لتلخيص حالة المشروع في Numbers على جهاز Mac، قم بتنظيم جدول المصدر بحيث يمثل كل صف مشروعاً واحداً أو عنصر عمل، ثم أنشئ جدولاً محورياً تكون فيه حالة المشروع هي حقل الصف وتعداد العناصر هو القيمة. تُظهر النتيجة عدد العناصر في كل حالة، وهو أمر مفيد لتقديم تقرير عندما تكون البيانات المصدر نظيفة وتجيب التعدادات عن السؤال الذي تحتاجه.

تجهيز بيانات المشروع

استخدم جدول مصدر واحداً يحتوي على صف عنوان واحد وأعمدة متناسقة مثل Project (المشروع)، وWork Item (عنصر العمل)، وStatus (الحالة)، وOwner (المسؤول)، وDue Date (تاريخ الاستحقاق). احتفظ بسجل واحد لكل عنصر عمل؛ وتجنب الخلايا المدمجة وتسميات الحالة الفارغة أو الغامضة. للحصول على إحصاء بسيط للحالة، يجب أن يمثل كل صف عنصراً واحداً يُراد حسابه. أما إذا كنت تريد بدلاً من ذلك إحصاءً واحداً لكل مشروع، فتأكد من وجود صف واحد فقط لكل مشروع، وإلا فسيقوم الجدول المحوري باحتساب سجلات المشروع المكررة كعناصر منفصلة.

يتطلب Numbers جدول مصدر يحتوي على خلية بيانات واحدة على الأقل بخلاف صف العنوان، ولا يدعم الخلايا المدمجة عبر الصفوف المتجاورة كبيانات مصدر للجدول المحوري. يمكنك إنشاء جدول محوري من جدول كامل أو من نطاق خلايا محدد. إنشاء جدول محوري في Numbers على Mac

قبل إنشاء الملخص، قم بتوحيد القيم في عمود الحالة (Status)—على سبيل المثال، استخدم Not started (لم يبدأ)، وIn progress (قيد التنفيذ)، وBlocked (متوقف)، وComplete (مكتمل) بصورة متسقة. فالتهجئات المختلفة أو المسافات الإضافية يمكن أن تشكل مجموعات منفصلة، مما يجعل قراءة التقرير أكثر صعوبة. أضف السجلات الجديدة إلى جدول المصدر قبل تحديث الملخص.

إنشاء الجدول المحوري على جهاز Mac الخاص بك

  1. افتح جدول البيانات في Numbers وحدد خلية في جدول المصدر. للحصول على تقرير تخطط للاحتفاظ به بجانب البيانات الأولية، أنشئ الجدول المحوري في ورقة جديدة: في شريط القوائم، اختر تنظيم > إنشاء جدول محوري > في ورقة جديدة (Organize > Create Pivot Table > On New Sheet). إذا حددت نطاقاً معيناً، فاختر الخيار المقابل للخلايا المحددة (For Selected Cells). يبدأ الجدول المحوري الجديد فارغاً حتى تضيف الحقول. توثق Apple أيضاً اختصاراً لشريط أدوات الجدول المحوري عند تحديد جدول. خطوات Apple لإنشاء جدول محوري على Mac

  2. حدد الجدول المحوري الجديد لفتح خيارات المحور (Pivot Options) في الشريط الجانبي تنظيم (Organize). اسحب Status إلى الصفوف (Rows). واسحب Work Item إلى القيم (Values). يضع Numbers الحقول وفقاً لنوع بياناتها افتراضياً، ولكن يمكنك نقلها يدوياً بين الصفوف والأعمدة والقيم. إضافة بيانات الجدول المحوري وترتيبها في Numbers على Mac

  3. انقر على عنصر التحكم في تعديل التفاصيل بجوار حقل القيمة Work Item وحدد تلخيص حسب (Summarise by). اختر دالة التعداد (count) لحقل يحتوي على إدخال في كل سجل. تجنب استخدام الجمع (sum) للمعّرفات النصية؛ فالجمع مناسب فقط للقياسات الرقمية مثل الساعات المقدرة، ويجيب عن سؤال مختلف. يوفر Numbers دوالاً لحقول القيم، بما في ذلك المجموع والمتوسط، ويتيح لك تغيير طريقة عرض النتائج. مقدمة إلى الجداول المحورية في Numbers على Mac

يوفر الجدول المحوري الآن صفاً واحداً لكل حالة وتعداداً لعناصر العمل في تلك المجموعة. إذا كنت تريد أيضاً معرفة عبء العمل حسب المسؤول، فأضف Owner كحقل صف آخر أو انقله إلى الأعمدة لمقارنة المسؤولين جنباً إلى جنب. حافظ على المخطط ضيقاً بما يكفي لتسهيل مسحه بصرياً: عادةً ما يحتاج التقرير الذي يركز على الحالة العامة فقط إلى تجميع الحالة وتعداد واحد. تظهر المجاميع والمجاميع الكلية افتراضياً، ويمكنك إخفاؤها من خيارات المحور إذا كانت تجعل العرض مزدحماً.

جعل الملخص مفيداً في التقرير

تعامل مع الجدول المحوري على أنه تعداد للسجلات، وليس حكماً على سلامة المشروع. فتعداد الحالة لا يوضح ما إذا كان العنصر المتوقف عاجلاً أم أن المشروع الكبير أكثر أهمية من المشروع الصغير. قم بتضمين تاريخ التحديث في خلية قريبة أو في عنوان التقرير، وحدد معنى كل حالة إذا كان القراء قد يفسرون التسميات بشكل مختلف.

إذا بدا المجموع مفاجئاً، فانقر مع الضغط على مفتاح Control على خلية محورية ممتلئة واختر إنشاء جدول لبيانات المصدر (Create Table for Source Data). سينشئ Numbers جدولاً جديداً يحتوي على صفوف المصدر المستخدمة لتلك القيمة، مما يساعدك على تتبع التعداد وصولاً إلى السجلات. عرض بيانات المصدر لقيمة جدول محوري في Numbers على Mac

عندما تتغير سجلات المصدر، حدد الجدول المحوري، وافتح تنظيم > خيارات المحور (Organize > Pivot Options)، واختر تحديث (Refresh). لا يعكس Numbers تعديلات المصدر في الجدول المحوري حتى يتم تحديثه؛ كما يوضح شريطه الجانبي أيضاً وقت آخر تحديث للجدول المحوري. تحديث جدول محوري في Numbers على Mac

الفحص النهائي العملي هو مقارنة المجموع الكلي للجدول المحوري بعدد سجلات المصدر المخصصة للتقرير. تحقق من وجود أي اختلافات عن طريق فحص نطاق المصدر، وأسماء عناصر العمل الفارغة، والحالات غير المتناسقة، وما إذا كان كل سجل معداً لكي يُحسب. قم بالتحديث مرة أخرى بعد التعديلات، ثم استخدم الملخص الناتج مع تاريخ إعداد التقرير وتعاريف الحالة حتى يعرف القراء ما تغطيه هذه التعدادات.

المصادر