খুবই কার্যকর।

প্রজেক্ট ডেটা প্রস্তুত করুন

একটি হেডার সারি এবং সামঞ্জস্যপূর্ণ কলাম যেমন Project, Work Item, Status, Owner, এবং Due Date সহ একটি একক সোর্স টেবিল ব্যবহার করুন। প্রতিটি কাজের আইটেমের জন্য একটি করে রেকর্ড রাখুন; মার্জ করা সেল এবং ফাঁকা বা অস্পষ্ট স্ট্যাটাস লেবেল এড়িয়ে চলুন। সাধারণ স্ট্যাটাস গণনার জন্য, প্রতিটি সারি গণনার জন্য একটি আইটেম নির্দেশ করা উচিত। আপনি যদি প্রজেক্ট প্রতি একটি গণনা চান, তবে নিশ্চিত করুন যে প্রজেক্ট প্রতি কেবল একটি সারি রয়েছে, অন্যথায় পিভট পুনরাবৃত্তি হওয়া প্রজেক্ট রেকর্ডগুলিকে পৃথক আইটেম হিসেবে গণনা করবে।

Numbers-এর ক্ষেত্রে অন্তত একটি নন-হেডার ডেটা সেল বিশিষ্ট একটি সোর্স টেবিল প্রয়োজন এবং এটি পিভট-টেবিল সোর্স ডেটা হিসেবে সংলগ্ন সারি জুড়ে মার্জ করা সেল সমর্থন করে না। আপনি একটি সম্পূর্ণ টেবিল বা একটি নির্বাচিত সেল রেঞ্জ থেকে পিভট তৈরি করতে পারেন। Mac-এ Numbers-এ একটি পিভট টেবিল তৈরি করুন

সামারি তৈরির আগে, Status কলামের মানগুলি মানসম্মত করুন—উদাহরণস্বরূপ, ধারাবাহিকভাবে Not started, In progress, Blocked, এবং Complete ব্যবহার করুন। বিভিন্ন বানান বা অতিরিক্ত স্পেস আলাদা গ্রুপ তৈরি করতে পারে, যা রিপোর্ট পড়া কঠিন করে তোলে। সামারি রিফ্রেশ করার আগে সোর্স টেবিলে নতুন রেকর্ড যোগ করুন।

আপনার Mac-এ পিভট টেবিল তৈরি করুন

  1. Numbers-এ স্প্রেডশীটটি খুলুন এবং সোর্স টেবিলের একটি সেল নির্বাচন করুন। কাঁচা ডেটার পাশাপাশি রাখার পরিকল্পনা করা রিপোর্টের জন্য, একটি নতুন শীটে পিভট তৈরি করুন: মেনু বারে, Organize > Create Pivot Table > On New Sheet বেছে নিন। আপনি যদি একটি নির্দিষ্ট রেঞ্জ নির্বাচন করে থাকেন, তবে সংশ্লিষ্ট For Selected Cells বিকল্পটি বেছে নিন। আপনি ফিল্ড যোগ না করা পর্যন্ত নতুন পিভটটি খালি থাকে। একটি টেবিল নির্বাচন করা থাকলে Apple একটি Pivot Table টুলবার শর্টকাটের কথাও উল্লেখ করেছে। Apple-এর Mac পিভট-টেবিল তৈরির ধাপগুলি

  2. Organize সাইডবারে Pivot Options খুলতে নতুন পিভট টেবিলটি নির্বাচন করুন। Status-কে টেনে Rows-এ আনুন। Work Item-কে টেনে Values-এ আনুন। Numbers ডিফল্টভাবে তাদের ডেটার ধরন অনুযায়ী ফিল্ডগুলি স্থাপন করে, তবে আপনি Rows, Columns এবং Values-এর মধ্যে সেগুলিকে ম্যানুয়ালি স্থানান্তর করতে পারেন। Mac-এ Numbers-এ পিভট টেবিল ডেটা যোগ এবং সাজান

  3. Work Item মান ফিল্ডের পাশে থাকা এডিট-ডিটেইলস কন্ট্রোলে ক্লিক করুন এবং Summarise by চেক করুন। প্রতিটি রেকর্ডে এন্ট্রি রয়েছে এমন একটি ফিল্ডের জন্য count ফাংশন বেছে নিন। টেক্সট শনাক্তকারীর জন্য sum এড়িয়ে চলুন; sum শুধুমাত্র আনুমানিক ঘণ্টার মতো সংখ্যাসূচক পরিমাপের জন্য উপযুক্ত, এবং এটি একটি ভিন্ন প্রশ্নের উত্তর দেয়। Numbers মান ফিল্ডের জন্য sum এবং average সহ বিভিন্ন ফাংশন অফার করে এবং ফলাফলগুলি কীভাবে প্রদর্শিত হবে তা পরিবর্তন করতে দেয়। Mac-এ Numbers-এ পিভট টেবিলের পরিচিতি

