Mac पर Numbers में प्रोजेक्ट स्टेटस का सारांश तैयार करने के लिए, अपनी सोर्स तालिका को इस प्रकार व्यवस्थित करें कि प्रत्येक पंक्ति एक प्रोजेक्ट या कार्य आइटम का प्रतिनिधित्व करे, फिर प्रोजेक्ट स्टेटस को पंक्ति फ़ील्ड (row field) और आइटम की गिनती को मान (value) के रूप में रखकर एक पिवट तालिका बनाएं। परिणाम यह दिखाता है कि प्रत्येक स्टेटस में कितने आइटम हैं, जो एक रिपोर्ट के लिए तब बहुत उपयोगी होता है जब सोर्स डेटा साफ़ हो और संख्याएं आपके आवश्यक प्रश्न का उत्तर देती हों।

प्रोजेक्ट डेटा तैयार करें

एक ही हेडर पंक्ति और सुसंगत कॉलम वाली एकल सोर्स तालिका का उपयोग करें, जैसे कि Project, Work Item, Status, Owner, और Due Date। प्रति कार्य आइटम एक रिकॉर्ड रखें; मर्ज किए गए सेल तथा खाली या अस्पष्ट स्टेटस लेबल से बचें। एक सरल स्टेटस गणना के लिए, प्रत्येक पंक्ति गिने जाने वाले एक आइटम का प्रतिनिधित्व करनी चाहिए। यदि आप इसके बजाय प्रति प्रोजेक्ट एक गणना चाहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि प्रति प्रोजेक्ट केवल एक ही पंक्ति हो, अन्यथा पिवट बार-बार आने वाले प्रोजेक्ट रिकॉर्ड को अलग-अलग आइटम के रूप में गिनेगा।

Numbers को कम से कम एक गैर-हेडर डेटा सेल वाली सोर्स तालिका की आवश्यकता होती है और यह पिवट-तालिका सोर्स डेटा के रूप में आसन्न पंक्तियों में मर्ज किए गए सेल का समर्थन नहीं करता है। आप पूरी तालिका या चयनित सेल रेंज से पिवट बना सकते हैं। Mac पर Numbers में पिवट तालिका बनाएं

सारांश बनाने से पहले, Status कॉलम में मानों का मानकीकरण करें—उदाहरण के लिए, लगातार Not started, In progress, Blocked, और Complete का उपयोग करें। अलग-अलग वर्तनी या अतिरिक्त स्पेस अलग-अलग समूह बना सकते हैं, जिससे रिपोर्ट पढ़ना कठिन हो जाता है। सारांश को रीफ़्रेश करने से पहले सोर्स तालिका में नए रिकॉर्ड जोड़ें।

अपने Mac पर पिवट तालिका बनाएं

  1. Numbers में स्प्रेडशीट खोलें और सोर्स तालिका में एक सेल चुनें। ऐसी रिपोर्ट के लिए जिसे आप रॉ डेटा के साथ रखना चाहते हैं, एक नई शीट पर पिवट बनाएं: मेनू बार में, Organize > Create Pivot Table > On New Sheet चुनें। यदि आपने कोई विशिष्ट रेंज चुनी है, तो संबंधित For Selected Cells विकल्प चुनें। जब तक आप फ़ील्ड नहीं जोड़ते, नया पिवट खाली शुरू होता है। जब कोई तालिका चुनी जाती है, तो Apple एक पिवट टेबल टूलबार शॉर्टकट का भी विवरण देता है। Apple के Mac पिवट-तालिका निर्माण चरण

  2. Organize साइडबार में Pivot Options खोलने के लिए नई पिवट तालिका चुनें। Status को Rows में खींचें। Work Item को Values में खींचें। Numbers डिफ़ॉल्ट रूप से फ़ील्ड को उनके डेटा प्रकार के अनुसार रखता है, लेकिन आप उन्हें Rows, Columns और Values के बीच मैन्युअल रूप से ले जा सकते हैं। Mac पर Numbers में पिवट तालिका डेटा जोड़ें और व्यवस्थित करें