পিভট এখন প্রতিটি স্ট্যাটাসের জন্য একটি সারি এবং সেই গ্রুপের কাজের আইটেমগুলির একটি গণনা প্রদান করে। আপনি যদি মালিক অনুযায়ী কাজের চাপ দেখতে চান, তবে অন্য একটি সারি ফিল্ড হিসেবে Owner যোগ করুন বা পাশাপাশি মালিকদের তুলনা করতে এটিকে Columns-এ স্থানান্তর করুন। লেআউটটি সহজে দেখার মতো যথেষ্ট সংক্ষিপ্ত রাখুন: সামগ্রিক স্ট্যাটাসের ওপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করা একটি রিপোর্টে সাধারণত কেবল স্ট্যাটাস গ্রুপিং এবং একটি গণনার প্রয়োজন হয়। Totals এবং grand totals ডিফল্টভাবে প্রদর্শিত হয়, এবং সেগুলি দৃশ্যমানতাকে অগোছালো করলে আপনি Pivot Options থেকে সেগুলি লুকিয়ে রাখতে পারেন।

সামারিটিকে একটি রিপোর্টে কার্যকর করে তুলুন

পিভটকে রেকর্ডের গণনা হিসেবে বিবেচনা করুন, প্রজেক্টের পরিস্থিতি সম্পর্কে কোনো সিদ্ধান্ত হিসেবে নয়। একটি স্ট্যাটাস গণনা প্রকাশ করে না যে একটি অবরুদ্ধ (blocked) আইটেম জরুরি কিনা বা একটি বড় প্রজেক্ট ছোটটির চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ কিনা। কাছাকাছি কোনো সেল বা রিপোর্টের শিরোনামে একটি সাম্প্রতিক তারিখ (as-of date) অন্তর্ভুক্ত করুন, এবং পাঠকরা যদি লেবেলগুলি ভিন্নভাবে ব্যাখ্যা করতে পারেন তবে প্রতিটি স্ট্যাটাসের অর্থ কী তা সংজ্ঞায়িত করুন।

যদি কোনো মোট সংখ্যা অপ্রত্যাশিত মনে হয়, তবে একটি ডেটাযুক্ত পিভট সেলে Control-ক্লিক করুন এবং Create Table for Source Data বেছে নিন। Numbers সেই মানের জন্য ব্যবহৃত সোর্স সারিগুলি ধারণ করে একটি নতুন টেবিল তৈরি করে, যা আপনাকে গণনাটিকে আবার রেকর্ডে ট্রেস করতে সহায়তা করে। Mac-এ Numbers-এ একটি পিভট টেবিল মানের জন্য সোর্স ডেটা দেখুন

সোর্স রেকর্ড পরিবর্তিত হলে, পিভট নির্বাচন করুন, Organize > Pivot Options খুলুন এবং Refresh বেছে নিন। পিভট রিফ্রেশ না করা পর্যন্ত Numbers সোর্স সম্পাদনাগুলি পিভটে প্রতিফলিত করে না; এর সাইডবারটি এটিও দেখায় যে পিভটটি কখন শেষবার রিফ্রেশ করা হয়েছিল। Mac-এ Numbers-এ একটি পিভট টেবিল রিফ্রেশ করুন

একটি বাস্তবসম্মত চূড়ান্ত পরীক্ষা হলো পিভটের গ্র্যান্ড টোটালকে রিপোর্টের জন্য উদ্দিষ্ট সোর্স রেকর্ডের সংখ্যার সাথে তুলনা করা। সোর্স রেঞ্জ, ফাঁকা কাজের আইটেমের নাম, অসামঞ্জস্যপূর্ণ স্ট্যাটাস এবং প্রতিটি রেকর্ড গণনা করার উদ্দেশ্যে রাখা হয়েছে কিনা তা যাচাই করে অসঙ্গতিগুলি অনুসন্ধান করুন। সম্পাদনার পরে আরও একবার রিফ্রেশ করুন, তারপর রিপোর্টিং তারিখ এবং স্ট্যাটাস সংজ্ঞাসহ ফলাফল সামারিটি ব্যবহার করুন যাতে পাঠকরা বুঝতে পারেন যে গণনাগুলি কী কভার করছে।

সোর্সসমূহ