  3. Work Item मान फ़ील्ड के बगल में स्थित विवरण-संपादित करें (edit-details) नियंत्रण पर क्लिक करें और Summarise by को चेक करें। ऐसे फ़ील्ड के लिए काउंट (गिनती) फ़ंक्शन चुनें जिसमें प्रत्येक रिकॉर्ड पर एक प्रविष्टि हो। टेक्स्ट पहचानकर्ताओं के लिए योग (sum) से बचें; योग केवल अनुमानित घंटों जैसे संख्यात्मक मापों के लिए उपयुक्त होता है, और यह एक अलग प्रश्न का उत्तर देता है। Numbers मान फ़ील्ड के लिए योग और औसत सहित विभिन्न फ़ंक्शन प्रदान करता है, और आपको परिणाम प्रदर्शित करने के तरीके को बदलने की अनुमति देता है। Mac पर Numbers में पिवट तालिकाओं का परिचय

पिवट अब प्रति स्टेटस एक पंक्ति और उस समूह में कार्य आइटम की एक संख्या देता है। यदि आप ओनर (owner) के अनुसार भी कार्यभार देखना चाहते हैं, तो Owner को एक अन्य पंक्ति फ़ील्ड के रूप में जोड़ें या ओनर की साथ-साथ तुलना करने के लिए इसे Columns में ले जाएं। लेआउट को इतना संक्षिप्त रखें कि उसे आसानी से देखा जा सके: समग्र स्थिति पर केंद्रित रिपोर्ट में आमतौर पर केवल स्टेटस समूहीकरण और एक गिनती की आवश्यकता होती है। कुल (Totals) और समग्र कुल (grand totals) डिफ़ॉल्ट रूप से दिखाई देते हैं, और यदि वे दृश्य को अव्यवस्थित करते हैं तो आप उन्हें Pivot Options से छिपा सकते हैं।

सारांश को रिपोर्ट में उपयोगी बनाएं

पिवट को रिकॉर्ड की गिनती के रूप में लें, प्रोजेक्ट की स्थिति के बारे में कोई निर्णय नहीं। स्टेटस की गिनती यह नहीं बताती कि कोई रुका हुआ (blocked) आइटम अत्यावश्यक है या कोई बड़ा प्रोजेक्ट छोटे प्रोजेक्ट से अधिक महत्वपूर्ण है। पास के सेल या रिपोर्ट शीर्षक में एक प्रभावी तिथि (as-of date) शामिल करें, और यदि पाठक लेबलों की अलग-अलग व्याख्या कर सकते हैं तो प्रत्येक स्टेटस का क्या अर्थ है, इसे परिभाषित करें।

यदि कोई कुल अप्रत्याशित लगता है, तो भरे हुए पिवट सेल पर Control-क्लिक करें और Create Table for Source Data चुनें। Numbers उस मान के लिए उपयोग की गई सोर्स पंक्तियों वाली एक नई तालिका बनाता है, जिससे आपको रिकॉर्ड तक गणना को ट्रेस करने में मदद मिलती है। Mac पर Numbers में पिवट तालिका मान के लिए सोर्स डेटा देखें

जब सोर्स रिकॉर्ड बदलते हैं, तो पिवट चुनें, Organize > Pivot Options खोलें, और Refresh चुनें। Numbers पिवट में सोर्स संपादनों को तब तक नहीं दर्शाता जब तक कि इसे रीफ़्रेश न किया जाए; इसका साइडबार यह भी दिखाता है कि पिवट को अंतिम बार कब रीफ़्रेश किया गया था। Mac पर Numbers में पिवट तालिका रीफ़्रेश करें

एक व्यावहारिक अंतिम जांच पिवट के समग्र कुल की तुलना रिपोर्ट के लिए लक्षित सोर्स रिकॉर्ड की संख्या से करना है। सोर्स रेंज, खाली कार्य-आइटम नाम, असंगत स्टेटस और क्या प्रत्येक रिकॉर्ड की गिनती की जानी है, इसकी जांच करके अंतरों की पड़ताल करें। संपादन के बाद एक बार फिर रीफ़्रेश करें, फिर परिणामी सारांश का उपयोग उसकी रिपोर्टिंग तिथि और स्टेटस परिभाषाओं के साथ करें ताकि पाठकों को पता चल सके कि गिनती में क्या शामिल है।

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